央企辦公室精細化管理的必要性及其實施

當(dāng)前，我國央企辦公室的管理模式還存在著一定的問題，導(dǎo)致干部的執(zhí)行力不高，使得各部門之間缺乏有效的溝通。我國要想建設(shè)成服務(wù)型政府，那么就需要改善央企辦公室的管理模式，要實施精細化的管理?；诖?，圍繞精細化管理在央企辦公室中的實施意義以及實施措施進行分析也就具有重要的意義。

1  精細化管理的主要內(nèi)涵分析

精細化管理指的是社會分工的精細化，也是指服務(wù)質(zhì)量的精細化，它是一種理念，更是一種文化，乃是在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)管理模式的不斷深入。現(xiàn)代管理學(xué)指出，科學(xué)化的管理主要有以下幾個層次，第一是規(guī)范化，第二則是精細化，第三為個性化。

精細化管理的內(nèi)涵體現(xiàn)在以下幾方面：（1）精確定位。指的是對每個單位或者部門都需要做到定位準(zhǔn)確，使各系統(tǒng)的工序規(guī)范清晰。（2）精益求精。指的是提高工作的標(biāo)準(zhǔn)，盡可能做到盡善盡美。（3）細化目標(biāo)。指的是對任務(wù)進行分解，然后將各項指標(biāo)落實到個人頭上。（4）細化考核。也就是要做到對員工的及時考核，并保證考核的定量非常準(zhǔn)確，而且要及時兌現(xiàn)獎懲。這種管理模式的實質(zhì)其實就是追求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的運營管理。

在精細化管理模式中，永遠要追求效率，杜絕浪費，該模式的靈魂在于不斷創(chuàng)新，不斷改進。其要求管理者都要做到盡職盡責(zé)，要實現(xiàn)工作的日清日結(jié)，及時檢查當(dāng)天的情況，以便及時發(fā)現(xiàn)問題。

2  實施精細化管理的必要性分析

2.1  乃是順應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢

現(xiàn)如今，雖然全球經(jīng)濟一體化使得各國之間的聯(lián)系越來越密切，彼此間的依附力也逐漸增強，尤其是全球性經(jīng)濟危機的出現(xiàn)，更是彰顯了各國聯(lián)系的緊密程度。這種密切的關(guān)系一方面會給我國政府部門帶來發(fā)展機遇，另一方面也給我國央企辦公室?guī)硇碌奶魬?zhàn)。此外，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的來臨，信息化水平在國家以及企業(yè)的發(fā)展中越來越起著舉足輕重的作用，尤其是各種新興媒體的出現(xiàn)，極大地拓寬了人們的信息獲取渠道，改變了人們的工作方式以及生活方式，較大地改變了各企業(yè)的管理方式。而精細化管理的核心在于不斷創(chuàng)新、不斷改進，那么在社會不斷發(fā)展的背景下，央企辦公室也需要與時俱進，改變自己的管理模式。故此，在央企辦公室中，將精細化管理融入其中乃是時代發(fā)展的必然趨勢。

2.2  有助于降低企業(yè)的運行成本

對于任何一個企業(yè)而言，降低成本，提高效能都非常具有實際價值。從企業(yè)層面上來看，成本乃是企業(yè)運營中十分重視的方面，只有當(dāng)企業(yè)在行業(yè)中的成本處于領(lǐng)先的地位，那么才能夠使企業(yè)形成一個有效的競爭力。而精細化的管理能夠降低企業(yè)的運行成本，因為其主要是從細節(jié)上入手，通過對最新的管理技術(shù)進行運用，以促使央企的人力、物力以及財力等資源得到充分的利用，這樣就能夠降低企業(yè)的生產(chǎn)成本。

2.3  有助于解決企業(yè)各部門之間的銜接配合問題

在企業(yè)管理中，經(jīng)常會與其他部門相互配合，以共同完成某項任務(wù)或者經(jīng)營目標(biāo)。而精細化管理強調(diào)的是一種系統(tǒng)化的管理概念，也即是在完成某個項目之時，先要有一個系統(tǒng)性的思維，然后才可以實施精細化的管理，否則就會導(dǎo)致企業(yè)各部門的不協(xié)調(diào)。

如今，在一些央企辦公室管理中，各部門的銜接配合上存在著一定的問題，表現(xiàn)在以下幾方面：（1）企業(yè)各部門的分工過細，這樣使得一些部門缺乏必要的溝通，出現(xiàn)了各自為陣的現(xiàn)象。（2）當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)一個新的問題時，部分央企會采取成立新的部門來負責(zé)解決該問題，并沒有從企業(yè)的全局管理上考慮，所以導(dǎo)致企業(yè)各部門的分工與合作上存在著障礙。

但是，精細化管理強調(diào)的是整體的配合，所秉承的也是系統(tǒng)性的管理理念，這就有助于央企辦公室管理效率的提升。

3  精細化管理的實施策略分析

辦公室具有指導(dǎo)、管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)以及監(jiān)督等職能，，在央企辦公室中，例如公文的后處理以及文稿的撰寫、網(wǎng)絡(luò)OA、辦公用品、機要保密等等屬于辦公室的管理范疇，這些工作都需要人力、物力以及財力加以支撐。辦公室的工作面非常廣，但是對工作質(zhì)量有著較高的要求，為此，必須要實現(xiàn)精細化管理，否則就會影響辦公室的工作效率。那么在央企辦公室的精細化管理中，可以從以下幾方面著手：

3.1  加強對員工的培訓(xùn)

在央企辦公室的管理中，辦公室人員的工作能力的高低，專業(yè)素質(zhì)的強弱等，會直接影響到辦公室的管理效率。因此，央企要想實現(xiàn)信息化、精細化的管理，就需要加強對員工的培訓(xùn)，提高他們的綜合素質(zhì)能力。故此，在今后的發(fā)展中，需要制定一個長期的培訓(xùn)計劃，對企業(yè)人力資源進行開發(fā)，將辦公室員工培養(yǎng)成“優(yōu)質(zhì)資源”。在教育與培訓(xùn)的過程中，需要注意以下幾點：（1）要投入一定的培訓(xùn)資金，安排他們前往其他企業(yè)參觀學(xué)習(xí)。（2）要鼓勵辦公室人員加強自我學(xué)習(xí)，要多讀書、多思考，并在企業(yè)內(nèi)部開展主題讀書活動，以提高辦公室員工的文化修養(yǎng)。（3）要有計劃、有步驟的向辦公室員工宣傳企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)與制度，并鼓勵員工分享自己的工作心得。通過培訓(xùn)與教育，以提高他們的工作能力，為辦公室的精細化管理打下良好的基礎(chǔ)。

3.2  做好辦公室的清潔工作

當(dāng)我們進入到某個企業(yè)的辦公室中，如果辦公桌面亂成一團，衛(wèi)生環(huán)境較差，那么這種辦公室會帶給人們一個怎樣的印象呢？又會給辦公室工作人員帶來怎樣的影響呢？臟亂差的環(huán)境肯定會給人一種壓抑或者不爽快的感覺，其次會讓人覺得這個企業(yè)的管理非常的混亂。因此，在辦公室管理中，需要從“清潔工程”開始，切不可將這項工作看作是小事，事實上干凈整潔的辦公環(huán)境能夠提高工作人員的辦公效率，使他們的身心愉快，更具有工作動力。那么在辦公室的衛(wèi)生清理中可以按照從以下幾方面開展，也即是整理、整頓、清掃、習(xí)慣等方面，不僅僅是清理辦公室環(huán)境，更在于讓辦公室人員都改變自己的工作以及生活習(xí)慣，使他們認識到保持辦公室干凈衛(wèi)生的重要性。

3.3  對崗位使用手冊進行完善

現(xiàn)如今，幾乎每個崗位都有著特定的工作標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)也會制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，以實現(xiàn)對企業(yè)的良好管理。但是，在一些企業(yè)中，工作標(biāo)準(zhǔn)較低，通常只是對工作職責(zé)以及上崗條件等進行明確，還沒有達到“手冊”的要求。故此，企業(yè)需要參考“手機使用手冊”，在企業(yè)辦公室中建立崗位使用手冊，手冊只是針對崗位，使每個人都能夠?qū)φ帐謨圆僮鳌．?dāng)然，要想實現(xiàn)這一點，則需要手冊具有較強的操作性，也即是對每一個崗位都按照業(yè)務(wù)以及流程來實施。如此一來，就能夠使辦公室工作人員了解自己的工作職責(zé)以及工作內(nèi)容，能夠自覺地完成自己的各項工作任務(wù)。

3.4  對績效管理體系予以完善

辦公室的工作面較為廣泛，如果僅僅憑借一個季度的績效考核很難實現(xiàn)細化管理，此外，考核也只是一個結(jié)果，在考核中有可能出現(xiàn)一些“中間隱蔽工程”，如果缺乏實時的監(jiān)管，就會導(dǎo)致考核結(jié)果不夠公正。故此，需要建立一個完善的巡查制度，要制定相應(yīng)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及制度，然后派遣管理人員展開定期或者不定期的巡視與監(jiān)督，或者是通過明察暗訪等方式進行監(jiān)督，若是遇到企業(yè)管理中有一些違規(guī)的現(xiàn)象，則需要采取工作憑單的方式，就如同交警部門開罰單一樣。這樣可以及時督促企業(yè)各部門整改各自的問題，從而提高企業(yè)的管理效率。

3.5  重視信息化以及標(biāo)準(zhǔn)化工作的開展

如果企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，那么就要對其進行維護與管理，以保證企業(yè)內(nèi)部的信息系統(tǒng)能夠健康高效的運作。而如果企業(yè)內(nèi)部沒有實現(xiàn)信息化管理的，例如，費用的管理與分析，或者是辦公用品的管理等，如果企業(yè)有條件的話，還是需要爭取信息化，如果缺乏條件，則需要建立規(guī)范性表單，以實現(xiàn)更好的管理。對于崗位手冊，如果還沒有形成標(biāo)準(zhǔn)體系，則需要及時建立標(biāo)準(zhǔn)，以便更好的指導(dǎo)實踐。

4  結(jié)語

綜上，央企辦公室要想提高自己的管理效率，就需要實施精細化的管理，這是時代發(fā)展的必然趨勢。精細化管理不僅能夠降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，還能加強各部門之間的溝通與協(xié)作，繼而提高企業(yè)的管理效率。因此，在今后的發(fā)展過程中，央企辦公室需要加強對員工的培訓(xùn)，以提高他們的工作能力，因為人在辦公室管理中發(fā)揮著巨大的作用，所以必須要予以重視。此外，要做好辦公室的清潔工作，為辦公室人員營造一個干凈衛(wèi)生的工作環(huán)境，這樣可以提高他們的工作效率；還需要對績效管理體系予以完善；需要重視信息化以及標(biāo)準(zhǔn)化工作的開展。如此，就能夠提高央企辦公室的管理效率，促進央企的進一步發(fā)展。

來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://m.xwlcp.cn/w/kj/21223.html