基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的出版企業(yè)內部控制優(yōu)化研究

出版行業(yè)在我國文化建設中占據重要地位，隨著信息化的快速發(fā)展和出版產業(yè)規(guī)模的不斷發(fā)展壯大，在新常態(tài)的經濟發(fā)展階段，出版企業(yè)所處的外部環(huán)境愈加復雜，其需要面對的內外部風險逐漸增加。出版企業(yè)要在堅持供給側結構性改革的前提下，進一步夯實內部控制管理，完善內控體系建設。隨著對我國文化體制的不斷深化改革，出版企業(yè)逐步邁向信息化和精細化管理，健全有效的內部控制發(fā)揮著至關重要的作用。ERP系統(tǒng)集控制管理和信息技術于一體，是實現(xiàn)內部控制風險管理的重要工具，為管理層及員工提供了良好的決策管理平臺。基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下健全和完善出版企業(yè)內部控制，不僅可以保障企業(yè)的合法合規(guī)經營，提升企業(yè)的人員素質、內部管理水平及風險防范能力，而且能促進企業(yè)經營管理目標的實現(xiàn)。盡管出版企業(yè)對內部控制的重視程度在不斷加深，還是存在缺乏執(zhí)行度等情況。

筆者認為，將有效的內部控制與ERP系統(tǒng)環(huán)境融合、互相作用，將內部控制制度和管理思想融入到出版系統(tǒng)的各個流程中，不僅能對企業(yè)的過去進行準確的分析，在現(xiàn)有流程中進行更有效的管理和控制，加強對風險的防范及管控意識，還可以對未來進行更準確的預測，加快出版企業(yè)實現(xiàn)良好的精細化發(fā)展，從而促進其經濟效益與社會效率的提升。

一、出版企業(yè)的獨特性及ERP系統(tǒng)與內部控制融合的重要性

（一）出版企業(yè)的獨特性

眾所周知，出版行業(yè)較其他行業(yè)相比有其特殊性，出版行業(yè)的產品主要是傳播、記載知識，實現(xiàn)對我國優(yōu)秀文化的傳承和創(chuàng)新，與其他企業(yè)相比最大的區(qū)別在于出版物是物質產品與精神產品的集合體，具有雙重產品屬性。出版企業(yè)作為文化產品的生產者，肩負著傳承和弘揚我國優(yōu)秀文化的光榮使命，是維護國家文化安全的重要保障，是助力文化強國建設的主力軍，堅持把社會效益放在首位是出版企業(yè)的使命和責任。

（二）出版企業(yè)ERP系統(tǒng)與內部控制融合的重要性

有效的內部控制能為出版企業(yè)降低運營成本，為企業(yè)的資產提供一個安全高效的內部環(huán)境，對于推動出版企業(yè)未來的發(fā)展起著不可或缺的作用，能有效保證出版企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。隨著出版企業(yè)不斷加深對信息化的重視，其對ERP系統(tǒng)的應用得成熟和普遍，ERP系統(tǒng)能有效提升出版企業(yè)各業(yè)務的工作效率，有利于核心業(yè)務的綜合化和一體化管理[1]，使內部控制節(jié)點更易于操作和理解。ERP系統(tǒng)優(yōu)化和完善了出版企業(yè)業(yè)務流程，如果能夠將內部控制管理嵌入到ERP系統(tǒng)中，有利于管理層更加清晰了解各業(yè)務流程，優(yōu)化企業(yè)組織架構，更合理分配人員崗位權責，有效提高各部門之間的配合度和工作效率，提高經營效率，促進出版企業(yè)持續(xù)科學發(fā)展。

二、出版企業(yè)ERP系統(tǒng)運用中常見的內部控制問題

出版企業(yè)的業(yè)務流程使得其內部控制具有獨特性?？偹苤?，出版企業(yè)的內部控制要點不僅包含基礎的財務方面的內控管理，而且包括審校稿件、選題立項、支付費用、簽訂合同等在內的編務系統(tǒng)；印廠選擇、采購紙張、印制費結算等在內的印務系統(tǒng)；出版物出入庫、庫存盤點、銷售結算、儲運等在內的發(fā)行系統(tǒng)[2]。所有的這些系統(tǒng)聯(lián)結于整個出版業(yè)務的各個流程，起著至關重要的作用，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就直接影響單位的內部控制管理效果及ERP系統(tǒng)的實際運用。由于缺乏風險管控意識，出版企業(yè)在實際操作ERP系統(tǒng)時，在內部控制管理方面仍然存在諸多問題。

筆者通過對多家出版企業(yè)進行調研，從出版業(yè)務流程的角度出發(fā)，聯(lián)系各個內部控制環(huán)節(jié)，著重論述ERP系統(tǒng)中內部控制存在的常見風險問題。

（一）編務系統(tǒng)方面

出版的生命在于選題計劃，選題策劃是出版企業(yè)的核心競爭力，同時也是最重要的環(huán)節(jié)。但是出版企業(yè)目前存在只求出書規(guī)模，不求經濟效益，或者存在一些選題偏離出版社經營目標等情況。

編輯在圖書立項時，對內容填寫錄入不真實、不準確，或者編輯隨意申報或增減選題，隨意性較大，造成項目檔案建立不完整、不準確或者選題重復立項，導致圖書信息重復錄入、比較混亂等現(xiàn)象。

對合同管理控制不到位，編輯沒有及時按要求上交合同，相關部門也沒有及時審核催交，導致實際合同與ERP系統(tǒng)中合同信息不符，或者ERP系統(tǒng)長期沒有電子合同的管理，使其處于盲區(qū)狀態(tài)，合同管理沒有在ERP系統(tǒng)上體現(xiàn)，造成財務部門審核困難，無法從系統(tǒng)中調取合同數據，造成費用發(fā)放無依據、支付無標準等風險。

在ERP系統(tǒng)中實際操作時，各編輯對專家、作者信息維護錄入不準確或者沒有及時錄入維護相關信息，圖書出版計劃的編制、稿件的編輯、初審、復審、終審、校對、審讀、審批等相關內容和流程，均未在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)，不便于查詢。

（二）出版系統(tǒng)方面

1.在圖書印制環(huán)節(jié)

出版企業(yè)對印刷業(yè)務進行全過程管理，從選廠、印制、質量檢查、審核到結賬基本上由一個人負責完成，這樣不利于生產和成本的控制。另外實際數據與ERP系統(tǒng)錄入數據不符，審核流于形式，沒有嚴格把關，會造成產成品、在產品數據不準確，以及單書成本數據不準確，影響后期財務核算。

2.在紙張等原材料管理方面

出版企業(yè)的主要原材料是紙張，是成本支出中重要的組成部分。然而出版企業(yè)存在采購管理不規(guī)范，采購人和采購申請人職責未進行分離，材料采購人兼任材料驗收保管工作。有的出版企業(yè)對紙張等原材料寄銷、存放于生產廠商倉庫，對這些存貨沒有及時查詢、核對，從而導致實際入庫的原材料數量與ERP系統(tǒng)中錄入數據不符，這些差異造成ERP系統(tǒng)紙張價格、類型、圖書用紙數據不準，無法準確及如實反映單書成本。

3.對于部分中小型出版企業(yè)，沒有設立專門的校對部門、設計部門和印刷廠

其一般將圖書的設計、校對、排版、印刷等日常業(yè)務，轉讓外包給外單位或專業(yè)服務機構，但ERP系統(tǒng)并沒有設置專門的業(yè)務外包模塊對內控制度進行管理，僅通過出版部門將相關業(yè)務揉入結算及采購管理中，這種情況極易造成內部控制出現(xiàn)風險和漏洞，加大企業(yè)的經營風險。

（三）發(fā)行系統(tǒng)方面

1.在庫存圖書管理方面

未定期對在庫圖書進行實物盤點，或盤點數據不準確，造成賬實不符；在途圖書沒有專人管理、管理不到位，與財務系統(tǒng)脫離，有收入、往來賬目未及時確認和核對等問題；發(fā)行部門未對已銷圖書和庫存圖書進行分析，對于庫存圖書未及時報廢和清理，使倉儲管理費居高不下，庫存擠壓越來越嚴重，計提的期末存貨減值大幅增加，陷入惡性循環(huán)，無法實現(xiàn)國有資產的保值和增值。

2.在銷售結算系統(tǒng)方面

存在不相容職務未分離現(xiàn)象，如發(fā)貨申請人與付款條件核準人系同一人；開具發(fā)書清單責任人同時擔任庫管員；銷售合同保管不當，存在相互推諉現(xiàn)象。

（四）財務系統(tǒng)方面

出版企業(yè)進行ERP系統(tǒng)升級或更換時，由于新舊系統(tǒng)無法兼容，未對系統(tǒng)數據進行及時的錄入、核對和清理，造成ERP在產品和產成品賬實不符，為后期的應用埋下隱患。在成本費用業(yè)務處理中，財務系統(tǒng)模塊中成本支付沒有與編務系統(tǒng)及印務系統(tǒng)審核聯(lián)動起來，在支付相關成本時沒有提醒與核對功能，容易造成導致ERP系統(tǒng)未準確反應產成品真實庫存。

在往來賬款方面，存在發(fā)行或者編務系統(tǒng)客戶管理不規(guī)范，從而造成財務系統(tǒng)生成憑證時客戶往來混亂；沒有建立客戶回款和信用政策，不利于及時回款；與客戶對賬不及時，發(fā)行系統(tǒng)在途圖書沒有與財務系統(tǒng)勾稽起來，財務對在途圖書監(jiān)管不嚴，造成財務報表數據不準確，資產、負債和所有者權益不符。

在存貨方面，財務系統(tǒng)存貨與出版系統(tǒng)紙張采購及發(fā)行系統(tǒng)庫存未勾稽起來，存在系統(tǒng)之間數據不準確、賬賬不符等現(xiàn)象。

三、ERP系統(tǒng)與出版企業(yè)內部控制融合優(yōu)化措施

如何有效地將出版企業(yè)的內部控制制度嵌入到ERP系統(tǒng)中？筆者認為，首先應根據行業(yè)特征，并與企業(yè)發(fā)展目標、企業(yè)文化相適應。其次可以不斷優(yōu)化和完善ERP系統(tǒng)業(yè)務管理流程，憑借其規(guī)范化、流程化、標準化管理，讓內部控制貫穿于整個出版管理流程（如從選題申報到銷售全流程），這樣有利于管理制度的落實和內部控制管理流程的暢通，便于各部門之間及時傳遞信息、共同分享內部及外部信息，確保數據取得的真實性和及時性，共享數據資源，形成相互制約、相互監(jiān)督的制衡體系，有利于及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務流程中潛在的風險并有效防控管理漏洞，提高出版企業(yè)運營效率。

筆者從編務、印務、發(fā)行、財務系統(tǒng)四個方面，將內部控制與日常ERP系統(tǒng)管理相結合，重點闡述以下優(yōu)化措施。

（一）編務系統(tǒng)管理

編務系統(tǒng)主要面向編輯部和總編室，該系統(tǒng)圍繞“選題管理”，記錄選題從策劃、論證、申報、批復、三審、三校、質檢等各環(huán)節(jié)的相關信息。出版行業(yè)要堅守“內容至上”原則，實行編輯主導責任制，在出版企業(yè)的內控制度管理中，以編務系統(tǒng)為首的內控活動應占據非常重要的地位。

1.提高圖書選題申報、項目信息的準確性

對于選題立項和審稿編校要采取嚴格的措施來進行事前預防，及時發(fā)現(xiàn)其存在的問題，有利于降低損失。編輯業(yè)務對于出版企業(yè)來說是工作流程的前端業(yè)務，前端信息關乎整個出版流程數據的準確性，要增強編輯的工作情懷和責任心，使其盡量準確地填寫ERP系統(tǒng)信息時。相關部門如總編室應加強審核管理，如發(fā)現(xiàn)編輯立項的信息有誤，應及時提醒編輯修改相關信息，確保項目信息的正確性。

2.強化合同管理

在出版流程中，出版合同是出版業(yè)務發(fā)展的起點，起著非常重要主導作用，合同管理在日常工作中具有普遍性和重要性，相關費用的支付（如支付稿酬等），從經辦人申請、相關部門負責人的審核到領導的審批，其最重要的依據之一就是出版合同，因此，加強對出版合同的管控也是編務系統(tǒng)中重要的環(huán)節(jié)。出版合同記載了版權及稿費等重要信息，要加強其在ERP系統(tǒng)中管控。在ERP系統(tǒng)中要對合同進行標準化、模板化、流程化設置，將重要信息設置為必填項（如支付單位、計酬方式、合同有效期、支付標準等）并將其進行驗證，保證數據的準確性。ERP系統(tǒng)在申請、審核、審批稿酬支付環(huán)節(jié)，自動從出版合同提取相關信息數據，與出版合同聯(lián)結起來，防止超標準支付。

3.強化內部控制程序審批和授權控制

為了形成出版活動內部牽制，根據企業(yè)管理權限進行審批分離，在強化員工崗位責任制的同時，加強對領導審批權限的管理，使各項業(yè)務的審批流程更加規(guī)范。

4.建立作者資源庫系統(tǒng)

在此模塊中上傳與作者的相關附件，如合同、作者簡介，也可上傳該作者的圖書源文件等。這樣有利于在ERP系統(tǒng)中快速檢索作者信息，優(yōu)化業(yè)務流程。

（二）印務系統(tǒng)管理

印務系統(tǒng)主要面向出版部，通過對圖書版權頁制作、生產進度、校對、排版、印刷、質量、裝訂等的控制和管理。

1.加強印前審核和印后管理

首先，要保證印制信息正確性，其對后期的成本核算產生直接影響。印務人員提交圖書的印刷申請單，在下印前要核對該書的印制關鍵信息，并移交給負責出版的人員進行確認，確認無誤后才安排生產印刷，避免圖書關鍵信息的錯誤給出版企業(yè)帶來的印刷損失，這樣能有效保障后期圖書成本核算的完整性和準確性。其次，在圖書入庫時強化管理。出版物入庫成本和數量的準確與否，入庫環(huán)節(jié)是關鍵因素。出版部工作人員在ERP系統(tǒng)填寫印制單等信息時，需要仔細核對樣書的入庫情況，印刷單位提供的核價單是否正確，確保實際入庫數與印刷數一致，有利于準確核算后期財務單書成本。

2.在ERP系統(tǒng)中采用相應的核價功能

如按照相應的合同設置排版、印刷等標準工價，與各供應商簽訂合同，避免印務人員重復錄入數據、數據核定不實、超標準審核等風險。同時需要財務部門應加強ERP系統(tǒng)中合同信息及付款金額的審核，設置自動取數核對功能，避免圖書成本超標準支付或提前支付。

3.應合理選擇供應商、構建科學有效的供應商評價體系

對于紙張等原材料采購，制訂科學合理的定價機制或招投標流程，并及時予以公布，這樣既能規(guī)范相應的授權審批程序，同時也能避免欺詐、重大差錯等情況，減少企業(yè)的經濟損失。在與供應商訂立采購合同時，應遵循公平原則確定雙方的權利和義務，對合同內容認真管理，將采購合同簽訂的程序進行規(guī)范，避免條款瑕疵或無效給企業(yè)造成損失；規(guī)范采購驗收程序，做好各項驗收工作，避免劣質物資入庫、以次抵優(yōu)；規(guī)范紙張等原材料采購的付款政策，充分利用信用政策，利于流動資金的循環(huán)利用，減少資金占用而降低資金使用成本。

4.出版企業(yè)對生產委托進行控制，規(guī)范審批程序

對不相容職位進行分離控制，形成內部牽制。采購申請要與采購審批、合同擬定、合同審批、采購實施、采購付款審批等實施分離；根據印制計劃開具付印單人要與審核人實職責分離；圖書成品質檢人必須與印刷經辦人職責分離；印刷業(yè)務經辦人必須與印刷費用結賬審核人職責進行分離。

（三）發(fā)行系統(tǒng)管理

發(fā)行系統(tǒng)主要圍繞圖書的入庫、倉儲、銷售、結算來實現(xiàn)，主要包括圖書出入庫、倉儲管理、銷售管理、結算管理、銷售分析等模塊。

1.存貨管理方面

要健全管理體制，完善內部管理制度，并且要通過ERP系統(tǒng)將其落實。要加強出入庫的管理，圖書出入庫時，倉管員及時登記圖書出入庫臺賬，出具蓋章簽字的出入庫明細單，有發(fā)行人員在ERP系統(tǒng)出入庫、責任編輯審核，保證圖書出入庫與實際一致。要精準管理庫存商品的數量與質量，財務部門監(jiān)盤，采取定期盤庫制對出版物進行盤點，查看賬實是否相符[3]。利用ERP系統(tǒng)分析各種出版物的庫存的數據及比例，使其盡可能趨于合理正常。

2.建立規(guī)范的業(yè)務控制流程，加強發(fā)行管理

規(guī)范簽訂銷售合同，維護企業(yè)合法權益；做好產品發(fā)貨跟蹤，保障產品流轉的安全性；做好客戶資信調查、合理制定賒銷政策，保障應收賬款高回收率和正確性；加強應收賬款的催收工作，對于催收無果或金額較大的逾期應收賬款通過訴訟方式解決。

3.不相容職務進行分離

根據發(fā)行計劃開具圖書出貨單的工作人員要與審核出貨單的工作人員實施分離；發(fā)行人員根據出版物的市場情況、生產成本等信息制定銷售單價、銷售方案，要與審批人員實施分離。比如，發(fā)行人員只能查詢對已開具的發(fā)書單，而不能對其進行修改，如確需修改，須經領導審批同意后，由部門負責人員執(zhí)行。

（四）財務系統(tǒng)管理

1.對財務管理模塊進行優(yōu)化

加強ERP系統(tǒng)的財務數據匯總、歸集、分析的能力，從多方面、多角度測算、整合和分析不同數據，提升企業(yè)財務管理的水平。

2.加強ERP系統(tǒng)中往來賬款管理

在ERP中，需要按照客戶的不同等級，進行分類管理，根據各客戶的實際情況，制訂相應的回款政策和信用政策。充分調動ERP系統(tǒng)應收賬款的分析功能，利用賬齡分析表讓應收賬款及時匯款，對查明原因后確實無法收回的應收賬款，按照內部管理制度要求，將超過一定時間的應收賬款，扣減業(yè)務員的業(yè)績，將其計入考核權重中。按稅法等相關規(guī)定，針對逾期三年仍未確認收入的預收賬款，為防止長期掛賬帶來涉稅風險，應做相應賬務處理。會計期末，財務部按稅法規(guī)定，對預計可能發(fā)生的壞賬損失計提壞賬準備，確認壞賬損失[4]；對應收賬款收回的不利原因進行分析，追究相關收款人的責任或按規(guī)定結合實際情況進行相應處理。

3.建立績效核算管理

建立績效考核制度和薪酬崗位管理制度，按照出版企業(yè)的業(yè)績考核體系和方案做好數據化管理，對經濟效益、社會效益、工作效率等進行科學系統(tǒng)的量化處理，業(yè)務員可以按照圖書或項目提取績效，定期分析各編輯室、各部門的整體業(yè)績，做到公開、公平、公正、透明。年初對根據上一年度出版發(fā)行情況進行績效核算時，通過ERP中的基礎數據，采取以利潤為導向、全成本口徑的核算分析，按照實際核算的利潤情況，與績效核算直接關聯(lián)，對發(fā)行人員和責任編輯進行獎勵，利用核算出的績效數據反審核ERP系統(tǒng)中數據的準確性，這也是防范各類業(yè)務風險的重要手段，有利于提高出版企業(yè)信息質量，達到檢驗內控執(zhí)行情況的效果。

內控制度是一個不斷發(fā)展和完善的動態(tài)過程，出版企業(yè)要根據實際業(yè)務環(huán)節(jié)和ERP系統(tǒng)業(yè)務流程，逐步構建完善的風險防范系統(tǒng)，對其可能出現(xiàn)的財務風險實施預警和監(jiān)控，不斷總結實踐中的經驗與教訓，對內控制度加以完善和有效執(zhí)行，使其形成良性動態(tài)循環(huán)、適應變幻莫測的外部環(huán)境。

四、結語

在ERP環(huán)境下實行內部控制是經濟和信息化發(fā)展的必然趨勢，出版企業(yè)應充分利用和應用ERP系統(tǒng)，發(fā)揮其優(yōu)勢，使其在充分防范風險的同時，對出版企業(yè)內部控制進行優(yōu)化，讓內部控制完美融入ERP系統(tǒng)中，從而不斷提高出版企業(yè)的運營效率，降低經營風險，最終提高核心競爭力。

綜上所述，出版企業(yè)的內部控制和ERP系統(tǒng)是相互促進、互為因果的，ERP作為標準規(guī)范和一體化建設的基礎，是業(yè)務協(xié)同和數據共享的重要依托，只有自足出版企業(yè)自身特色，不斷地進行完善和更新，才能更好地為企業(yè)服務，構建最符合出版企業(yè)的內控系統(tǒng)；反之，健全有效的內控體系又能推動出版企業(yè)ERP系統(tǒng)中各流程、數據、體系的全面和精準[5]。健全有效的內控機制有利于發(fā)揮ERP價值和效用的最大化，從而助力出版企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，實現(xiàn)經濟效益與社會效益的統(tǒng)一。

本文來源：《商業(yè)觀察》http://m.xwlcp.cn/w/jg/125.html