基于新形勢(shì)下的高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的若干思考

摘要：二級(jí)學(xué)院辦公室在高?，F(xiàn)行的“校-院-系”三級(jí)管理模式中處于中間層次，在高校改革與事業(yè)發(fā)展過(guò)程中起著樞紐和橋梁的作用。隨著高校管理體制改革的不斷推進(jìn)，學(xué)院辦公室的工作范圍在不斷擴(kuò)大，呈現(xiàn)出眾多特點(diǎn)，但也存在著不足之處。應(yīng)重視對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作的研究，進(jìn)而促進(jìn)高校提升綜合實(shí)力。

關(guān)鍵詞：高校 基層 辦公室 工作 思考

一、二級(jí)學(xué)院辦公室工作在高校辦學(xué)中的重要意義

新形勢(shì)下的國(guó)家綜合國(guó)力的競(jìng)爭(zhēng)在較大程度上取決于人才的競(jìng)爭(zhēng)，而人才的輩出來(lái)自于教育的發(fā)展。隨著國(guó)家對(duì)人才需求的激增，高等教育招生規(guī)模自1999年得到了快速擴(kuò)張，截止2010年底，全國(guó)各類高等教育總規(guī)模達(dá)到3105萬(wàn)人，高等教育毛入學(xué)率達(dá)到26.5%。[1]為達(dá)到教育部規(guī)定的高校辦學(xué)師生比，高校教師的招聘也加大了力度，數(shù)量也得到了猛增，截止2010年底，普通高等學(xué)校教職工215.66萬(wàn)人。[2]師生成為了高校辦學(xué)的主體，并由此加快了高校管理體制的改革，學(xué)校的管理中心逐步下移，逐漸形成了“校-院-系”的三級(jí)管理模式。

對(duì)于處于管理模式中間層次的學(xué)院，成為了三級(jí)管理模式正常運(yùn)行的樞紐和橋梁。而學(xué)院工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)在很大程度上又取決于學(xué)院辦公室。二級(jí)學(xué)院辦公室在整個(gè)高校辦學(xué)過(guò)程中有著舉足輕重的作用，可謂“牽一發(fā)而動(dòng)全身”、“底下一根針，上頭萬(wàn)根線”。學(xué)校黨委和行政權(quán)力的貫徹落實(shí)需要二級(jí)學(xué)院辦公室來(lái)協(xié)調(diào)、溝通、執(zhí)行和督辦，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)日常事務(wù)的處理、師生相關(guān)事務(wù)的服務(wù)都需要辦公室來(lái)接辦，學(xué)院辦公室起著或扮演著“上情下達(dá)，下請(qǐng)上傳，左右溝通、親自辦理及督查督辦”的作用或角色?？梢赃@么說(shuō)，沒(méi)有各二級(jí)學(xué)院辦公室作用的發(fā)揮，高校辦學(xué)就不可能得到正常運(yùn)轉(zhuǎn)，學(xué)校改革與事業(yè)發(fā)展進(jìn)程的推進(jìn)就會(huì)受到影響。

二、二級(jí)學(xué)院辦公室工作的范圍和特點(diǎn)

隨著高校管理體制改革的不斷推進(jìn)，學(xué)校事務(wù)逐漸由單一性向綜合性演化，二級(jí)學(xué)院辦公室的工作范圍逐步擴(kuò)大，呈現(xiàn)出多樣性的特點(diǎn)。

（一）工作范圍

一般來(lái)講，目前高校各二級(jí)學(xué)院辦公室工作范圍具體包括學(xué)院黨委、行政的日常事務(wù)處理、人事組織工作、本科教育教學(xué)工作管理、科學(xué)研究與研究生工作管理、本科生學(xué)生工作管理、實(shí)驗(yàn)室工作管理、對(duì)外交流與合作等七個(gè)方面。學(xué)院辦公室管理人員在上級(jí)部門的領(lǐng)導(dǎo)和本部門領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，認(rèn)真履行職責(zé)，切實(shí)做好上述七個(gè)方面的工作，保證學(xué)院教學(xué)、科研中心工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)學(xué)院和學(xué)校的事業(yè)的發(fā)展，為高質(zhì)量地完成高校 “人才培養(yǎng)、知識(shí)傳承與創(chuàng)新、社會(huì)服務(wù)” 三大任務(wù)提供了強(qiáng)有力的保障。

（二）工作特點(diǎn)

1.權(quán)威性

學(xué)院辦公室管理人員在工作時(shí)都在不同程度上代表著學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)所要貫徹的意圖，行使著領(lǐng)導(dǎo)賦予的權(quán)力，具有一定的權(quán)威性。這一特性就提醒辦公室管理人員在貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖時(shí)需要做到“三清”，即理解清楚領(lǐng)導(dǎo)意圖、傳達(dá)清楚領(lǐng)導(dǎo)意圖、執(zhí)行清楚領(lǐng)導(dǎo)意圖。在管理工作上，不能違背領(lǐng)導(dǎo)意圖隨意表態(tài)，以免給學(xué)院工作帶來(lái)麻煩，造成被動(dòng)的工作局面，如果在明確領(lǐng)導(dǎo)意圖，在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)范圍內(nèi)，就要行駛領(lǐng)導(dǎo)賦予辦公室的權(quán)力，認(rèn)真貫徹執(zhí)行，確保保質(zhì)保量按時(shí)完成工作任務(wù)。

2.時(shí)效性

隨著學(xué)校和學(xué)院改革與事業(yè)的快速發(fā)展，高教資源爭(zhēng)奪的日益激烈，為更好地促進(jìn)學(xué)校和學(xué)院在原有基礎(chǔ)上進(jìn)一步提升綜合實(shí)力，需要不斷按照時(shí)間的節(jié)奏推進(jìn)工作。這就要求辦公室要緊隨校院發(fā)展的步伐，一步一個(gè)腳印，不斷分析形勢(shì)、按部就班，不能拖延，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量地完成任務(wù)。

3.合作性

學(xué)院除了辦公室可以單獨(dú)執(zhí)行的工作外，還有很多的工作需要辦公室聯(lián)合其他部門來(lái)共同完成，需要講究工作的協(xié)同和合作，需要樹(shù)立大局和全局觀念，共同達(dá)到工作目標(biāo)。比如召開(kāi)某主題大型學(xué)術(shù)會(huì)議時(shí)，辦公室除了承擔(dān)相應(yīng)的會(huì)務(wù)工作外，還需要和學(xué)校辦公室、外聯(lián)處、黨委宣傳部、保衛(wèi)處、財(cái)務(wù)資產(chǎn)處等單位甚至和地方相關(guān)部門通力合作，只有這樣才能辦得成功。

4.綜合性

學(xué)院辦公室的業(yè)務(wù)范圍很廣，除了一般意義上辦公室所以承擔(dān)的工作外，諸如調(diào)查研究、公文撰寫(xiě)、文印收發(fā)、會(huì)務(wù)接待、信訪工作、上下聯(lián)絡(luò)、檔案管理、機(jī)要保密等，高校二級(jí)學(xué)院還有其特殊性，比如學(xué)生的考務(wù)安排、教師的排課、學(xué)生的教育管理、校園文化活動(dòng)的開(kāi)展等事務(wù)性基礎(chǔ)工作，都由學(xué)院辦公室來(lái)綜合承辦。

5.突發(fā)性 

學(xué)院辦公室的事務(wù)一般是規(guī)律性的事務(wù)居多，按照已有的工作程序和處理經(jīng)驗(yàn)即可，但也時(shí)有突發(fā)性事情發(fā)生。在處理突發(fā)性事情時(shí)，要按照先前的工作預(yù)案來(lái)處置，同時(shí)需要做好上報(bào)和溝通、協(xié)調(diào)工作，確保突發(fā)性事情的處理做到有條不紊，使得事情向問(wèn)題解決的目標(biāo)發(fā)展。

三、二級(jí)學(xué)院辦公室工作存在的問(wèn)題

（一）思想認(rèn)識(shí)含糊。辦公室人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到辦公室在“校-院-系”三級(jí)管理模式中起著樞紐和核心的作用，認(rèn)為辦公室是學(xué)校學(xué)院相關(guān)政策貫徹的傳聲筒，是學(xué)校學(xué)院繁雜事務(wù)的統(tǒng)管點(diǎn)，是學(xué)校學(xué)院每位師生可以提出訴求的發(fā)泄地。同時(shí)也沒(méi)有認(rèn)清自己的崗位職責(zé)和要求，沒(méi)有把自己當(dāng)做積極承擔(dān)校院工作的管理者，認(rèn)為自己只是一名可有可無(wú)的打雜工。

（二）服務(wù)對(duì)象不清。辦公室人員服務(wù)對(duì)象不僅僅是領(lǐng)導(dǎo)，還有每位師生員工。辦公室管理人員多數(shù)人在很大程度上都有“領(lǐng)導(dǎo)交代之事認(rèn)真辦、趕緊辦；群眾拜托之事可以辦、拖著辦”傾向，不急、不管、不問(wèn)、不深入了解基層師生的需求，形成了“門難進(jìn)，臉難看、事難辦”的衙門作風(fēng)。

（三）工作缺少計(jì)劃性。由于二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院工作中的樞紐和橋梁，每天都承擔(dān)者大量的管理工作，事情多、頭緒多、困難多，想到什么樣的工作，就做該樣工作，缺少工作計(jì)劃性和目標(biāo)性，往往忽略了重要中的少數(shù)工作，引起不良后果，造成惡劣影響。

（四）行動(dòng)缺乏執(zhí)行力。辦公室的有些工作因種種原因可能存在程度不一的困難，辦公室人員往往存在為難情況，出現(xiàn)遇事拖拉，辦事不力的情形，日積月累，慢慢養(yǎng)成了懶惰的工作習(xí)慣，工作推進(jìn)不力，執(zhí)行力較弱。

（五）管理缺少創(chuàng)新性。據(jù)調(diào)查，學(xué)校各二級(jí)學(xué)院辦公室的工作制度基本上是延續(xù)以前的工作措施，依樣畫(huà)葫蘆，管理方式也基本是按照崗位職責(zé)上面規(guī)定的主要事項(xiàng)而進(jìn)行。辦公室沒(méi)有根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、機(jī)構(gòu)、工作要求和社會(huì)形勢(shì)等客觀環(huán)境的變化而完善相關(guān)措施，更沒(méi)有提出新穎的創(chuàng)新舉措來(lái)提高工作效率，工作存在 “一潭死水、缺少生機(jī)活力”的局面。
   四、探索新形勢(shì)下的高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的新途徑

（一）從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧饶苻k文辦事，又能出謀劃策。辦文辦事是辦公室工作的基礎(chǔ)，辦公室管理人員要在此基礎(chǔ)上，為領(lǐng)導(dǎo)多出主意，多想辦法。辦公室不僅要成為高效精干的辦事機(jī)構(gòu)，而且要發(fā)揮“智囊”的作用。因此，辦公室要提倡“議大事、懂全局、管本行”，樹(shù)立全局觀。

（二）從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。辦公室是溝通上下級(jí)的樞紐和橋梁，快速無(wú)誤地傳遞信息是很重要的，但辦公室管理人員不能僅滿足于收發(fā)傳遞工作，而應(yīng)在信息的收集、傳遞、加工處理和反饋等所有環(huán)節(jié)上積極地開(kāi)展工作，盡可能為領(lǐng)導(dǎo)利用信息做好一切必要的準(zhǔn)備工作。比如，對(duì)各種上報(bào)的正式文件、情況簡(jiǎn)報(bào)、動(dòng)態(tài)資料等加以篩選、分類、提要、分析、判斷，進(jìn)行去偽存真、去粗取精的初級(jí)處理。再如，在匯報(bào)情況的同時(shí)，凡是需要批決處理的事情，還可以提出辦理意見(jiàn)、參考方案，供領(lǐng)導(dǎo)決斷時(shí)參考。總之，信息的收集要充分，傳遞要迅速，反饋要及時(shí)。

（三）從單憑經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理。辦公室要高效率、高質(zhì)量地完成所擔(dān)負(fù)的任務(wù)，需要改變單憑經(jīng)驗(yàn)和慣例辦事的做法。要使內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)方式和管理方法建立在科學(xué)的基礎(chǔ)之上，對(duì)于過(guò)去長(zhǎng)期積累下來(lái)的經(jīng)驗(yàn)以及相沿成習(xí)的工作程序和方法，應(yīng)當(dāng)根據(jù)新形勢(shì)和新任務(wù)的要求，重新加以認(rèn)識(shí)，對(duì)于適應(yīng)新情況的辦法和經(jīng)驗(yàn)，要敢于探索，勤于采用和推廣。要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，各司其職，各盡其責(zé)，形成規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的工作程序和工作方法，保證每個(gè)工作環(huán)節(jié)和每項(xiàng)工作都有章可循。同時(shí)，努力完善信息系統(tǒng)，真正形成一個(gè)點(diǎn)面結(jié)合的信息網(wǎng)絡(luò)和暢通的信息渠道，更快更好地實(shí)行辦公現(xiàn)代化。

（四）從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。辦公室工作，大量是交辦，應(yīng)急性的。辦公室管理人員要力爭(zhēng)主動(dòng)，除了合理安排工作和配置力量外，關(guān)鍵是不斷提高工作的積極性和預(yù)見(jiàn)性，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和實(shí)際情況，自覺(jué)地、主動(dòng)地開(kāi)展工作。

（五）一定要多打工作提前量。辦公室工作的從屬性、被動(dòng)性、服從性和指令性很強(qiáng)，變數(shù)也較大，處理不好就會(huì)整天疲于應(yīng)付。在這種情況下，要防止工作中的被動(dòng)局面，盡可能取得主動(dòng)權(quán)，就要工作想在前、謀在先、多打提前量，以防止因準(zhǔn)備不足而倉(cāng)促上陣、因計(jì)劃不周而湊合應(yīng)付、因缺乏深思而影響效率、因不留余地而緊張被動(dòng)，確保有更大的精力、更多的時(shí)間、更快的速度、更高的質(zhì)量抓好落實(shí)。

一是搶先一步為領(lǐng)導(dǎo)留足時(shí)間，變“推著走”為“主動(dòng)干”。防止工作被動(dòng)的有效辦法，就是把更多的時(shí)間留給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)問(wèn)題有一個(gè)全面深入的思考。同時(shí)，自己也有余地應(yīng)付變化的情況，防止出現(xiàn)工作壓茬、多頭作業(yè)的現(xiàn)象。所以機(jī)關(guān)干部要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的一貫意圖和重點(diǎn)工作的發(fā)展趨勢(shì)，不等不靠，提前了解情況，搶先一步進(jìn)入實(shí)際動(dòng)作階段。

二是提高速度為自己擠出時(shí)間，變“不可能”為“有可能”。速度對(duì)企業(yè)意味著經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)學(xué)院辦公室意味著工作效益甚至是政治效益。尤其在信息高度發(fā)達(dá)的今天，誰(shuí)擁有了速度，誰(shuí)就能贏得主動(dòng)。因此對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)，要盡量往前趕，任何時(shí)候都不要拖拉。

三是勤于積累為展開(kāi)工作贏得時(shí)間，變“無(wú)備而戰(zhàn)”為“有備而為”。工作多打提前量，是以一定的素質(zhì)為基礎(chǔ)的。辦公室管理人員腦子里不可能存儲(chǔ)那么多知識(shí)，也裝不下那么多東西，只有平時(shí)有所積累，用時(shí)才能厚積薄發(fā)、信手拈來(lái)，以最短的時(shí)間生產(chǎn)最好的產(chǎn)品。

（六）千萬(wàn)不能忽視細(xì)節(jié)。辦公室管理人員多數(shù)時(shí)間在做一些具有程序性、瑣碎性、重復(fù)性特點(diǎn)的工作，時(shí)間長(zhǎng)了就容易放松警惕，降低標(biāo)準(zhǔn)，因疏忽大意出現(xiàn)問(wèn)題，甚至造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。做辦公室工作要像其他工作一樣，在把握好方向的前提下，一定要注意細(xì)節(jié)，將工作做到位。只有注重細(xì)節(jié)，才不會(huì)降低標(biāo)準(zhǔn)；也只有注意到問(wèn)題的細(xì)節(jié)，思考問(wèn)題才會(huì)更加全面，才不會(huì)犯錯(cuò)誤，不留遺憾。作為一名辦公室管理人員，要想把工作做得更好，表現(xiàn)得比別人更優(yōu)秀，就要養(yǎng)成關(guān)注細(xì)節(jié)的習(xí)慣，舍得花氣力做好每一件小事。只有不放過(guò)每一件小事、每一個(gè)細(xì)節(jié)，才會(huì)在日積月累中將自己塑造成一名優(yōu)秀的管理人員。

參考文獻(xiàn)

[1][2] 中華人民共和國(guó)教育部. 2010年全國(guó)教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào). 2012年3月21日.