房產(chǎn)檔案保管模式下的嚴(yán)格細(xì)致化管理研究——管理論文

    我國是一個(gè)幅員遼闊的發(fā)展中大國，在我國眾多領(lǐng)域當(dāng)中，房地產(chǎn)建設(shè)開發(fā)行業(yè)占有比重相當(dāng)大的一席之地，要想形成一個(gè)良好的房產(chǎn)建設(shè)與管理氛圍，對房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理已經(jīng)成為一項(xiàng)重要的內(nèi)容。如何做好房產(chǎn)檔案的管理，是保障我國居民及企業(yè)單位房地產(chǎn)歸屬權(quán)的有力措施，也是降低房地產(chǎn)民事糾紛的重要手段，除此以外，還能為政府部門開展落實(shí)房地產(chǎn)相關(guān)政策以及實(shí)施城鎮(zhèn)規(guī)劃建設(shè)提供可靠的依據(jù)。因此，要想對整個(gè)區(qū)域的房產(chǎn)發(fā)展情況進(jìn)行全面了解或?qū)φ麄€(gè)區(qū)域進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)，就要通過房產(chǎn)檔案來進(jìn)行考察。然而，我國房產(chǎn)檔案的管理仍存在不足，為改善這一現(xiàn)狀，本為對房產(chǎn)檔案保管模式下的嚴(yán)格細(xì)致化管理手段進(jìn)行了探討，詳細(xì)情況如下文所述。

一、房產(chǎn)檔案管理實(shí)行集中保管的重要性

    房產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)需要長期積累的具有特殊性、復(fù)雜性的管理工作，要保證房產(chǎn)檔案正確保管并在存放及調(diào)動(dòng)時(shí)不出差錯(cuò)，除了要對房產(chǎn)檔案的保管加以足夠的重視之外，還應(yīng)在房產(chǎn)檔案的保管當(dāng)中開展集中保管，并不斷嚴(yán)格細(xì)致化其管理手段與模式。在房產(chǎn)檔案保管模式下的管理工作中有如下幾項(xiàng)基本要求，分別是房產(chǎn)檔案管理的完整性、安全性、科學(xué)性、規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)性以及現(xiàn)代化等方面的要求[1]，而只有充分實(shí)施開展房產(chǎn)檔案集中保管并不斷對其管理進(jìn)行嚴(yán)格細(xì)致化改善才能滿足上述幾點(diǎn)基本要求。

二、我國房產(chǎn)檔案保管模式下存在的問題

    由于房產(chǎn)檔案是除了房屋地產(chǎn)所有權(quán)證明之外的唯一房屋產(chǎn)權(quán)歸屬權(quán)的證明形式，對于該類文件的保管十分重要。然而，我國的房產(chǎn)檔案管理卻存在著種種缺陷，主要可以概括為以下幾個(gè)方面。

2.1 對房產(chǎn)檔案管理工作的重視程度缺乏

    房產(chǎn)檔案的管理工作在人們的傳統(tǒng)觀念中是屬于較為清閑的工作，大多數(shù)人都認(rèn)為對房產(chǎn)檔案的管理就是做好資料的收集和整理就可以了，是一份工作強(qiáng)度小、工作壓力輕的工作，這些觀點(diǎn)都是錯(cuò)誤的、片面的。而實(shí)際上房產(chǎn)檔案的管理是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，它需要管理人員有足夠的耐心來完成，同時(shí)對房產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也較高。然而在許多地區(qū)的房產(chǎn)管理部門中，工作人員通常只注重業(yè)務(wù)的質(zhì)量而忽視對房產(chǎn)檔案的管理，他們認(rèn)為這些檔案很少有派上用場的時(shí)候。這就使得從事房產(chǎn)檔案管理的工作人員沒有形成系統(tǒng)的法律意識，無法按規(guī)定時(shí)間對檔案進(jìn)行整理，且整理的資料出現(xiàn)很多作假的現(xiàn)象，而這些行為都將會(huì)使得土地的利用無法得到完善的分配，從而造成嚴(yán)重的后果。

2.2 對房產(chǎn)檔案管理工作者職權(quán)分工不明確

    在我國房產(chǎn)檔案管理工作中，許多部門由于分工不明確、職能劃分不明顯而造成對房產(chǎn)檔案的歸類及管理不當(dāng)[2]。在對房產(chǎn)檔案的管理中，許多部門會(huì)誤將其認(rèn)作為房產(chǎn)交易檔案、地籍檔案、文書檔案等進(jìn)行歸檔，這就造成了在調(diào)檔時(shí)無法找到該檔案而對調(diào)檔者造成困擾。此外，由于分工不明確造成的困擾還體現(xiàn)在房產(chǎn)檔案管理獨(dú)立性缺乏等方面。例如，各部門的交接存在著問題，就造成了在對房產(chǎn)檔案進(jìn)行年終歸納時(shí)，常常出現(xiàn)附件找不到的情況，從而使得整份文件無法歸檔而造成檔案丟失，對今后的整理工作產(chǎn)生嚴(yán)重的不良影響。

2.3 對房產(chǎn)檔案管理手段的應(yīng)用較為單一

    目前，我國房產(chǎn)檔案管理的方法還在沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存法，尚處于初級階段。這些紙質(zhì)檔案通常不易于存放，且在調(diào)檔過程中常容易出現(xiàn)缺頁漏頁的情況，影響了檔案的管理，因此，采用現(xiàn)代化管理模式十分重要。

2.4 對房產(chǎn)檔案管理工作量強(qiáng)度的控制力度不夠

    在新的房地產(chǎn)管理法規(guī)當(dāng)中，我國對房地產(chǎn)建設(shè)開發(fā)的管理方式和管理制度都有了新的變化，同時(shí)，我國加大了對房地產(chǎn)建設(shè)與開發(fā)的執(zhí)法力度以及對房產(chǎn)檔案的保管重視程度，使其更加的嚴(yán)格細(xì)致化。然而，由于房地產(chǎn)建設(shè)開發(fā)與管理政策的不斷具體化，使得房產(chǎn)檔案的數(shù)量在不斷的上升，其結(jié)構(gòu)也在發(fā)生著相應(yīng)的變化。面對這些新增的壓力，許多房產(chǎn)檔案管理工作者無法適應(yīng)和解決這些變化對房產(chǎn)管理工作所帶來的影響，造成因檔案劇增和管理工作強(qiáng)度三、房產(chǎn)檔案嚴(yán)格細(xì)致化管理的對策

3.1 加強(qiáng)對房產(chǎn)檔案管理的重視

    各地區(qū)的房產(chǎn)檔案管理部門要對檔案管理工作引起足夠的重視，將檔案管理工作進(jìn)行認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾怼?shí)行房產(chǎn)檔案管理工作的細(xì)致化管理需要一套系統(tǒng)的方式與原則，只有加強(qiáng)對房產(chǎn)檔案管理的重視，對檔案信息資源進(jìn)行大力的開發(fā)，才能夠節(jié)省相應(yīng)的人力與物力，從而減輕房產(chǎn)檔案管理工作者的壓力。

3.2 實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案集中管理

    實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案集中管理具有十分重要的意義，不僅明確了房產(chǎn)檔案管理部門各科別工作者的工作范疇，還降低了應(yīng)各部門交接工作疏漏而造成的檔案丟失。由此可見，在房產(chǎn)檔案保管模式下開展對房產(chǎn)檔案的集中保管的重要性。

3.3 采用現(xiàn)代化管理模式

    傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存的時(shí)候要受到自然環(huán)境的影響，且保存方式較為單一，一旦丟失將會(huì)無法彌補(bǔ)。并且，對身處外地且需要臨時(shí)調(diào)檔者帶來了極大的不方便，降低了辦事的效率和檔案使用的安全性。因此，可以做好以電子形式保存的房產(chǎn)檔案的收集與管理，方便迅速的查閱檔案，并且改善檔案管理的管理環(huán)境，適當(dāng)?shù)臏p少存儲(chǔ)的空間并且對原件檔案管理有著較好的作用。

3.4 完善房產(chǎn)檔案管理制度

    檔案管理部門的工作性質(zhì)就是權(quán)威和嚴(yán)肅的代表，這也是檔案部門工作的價(jià)值的體現(xiàn)[3]，因此在對房產(chǎn)檔案嚴(yán)格細(xì)致化管理進(jìn)行完善的同時(shí)，也要規(guī)范各種檔案的使用權(quán)限，只要有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息管理工作才能在任何一大地區(qū)、任何一個(gè)位置，輕輕的打開鼠標(biāo)就能得到所需要的檔案信息資源?？梢酝ㄟ^建立相關(guān)的制度來規(guī)范部門職責(zé)義務(wù)和權(quán)利，保證檔案在保管和調(diào)檔中的安全。

四、結(jié)束語

    在全球經(jīng)濟(jì)穩(wěn)健發(fā)展的趨勢下，加強(qiáng)對房產(chǎn)檔案的管理對保證我國房地產(chǎn)行業(yè)穩(wěn)健發(fā)展有著重要作用。綜上所述，本文探討了在房產(chǎn)檔案管理模式下如何實(shí)現(xiàn)集中管理的措施，為我國房產(chǎn)檔案嚴(yán)格細(xì)致化管理提供了可靠的依據(jù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 肖迎霞.  論強(qiáng)化房產(chǎn)檔案管理的有益探索[J]. 華章. 2013(02)

[2] 姚帥.  淺議新時(shí)期如何加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理[J]. 蘭臺世界. 2012(12)

[3] 柯勤.  如何優(yōu)化房產(chǎn)檔案的文檔一體化管理系統(tǒng)[J]. 上海檔案. 2010(11)