淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

當(dāng)前，事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)大體上實(shí)現(xiàn)了信息化轉(zhuǎn)變，從紙質(zhì)類(lèi)型的檔案管理工作逐漸面向信息化。信息化類(lèi)型的檔案管理模式與數(shù)字化檔案資料，不論是從資料類(lèi)型還是管理工作的運(yùn)作原理上，都與傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作具有較大差異。國(guó)內(nèi)由于信息化建設(shè)步伐啟動(dòng)相對(duì)緩慢，并且在事業(yè)單位檔案管理崗位的人員管理與信息化技術(shù)培訓(xùn)等工作中，還存在制度管理不夠全面以及人員培訓(xùn)工作不夠深入等情況，在一定程度上對(duì)電子檔案管理工作的效率與質(zhì)量造成影響。

一、電子檔案的作用分析

電子檔案在功能性上不僅具有存儲(chǔ)、記錄方便的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)能夠支持多種類(lèi)型的檔案數(shù)據(jù)資料記錄。如音頻類(lèi)型、視頻類(lèi)型與圖像類(lèi)型等。電子檔案功能對(duì)于多種信息源的數(shù)據(jù)資料具有良好的記錄功能。其次，電子檔案可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的高效查找功能，滿(mǎn)足多變、特定、復(fù)雜的檔案資料調(diào)取需求，并且在存儲(chǔ)量上可以借助云端技術(shù)以及相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)功能，實(shí)現(xiàn)海量檔案數(shù)據(jù)信息錄入。電子檔案的技術(shù)模式對(duì)于檔案管理工作效率與質(zhì)量具有較好的促進(jìn)作用。在總的技術(shù)優(yōu)勢(shì)上，電子檔案在檔案管理工作中的作用主要包含以下幾個(gè)方面：

（一）提高檔案管理工作質(zhì)量

在現(xiàn)階段的檔案管理工作發(fā)展中，高效化、精確化與多功能化是普遍性要求。電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的邏輯運(yùn)算與智能技術(shù)等方面的應(yīng)用，可以為檔案管理工作人員提供較為便捷的技術(shù)手段，對(duì)于不同類(lèi)型或者數(shù)據(jù)量較大的檔案資料，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的分類(lèi)功能與資料篩選功能等，促使檔案管理可以在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高效率和質(zhì)量。以往的檔案管理模式主要根據(jù)紙質(zhì)類(lèi)型的檔案資料實(shí)施相應(yīng)的管理工作，紙質(zhì)類(lèi)型的檔案資料模式由于人工審核和手工管理等階段效率較為低下，造成紙質(zhì)檔案的管理工作中容易出現(xiàn)分類(lèi)錯(cuò)誤、檔案資料調(diào)取緩慢等情況，不利于提高事業(yè)單位的檔案服務(wù)工作。因此，在當(dāng)前的信息化發(fā)展背景下，事業(yè)單位應(yīng)在原有的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)電子檔案的運(yùn)用和管理，轉(zhuǎn)變以往手工錄入與人工入卷等方式，進(jìn)一步提高事業(yè)單位的檔案管理服務(wù)功能。[1]

（二）節(jié)約成本

紙質(zhì)檔案類(lèi)型在原有的事業(yè)單位檔案管理工作中，不僅需要耗費(fèi)大量的人力資源、財(cái)務(wù)資源與時(shí)間成本等，也容易在類(lèi)型復(fù)雜、重復(fù)、數(shù)量眾多的紙質(zhì)檔案中出現(xiàn)分類(lèi)混亂的情況，導(dǎo)致在后續(xù)檔案資料調(diào)取與精確化管理的工作中缺乏高效性。紙制類(lèi)型的檔案資料在后續(xù)的管理工作中，也容易造成檔案數(shù)據(jù)的篩選、調(diào)用與分類(lèi)管理造成不便。而電子檔案的資料類(lèi)型，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中具有一套完整的數(shù)據(jù)邏輯結(jié)構(gòu)，依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的高速運(yùn)算功能，可以對(duì)多種類(lèi)型的電子檔案管理資料實(shí)現(xiàn)精細(xì)化與高效化管理。其次，在后續(xù)的檔案資料調(diào)取過(guò)程中，電子檔案資料本身可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的智能化分類(lèi)、運(yùn)算與數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)功能，實(shí)現(xiàn)高效、精確的檔案數(shù)據(jù)信息調(diào)取，對(duì)于提高事業(yè)單位的工作服務(wù)質(zhì)量具有重要意義。因此，在后續(xù)的檔案管理工作與服務(wù)工作中，事業(yè)單位應(yīng)在原有的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子檔案的技術(shù)特點(diǎn)實(shí)施相應(yīng)的管理工作優(yōu)化，以此進(jìn)一步提高檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率。[2]

（三）有利于檔案管理工作提高運(yùn)行效率

從信息化的角度上看，電子數(shù)據(jù)檔案類(lèi)型的檔案資料本身，可以借助電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)途徑實(shí)現(xiàn)信息源的編碼轉(zhuǎn)化，在存儲(chǔ)形式上也與傳統(tǒng)類(lèi)型的檔案資料具有較大差距。在檔案資料的存儲(chǔ)途徑、技術(shù)模式與管理方式上，電子檔案可以借助計(jì)算機(jī)平臺(tái)實(shí)施檔案信息的功能化轉(zhuǎn)變，以此借助計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)與區(qū)域網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的高效信息互通，促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效的信息化運(yùn)行。電子檔案屬于技術(shù)層面與管理層面的雙重優(yōu)化，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作而言，數(shù)據(jù)化與網(wǎng)絡(luò)化的檔案資料管理和運(yùn)行模式，可以借助計(jì)算系統(tǒng)的精確化分類(lèi)與高速運(yùn)行的邏輯運(yùn)算功能，促使檔案資料在分類(lèi)管理、錄入以及后期篩選調(diào)用等階段進(jìn)一步提升運(yùn)行效率。[3]

二、事業(yè)單位電子檔案管理存在的不足

（一）安全管理意識(shí)存在的不足

電子檔案在內(nèi)容的呈現(xiàn)方式上，一般需要借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的編碼轉(zhuǎn)化功能，通過(guò)數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)化，在計(jì)算機(jī)平臺(tái)上呈現(xiàn)出原有的檔案數(shù)據(jù)信息。與以往的紙質(zhì)檔案類(lèi)型相比，電子檔案的運(yùn)行平臺(tái)與技術(shù)應(yīng)用等方面主要通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)行和呈現(xiàn)，紙質(zhì)檔案資料則更多依靠人工管理與手工錄入等方式進(jìn)行管理。檔案管理工作雖然可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理質(zhì)量和效率，但也面臨計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，比如計(jì)算機(jī)病毒攻擊與黑客攻擊等，這些都會(huì)造成電子檔案資料的丟失與盜用，最終對(duì)檔案管理工作造成惡劣影響。比如，國(guó)內(nèi)著名的“熊貓燒香”計(jì)算機(jī)病毒，在早期事業(yè)單位的檔案管理工作中造成極其惡劣的影響，這也是電子檔案所面臨的存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)之一。國(guó)內(nèi)部分事業(yè)單位在電子檔案安全管理的制度建設(shè)與工作管理上，還缺乏完善、系統(tǒng)的檔案信息管理模式，對(duì)檔案存儲(chǔ)埋下了較大的信息安全隱患。對(duì)此，在后續(xù)的電子檔案存儲(chǔ)工作中，事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)信息安全這一環(huán)節(jié)，對(duì)電子檔案的來(lái)源與類(lèi)型進(jìn)行全面的安全檢測(cè)工作，避免不知名、來(lái)源不明確的電子檔案信息侵入事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)。此外，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，在當(dāng)前的電子檔案管理工作上，事業(yè)單位也應(yīng)成立相應(yīng)的安全監(jiān)管部門(mén)，以應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)造成的攻擊。

（二）電子檔案規(guī)范化建設(shè)存在不足

電子檔案管理工作相對(duì)于紙質(zhì)類(lèi)型的檔案管理工作，在技術(shù)要求與管理思維的要求上，也具有相對(duì)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。部分事業(yè)單位在電子檔案資料的管理工作上，由于忽視計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化以及工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)教育，導(dǎo)致電子檔案管理工作在實(shí)際的運(yùn)行過(guò)程中還存在安全風(fēng)險(xiǎn)、分類(lèi)管理質(zhì)量較差等情況。其次，電子檔案由于數(shù)字化模式的便捷性，導(dǎo)致在檔案資料修改上也相對(duì)便捷。部分檔案管理崗位的人員由于自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，造成電子檔案的真實(shí)性與時(shí)效性還存在較大變動(dòng)和不確定性，影響單子檔案的使用質(zhì)量。在電子安全管理工作上，相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員還缺乏過(guò)硬的計(jì)算機(jī)技術(shù)，造成檔案管理工作在安全管理方面還存在較大漏洞，電子檔案的應(yīng)用雖然可以在管理模式上發(fā)揮高效率、高精確度等優(yōu)勢(shì)，但針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全方面管理缺陷，事業(yè)單位在后續(xù)的電子檔案管理工作中，也應(yīng)注重專(zhuān)業(yè)人才的技能培訓(xùn)與專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，以此保障到電子檔案管理工作可以在原有的基礎(chǔ)上得到較好的信息安全保障。

三、電子檔案管理的優(yōu)化思路與改善建議

電子檔案由于自身的數(shù)據(jù)類(lèi)型屬性具有一定開(kāi)放性，在管理模式上需要管理人員具備較好的計(jì)算機(jī)水平與網(wǎng)絡(luò)信息安全觀念。針對(duì)電子檔案的技術(shù)特點(diǎn)與管理需求，事業(yè)單位可從以下幾個(gè)方面依次進(jìn)行優(yōu)化。

（一）加強(qiáng)管理制度建設(shè)

檔案管理制度的規(guī)范化是保障檔案管理工作效率與規(guī)范性的重要依據(jù)之一。電子檔案的管理工作本身主要依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，針對(duì)電子檔案的管理平臺(tái)特點(diǎn)，事業(yè)單位在電子檔案的精細(xì)化管理工作中，應(yīng)針對(duì)計(jì)算機(jī)平臺(tái)的管理途徑，對(duì)電子檔案的信息錄入、存檔、編排與校審等環(huán)節(jié)制定完善的制度管理內(nèi)容。通過(guò)管理制度的規(guī)范化建設(shè)，促使檔案管理人員在處理電子檔案數(shù)據(jù)信息的過(guò)程中，能夠依靠明確的制度管理規(guī)定對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)處理，以此保障電子檔案信息的規(guī)范性。其次，針對(duì)電子檔案系統(tǒng)的更新情況，在后續(xù)的電子檔案管理工作上，事業(yè)單位也應(yīng)根據(jù)檔案管理平臺(tái)的更新情況，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理人員的方式，促使工作人員能夠在檔案管理工作中結(jié)合計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，調(diào)整電子檔案的管理方式。另外，在電子檔案的調(diào)取、查閱等管理工作上，事業(yè)單位也應(yīng)針對(duì)電子檔案的輸入、取用、預(yù)覽與更改等環(huán)節(jié)，實(shí)施明確的審批制度制定，確保電子檔案的數(shù)據(jù)信息變動(dòng)情況可以及時(shí)、明確反饋，避免后續(xù)電子檔案的失真。電子檔案自身的技術(shù)特點(diǎn)與資料呈現(xiàn)特殊性，導(dǎo)致其在資料錄入、中間環(huán)節(jié)審閱與后續(xù)檔案資料調(diào)取的過(guò)程中，容易出現(xiàn)人為更改檔案資料等情況，造成電子檔案的真實(shí)性存在缺陷。對(duì)此，事業(yè)單位在后續(xù)的電子檔案管理工作上，還應(yīng)針對(duì)不同檔案管理工作環(huán)節(jié)，制定完善的錄入、審閱、調(diào)取管理制度，保障電子檔案的管理工作可以實(shí)現(xiàn)全流程優(yōu)化。[3]

（二）優(yōu)化電子檔案管理機(jī)制

在電子檔案的管理機(jī)制上，事業(yè)單位的各個(gè)部門(mén)之間應(yīng)制定一套完整、統(tǒng)一的管理機(jī)制，通過(guò)詳細(xì)、明確、系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，確保電子檔案管理工作能夠在信息源的處理上具有統(tǒng)一性。其次，針對(duì)不同部門(mén)對(duì)電子檔案的使用需求，檔案管理部門(mén)也應(yīng)對(duì)各個(gè)部門(mén)的檔案取用指令、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等做出相應(yīng)準(zhǔn)備。在后續(xù)的檔案監(jiān)測(cè) 工作上，事業(yè)單位也應(yīng)結(jié)合實(shí)際需求，成立專(zhuān)門(mén)的檔案監(jiān)察部門(mén)，對(duì)電子檔案的各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行全面監(jiān)測(cè)，避免因個(gè)人因素造成電子檔案的管理失效。[4]

（三）加大電子檔案建設(shè)力度

電子檔案在技術(shù)層面上可以為事業(yè)單位的檔案管理工作提供多種便捷手段，同時(shí)，在檔案資料的分類(lèi)與取用環(huán)節(jié)上，電子檔案的管理系統(tǒng)可以借助相應(yīng)的邏輯運(yùn)算功能提高檔案資料的篩選、取用效率。從電子檔案的功能性上可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案自身的數(shù)據(jù)類(lèi)型與技術(shù)特性使其可以應(yīng)對(duì)多種使用場(chǎng)景。對(duì)于電子檔案的建設(shè)力度，現(xiàn)有的事業(yè)單位需結(jié)合自身的資金規(guī)劃與政策情況，逐步加大對(duì)電子檔案管理模式的建設(shè)力度。事業(yè)單位的檔案服務(wù)在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，總體的服務(wù)要求越來(lái)越高，不僅需要體現(xiàn)出高效性，還要在檔案服務(wù)的質(zhì)量上進(jìn)一步提高。電子檔案本身的信息呈現(xiàn)方式與運(yùn)行模式，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的智能化分類(lèi)管理功能，進(jìn)一步提高事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量和效率。因此，事業(yè)單位在后續(xù)的電子檔案管理工作中，需要進(jìn)一步加大該方面的資金投入、技術(shù)投入與人才投入，促使電子檔案的各個(gè)管理、運(yùn)行環(huán)節(jié)可以得到較好的資金保障、技術(shù)保障與人才保障。[5]

（四）加強(qiáng)電子檔案制度建設(shè)與安全管理

在電子檔案的宏觀管理工作上，事業(yè)單位的上級(jí)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案管理部門(mén)的工作目標(biāo)，實(shí)施重點(diǎn)、全面把控和規(guī)劃，再通過(guò)階段性考核的工作落實(shí)，對(duì)檔案管理人員的工作模式與具體流程進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督與規(guī)范化管理。政府主管方面，應(yīng)從全國(guó)范圍內(nèi)的電子檔案管理工作發(fā)展情況，進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)與發(fā)展規(guī)劃的總結(jié)，為當(dāng)前事業(yè)黨委的電子檔案管理模式提供明確的發(fā)展目標(biāo)。另外，事業(yè)單位需根據(jù)電子檔案管理工作中存在的不足，以此進(jìn)行錯(cuò)誤糾正、管理優(yōu)化等工作，進(jìn)一步推動(dòng)電子檔案規(guī)范化管理工作的落實(shí)。在安全管理工作方面，事業(yè)單位需針對(duì)電子檔案的運(yùn)行平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等，實(shí)施全面的檔案安全管理制度建設(shè)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全人才的引進(jìn)與電子檔案規(guī)范使用、更改、審閱制度制定，為電子檔案的管理工作提供相應(yīng)的安全保障，進(jìn)一步提高電子檔案管理給工作的安全性與有效性。

結(jié)語(yǔ)：綜上，在現(xiàn)階段電子檔案的管理工作上，事業(yè)單位需從技術(shù)層面、管理層面與人才管理等層面上，以此進(jìn)行管理優(yōu)化與技術(shù)創(chuàng)新，為電子檔案的管理工作提供全面保障。為使單子檔案的管理工作可以在新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展背景下實(shí)現(xiàn)較好的發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合電子檔案的類(lèi)型、技術(shù)特點(diǎn)與系統(tǒng)特性等，從管理制度、管理工作與人員管理等方面依次進(jìn)行優(yōu)化，以此保障電子檔案的管理工作可以在新時(shí)期的社會(huì)環(huán)境中，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展與檔案服務(wù)要求的轉(zhuǎn)變。

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