淺議檔案信息資源的開發(fā)與利用-檔案論文

檔案是各方面活動(dòng)的真實(shí)紀(jì)錄，能夠迅速、準(zhǔn)確地提供社會(huì)利用的信息資源，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)快速發(fā)展提供原始決策依據(jù)，對深化改革，發(fā)展經(jīng)濟(jì)，推動(dòng)科技進(jìn)步，提高國民素質(zhì)具有促進(jìn)作用。開發(fā)利用檔案信息資源是檔案工作自身價(jià)值的真正體現(xiàn)，是增強(qiáng)檔案工作生命力的一項(xiàng)重要工作，也是衡量檔案工作好壞的重要標(biāo)志。
一、開發(fā)檔案信息資源的含義及其重要性
信息資源是人們在社會(huì)實(shí)踐中自然形成的若干信息對人類社會(huì)的現(xiàn)在、未來和研究歷史具有使用價(jià)值的那些信息。檔案信息資源是把信息資源的內(nèi)容、范圍限定在檔案之內(nèi)，它不包括情報(bào)、圖書等信息資源。換言之，在人類社會(huì)總的信息資源中，屬于檔案方面的信息資源稱之為檔案信息資源。
開發(fā)檔案信息資源的重要問題在于如何把檔案信息充分開發(fā)出來，為提高經(jīng)濟(jì)效益提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。大力開發(fā)檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，利用檔案中的生動(dòng)素材向群眾進(jìn)行政治思想教育可以收到好的效果，是加強(qiáng)社會(huì)主義精神文明建設(shè)的需要；新時(shí)期檔案管理不能局限于收集、整理、保管、借閱等固有鏈條和傳統(tǒng)模式上，應(yīng)當(dāng)通過對檔案信息的有效加工整理，把檔案信息與市場流通有機(jī)地結(jié)合起來，及時(shí)為黨和政府的決策提供信息服務(wù)，并努力使之轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，才能提高經(jīng)濟(jì)效益，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
二、檔案信息資源開發(fā)利用中存在的問題
我國檔案信息資源雖然很豐富，越來越多的人已認(rèn)識(shí)到它的價(jià)值，但是檔案利用率還很低，沒有發(fā)揮它們應(yīng)有的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。在開發(fā)利用中依然存在很多問題。
（一）檔案觀念不強(qiáng)，檔案意識(shí)淡薄。
有些單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，全員的檔案意識(shí)不高。有的認(rèn)為檔案室是可有可無的，檔案材料自己保管比較方便使用；有的認(rèn)為檔案只要保存好，在需要用時(shí)能找到就行。對檔案作為一種重要的信息資源認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)識(shí)不到檔案的重要作用，阻礙了檔案信息的開發(fā)利用。一部分檔案工作者安于現(xiàn)狀，認(rèn)為查閱、借閱、調(diào)閱、復(fù)印檔案就是其唯一的價(jià)值，重視管理輕視利用，阻礙了檔案信息的開發(fā)和利用。
（二）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。
在檔案信息資源開發(fā)利用中，檔案工作者是檔案開發(fā)利用環(huán)節(jié)中不可缺少的關(guān)鍵要素之一。但是現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是普遍存在的問題?；鶎訖n案人員對檔案管理的觀念仍停留在對檔案實(shí)體的管理上，而不去考慮怎樣開發(fā)利用檔案；專職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。
（三）檔案利用的管理方式陳舊落后，載體單一。
目前，各級檔案部門的檔案檢索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低。這樣的管理模式，限制了檔案資源的有效開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動(dòng)頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。三、檔案信息資源開發(fā)利用的對策及建議
檔案信息資源開發(fā)利用的實(shí)質(zhì)就是根據(jù)社會(huì)的客觀需求，深入挖掘檔案信息資源，為社會(huì)提供高效利用服務(wù)。
（一）改變觀念，提高認(rèn)識(shí)。
檔案部門要有效的開發(fā)利用檔案信息資源，首先必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立主動(dòng)服務(wù)觀念、開放觀念、競爭觀念、協(xié)作觀念和市場觀念五種全新的觀念。在平時(shí)為檔案利用者提供服務(wù)的基礎(chǔ)上，采取檔案編研、展示、媒體宣傳、印發(fā)史料、開放公布檔案信息資源等手段，拓寬信息開發(fā)渠道，主動(dòng)服務(wù)，打破過去那種你來我找的被動(dòng)局面，做好服務(wù)創(chuàng)新工作。在檔案信息的傳播手段上，要打破常規(guī)，充分利用檔案部門信息開發(fā)的優(yōu)勢，通過各種有效的傳播手段，不斷擴(kuò)大檔案信息開發(fā)工作的社會(huì)影響。
（二）提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，造就新型檔案專業(yè)人才?，F(xiàn)代檔案信息開發(fā)工作涉及到多方面的知識(shí)，這就要求檔案人員拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。專業(yè)知識(shí)是檔案管理人員的專業(yè)技能，是完成檔案工作的重要因素。工作人員不但要有扎實(shí)的工作作風(fēng)，還要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)精神，堅(jiān)持學(xué)以致用，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展。只有不斷補(bǔ)充自己的業(yè)務(wù)知識(shí)，突出專業(yè)性、現(xiàn)實(shí)性、實(shí)用性，學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化，并良好的運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，才能適應(yīng)多方面工作的需要。用計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行檢索、編研、統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)文件與檔案信息資源的數(shù)字化及檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，大大提高工作效率和檔案信息開發(fā)效益。
（三）豐富并改善檔案信息資源結(jié)構(gòu)，建立檔案信息資源保障體系。
檔案部門要加強(qiáng)檔案的接收和征集工作，擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，要堅(jiān)持檔案數(shù)量與質(zhì)量并重的原則，一方面要合理擴(kuò)大接收范圍，另一方面控制接收檔案的質(zhì)量。通過多種方式，多層次、多渠道地征集檔案資料。首先要在收藏的種類和形式上做些拓展。既要有反映機(jī)關(guān)日常工作的檔案，也要有典型單位的檔案；既要有文書檔案，又要有科技檔案、專業(yè)檔案、人物檔案；既要有現(xiàn)代檔案，又要有歷史檔案；從檔案載體看，既要有紙質(zhì)檔案，又要有膠片、磁性和電子檔案等。力爭建成檔案數(shù)量充足，內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源保障體系。要改變單位檔案信息資源的分散治理體制，設(shè)立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案。
隨著生產(chǎn)力水平的提高，社會(huì)實(shí)踐的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)對檔案的需要也出現(xiàn)了多樣化和個(gè)性化的趨勢。我們應(yīng)積極采取措施，打破封閉保守的工作局面，面向經(jīng)濟(jì)、面向社會(huì)，主動(dòng)采取一切積極手段，將檔案中的有用信息及時(shí)開發(fā)出來，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)，使檔案工作由單純地注重社會(huì)效益轉(zhuǎn)變到注重社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益上來。