高校專業(yè)教研室教學檔案一體化管理體系建設研究——陜西教育

教學檔案是指在教學、科研以及教學管理等工作中直接形成的、具有保存價值的各種形式的文件資料。它全面地反映了高校教學管理、教學實踐和教學研究等工作的全貌，是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志，也是學校教學評估的重要內容之一。教研室作為學校教學與科研的基層組織，其教學檔案是反映教學思想、教學管理與實踐、教學改革與研究等教學相關活動的第一手資料，具有獨特的地位和作用。隨著高等教育改革的不斷深入，以及國家和各級政府對教學質量評估工作的重視，各高校對基層教研室檔案的建設也越來越重視。但是，由于歷史遺留和時代發(fā)展的原因，高校專業(yè)教研室層次的教學檔案建設存在一些共性的問題，嚴重制約了其效用的發(fā)揮。為了進一步規(guī)范教研室教學檔案管理工作，充分發(fā)揮教學檔案在教學管理、教學改革與建設中的作用，必須在全面分析問題成因的基礎上，制訂和完善相應的管理措施，建立起比較完備的教學檔案管理體系，也為正在實施的專業(yè)課一體化教學提供重要的保障。
教學檔案存在的主要問題
從筆者調研的情況來看，高校教研室檔案在建設方法、建設內容、管理制度和效用發(fā)揮方面均存在許多亟需解決的問題。
1.教研室檔案管理人員的專業(yè)素質有待于進一步提高，教學檔案的建設方法有待于進一步改進
教研室作為學校最基本的教學單位，一般并沒有專職的檔案管理人員，所有的檔案建設和管理工作均是由沒有經過專業(yè)培訓的普通教員承擔。因此，在檔案建設和管理的具體工作中，往往在材料收集、分類編目、保管維護等方面存在著隨機性、非科學性、非專業(yè)化的特征。另一方面，很多教研室雖然平時開展了大量的工作，但由于沒有一個明確的教學檔案建設方案，許多經驗沒有總結提煉，許多資料沒有以妥善的形式進行分類管理，時間久了，很多重要的資料遺失，許多好的經驗沒有得到傳承和推廣；同時，由于缺乏專業(yè)的管理、分類編目以及專人管理，在需要資料時，往往難以找到，從而使教學檔案的利用功能大打折扣。
2.教學檔案的內容不齊全，不規(guī)范
由于教研室檔案管理普遍起步較晚，制度不夠健全，檔案建設的內容不明確，造成一些歸檔材料無章可循，從而導致檔案材料內容不齊全，缺乏規(guī)范性和整體性。
3.教學檔案的管理制度不夠健全，管理方法和管理手段比較落后
首先，多數(shù)教研室的教學檔案是教員兼職管理，教員既承擔著艱巨的教學任務，又有科研的壓力，能夠用在檔案管理上的時間非常少，加上教研室一般沒有明確的檔案管理制度，從而造成檔案的管理比較混亂。其次，多數(shù)教研室的檔案管理還采用比較原始的手工操作方法，主要以紙質的形式進行檔案的收集和歸檔，還未將比較先進的數(shù)字化技術引入到檔案管理中，嚴重影響了檔案管理的效率。此外，一些領導對檔案管理存在誤區(qū)，對檔案工作的重視不夠，資金投入不到位，也是造成檔案管理比較落后的原因。
4.教學檔案的利用率比較低，服務教學的功能沒有得到充分發(fā)揮
在實際的工作中，檔案管理人員更加注重檔案的完整性，以檔案的完好保存作為終極目標。因此，他們特別注重保護檔案不受損壞，對合理利用檔案考慮得較少。這也就造成了檔案借閱比較困難，甚至一般人員根本無法借閱。據(jù)統(tǒng)計，高校檔案的利用率一般在20%以下。
為了進一步規(guī)范教研室的教學檔案管理，充分發(fā)揮其在教學管理、教學改革、教學研究和學科評估等各項工作中的作用，逐步實現(xiàn)教學檔案管理的規(guī)范化、標準化，筆者結合自己的工作實際和體會，從教研室教學檔案建立的方法、教學檔案應涵蓋的內容、教學檔案的管理制度和教學檔案利用價值最大化的途徑等幾個方面進行探討，希望能夠為建立起比較完備的教研室教學檔案管理體系提供一些有益的建議。
教學檔案管理體系建設的若干問題
1.教學檔案建立的方法與途徑
由于教學檔案建設工作量非常大、過程繁雜，要確保教研室教學檔案的真實性、完整性和準確性，就必須尋找行之有效的建設方法。根據(jù)筆者多年從事教學管理的經驗體會，我們認為應采用以下措施，以保證教研室教學檔案建設的標準化和規(guī)范化。（1）強化全體教員的檔案意識，全員建檔。由于教研室沒有必要也不可能設立專職的檔案管理人員，這就要求在檔案建設的過程中充分調動全體人員的積極性。教研室要把檔案建設列入教研室工作計劃，統(tǒng)一教員思想，讓教員認識到教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學工作的重要組成部分，是每個教員的義務。（2）結合教研室的實際，制訂合理的規(guī)章制度，使得教學檔案的收集、整理、保存和歸檔有章可循。有條件的可以建立專門的檔案室對教學檔案進行保存。（3）堅持檔案材料的及時歸檔，確保教學檔案的實時更新。設立時間節(jié)點制度，每周由值班員負責收集整理各位教師本周內的工作，交檔案員分類保存。
2.教學檔案的建設內容
為了最大限度地符合教學規(guī)律和教學管理的需要，在調研一些高校做法的基礎上，我們認為教研室教學檔案的內容應該主要包括：①綜合性文件；②師資培養(yǎng)；③專業(yè)與課程建設；④教學條件與利用情況；⑤教學管理和質量資料；⑥特色類材料。同時，為了保證教學檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和連續(xù)性，還應該配備教學檔案的相關目錄和保存時間。
3.教學檔案的管理制度
為了更好地發(fā)揮教研室教學檔案的作用，就必須從檔案建設的觀念、管理措施和管理制度等方面加強建設。事實上，完善教研室的檔案管理制度，加強教研室的教學檔案管理，是高校的重要基礎建設之一，也是加強高校管理、深化教學改革的重要體現(xiàn)。筆者在調研院系有關檔案管理的規(guī)章制度的基礎上，結合教研室的實際情況，認為應從以下幾個方面加強教研室的教學檔案管理：（1）建立教學檔案管理責任人制度。根據(jù)教研室的實際情況，教研室主任應為教研室教學檔案的責任人，同時明確一名教員擔任兼職檔案員，負責做好以下各個方面的工作。一是做好本教研室教學文件材料的收集工作；二是將收集的材料定期組卷裝訂，進行規(guī)范化和標準化處理；三是做好平時的保管工作，對教員借用檔案材料作好登記，并注意按時催繳歸還。（2）實行教學檔案定期檢查制度，形成規(guī)范教學檔案管理的長效機制。教研室每學期對現(xiàn)有的檔案材料進行一次集中整理、分類歸檔，然后由系和學校組織兩個層面的專項檢查，提出整改意見，教研室按照意見進行整改，做到“以檢促建，以檢促改，檢建結合，重在建設”。（3）實行檔案員定期培訓制度，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務素質。由于教研室沒有專門的檔案管理員，檔案的收集和管理方面往往存在非專業(yè)性、非科學性的特征。因此，檔案管理員要不斷提高自身的業(yè)務素質和管理水平，不斷學習與現(xiàn)代檔案管理相關的理論、技術和方法，以提高教學檔案的利用價值。另外，高校教研室教學檔案有其自身的特點，檔案管理員要解放思想、更新觀念，不斷尋求高校教學檔案與一般檔案的異同，同時針對這種特點尋求適合教研室檔案管理的新方法和途徑。
4.教學檔案的作用最大化途徑
建立教學檔案的目的是充分利用教學檔案，為各類教學活動服務，提高教學水平。教學檔案利用程度的高低，關鍵在于能否制訂一套合適的方案，便于教學檔案的查閱使用。筆者認為，在實際工作中應采取以下措施，以發(fā)揮檔案資源的應有價值。一是要提高教學檔案建設的信息化水平。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案建設也要與時俱進，充分發(fā)揮現(xiàn)代科學技術的作用。在重視傳統(tǒng)紙質檔案的同時，逐步加強電子檔案的建設，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學化和網(wǎng)絡化。二是要在檔案管理中，充分體現(xiàn)“以人為本”的思想。在不破壞檔案的保密性和完整性的同時，對盡可能多的人員進行開放。同時要根據(jù)不同人員的具體需求，制訂有針對性的開發(fā)計劃以及查閱、借閱相關制度，提高借閱人的利用效率。三是檔案管理人員要“走出去”，及時有效地利用反饋信息。分析借閱人的反饋信息并加以整改，是提高檔案利用價值的有效手段。因此，檔案員要及時主動地了解教學檔案的使用效果，對反饋回來的信息進行分析研究，及時發(fā)現(xiàn)存在的不足并加以改進。
結 語
總之，建立教研室的教學檔案一體化管理體系，目的是為了使教學檔案更加全面、及時、準確地反映各項教學活動，更好地為教學科研服務，為提高人才培養(yǎng)質量服務。為此，必須不斷創(chuàng)造性地發(fā)展教學檔案管理體系，使之成為一種與時俱進的力量，在服務教學的過程中不斷煥發(fā)出新的活力。
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