高?？蒲薪?jīng)費(fèi)內(nèi)部控制研究——以K高校為例

科技創(chuàng)新是第一生產(chǎn)力，科研經(jīng)費(fèi)作為高校資金重要來源之一，體現(xiàn)了高校的綜合實(shí)力。然而，我國內(nèi)部控制理論和實(shí)踐的發(fā)展起步晚，目前一些高校財(cái)務(wù)管理體系還未做出調(diào)整，科研經(jīng)費(fèi)管理相對滯后，為了提高資金使用效益，為高?？蒲谢顒?dòng)提供有力的保障，加強(qiáng)高校內(nèi)部控制建設(shè)工作勢在必行。依據(jù)國家發(fā)布的相關(guān)政策及科研活動(dòng)的特點(diǎn)，高校科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制主要包含科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制環(huán)節(jié)，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)收支環(huán)節(jié)，項(xiàng)目驗(yàn)收及資金結(jié)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，高校應(yīng)圍繞科研經(jīng)費(fèi)生命周期環(huán)節(jié)對其分析和管控。

一、K高?？蒲薪?jīng)費(fèi)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

  K高校近年來成立了內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組、工作小組和監(jiān)督檢查工作小組，明確了各小組的職責(zé)分工。明確了內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察、預(yù)算、收支、采購、資產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目、合同業(yè)務(wù)的歸口管理部門及各部門在內(nèi)部控制工作中的職責(zé)分工。2020年發(fā)布了《關(guān)于印發(fā)〈K大學(xué)“三重一大”決策制度實(shí)施辦法〉的通知》，針對不同級別決策事項(xiàng)明確審批權(quán)限，規(guī)定具體的決策原則，確定議事決策的工作流程。2021年發(fā)布了《關(guān)于印發(fā)〈K高校內(nèi)部控制制度〉的通知》，完善了內(nèi)部控制制度建設(shè),并且建立了關(guān)鍵崗位輪崗機(jī)制。

（一）預(yù)算編制環(huán)節(jié)

K高校實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，責(zé)任到人”的預(yù)算管理體制，校長作為科研工作的主要負(fù)責(zé)人，財(cái)務(wù)處，科技處，實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，審計(jì)處和各學(xué)院密切配合，履行各自職責(zé)，完成科研項(xiàng)目管理工作。發(fā)布了《K高校預(yù)算管理辦法》、《K高校預(yù)算管理辦法實(shí)施細(xì)則》等文件，指出科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)編制項(xiàng)目預(yù)算，經(jīng)學(xué)院，科技處，財(cái)務(wù)處審核其經(jīng)濟(jì)性與合理性，任何一環(huán)節(jié)審核不通過返回上一級申請人手中繼續(xù)修改直至通過。

（二）資金管理環(huán)節(jié)

1.科研經(jīng)費(fèi)收入業(yè)務(wù)

  科研項(xiàng)目立項(xiàng)后，經(jīng)費(fèi)到校后，科技處負(fù)責(zé)通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人辦理經(jīng)費(fèi)上帳手續(xù)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人附任務(wù)書，合同，預(yù)算表，簽字認(rèn)領(lǐng)；財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)人員通過科技處下達(dá)的項(xiàng)目直接費(fèi)用，間接費(fèi)用及項(xiàng)目編號入賬；經(jīng)費(fèi)上賬后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人登錄財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺，進(jìn)行經(jīng)費(fèi)報(bào)銷。

2.科研經(jīng)費(fèi)支出業(yè)務(wù)

  K高校近年來科研支出主要集中在實(shí)驗(yàn)材料費(fèi)，差旅費(fèi)，測試化驗(yàn)加工費(fèi)，設(shè)備費(fèi)和勞務(wù)費(fèi)。

（1）材料費(fèi)及測試化驗(yàn)加工費(fèi)內(nèi)部控制制度

采購金額小于五萬元自行購買，大于五萬元需要到采購中心辦理合同；報(bào)銷時(shí)，發(fā)票上需要列明材料清單或加工明細(xì)，否則需要附加開票單位財(cái)務(wù)專用章的材料明細(xì)清單。

（2）差旅費(fèi)內(nèi)部控制制度

  K高校緊跟國家政策辦法，更新了學(xué)校差旅費(fèi)管理辦法，規(guī)定教師出差期間路費(fèi)，住宿費(fèi)及會(huì)議費(fèi)均需要使用公務(wù)卡支付，出差結(jié)束后根據(jù)公務(wù)卡支付記錄及發(fā)票報(bào)銷，公務(wù)卡收款單位必須與開具發(fā)票單位一致，規(guī)定兩天以上行程必須有住宿發(fā)票或住宿證明，否則整個(gè)行程不予報(bào)銷；財(cái)務(wù)系統(tǒng)上劃分人員級別，將人員級別和經(jīng)費(fèi)報(bào)銷限額掛鉤，超過限額不予報(bào)銷。

（3）設(shè)備費(fèi)

  K高校規(guī)定單價(jià)大于1000元的設(shè)備需要國資處進(jìn)行是否入固定資產(chǎn)的判定手續(xù)，學(xué)院及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要對設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，對于10萬元以上的設(shè)備，同時(shí)需要實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處人員驗(yàn)收，對于需要入固定資產(chǎn)的設(shè)備要履行政府采購流程

（4）勞務(wù)費(fèi)

科研項(xiàng)目發(fā)放勞務(wù)費(fèi)，須在學(xué)校酬金申報(bào)系統(tǒng)中錄入人員信息，勞務(wù)費(fèi)發(fā)放表須由領(lǐng)款人簽字，且一般情況下不允許他人代領(lǐng)勞務(wù)費(fèi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)性、合理性、相關(guān)性負(fù)責(zé)。

（三）項(xiàng)目驗(yàn)收及資金結(jié)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)

科研經(jīng)費(fèi)外撥，應(yīng)以項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目合同、計(jì)劃任務(wù)書或外撥合同為依據(jù)項(xiàng)目通過結(jié)題驗(yàn)收后，財(cái)務(wù)清理項(xiàng)目借款事項(xiàng)并辦理結(jié)賬手續(xù)，結(jié)題后的結(jié)余經(jīng)費(fèi)，如果相關(guān)管理辦法或者合同有明確規(guī)定的，結(jié)余資金嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)。

二、K高?？蒲薪?jīng)費(fèi)內(nèi)部控制存在問題

（一）缺少獨(dú)立的內(nèi)部控制管理職能部門及部門間信息共享系統(tǒng)

K高校于2021年開始組建“內(nèi)部控制建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，內(nèi)部控制建設(shè)工作暫由學(xué)校財(cái)務(wù)部門兼職完成，但財(cái)務(wù)處的工作與科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)密不可分，由財(cái)務(wù)處牽頭完成內(nèi)部控制制度建設(shè)效果并不理想；學(xué)校審計(jì)處負(fù)責(zé)對單位內(nèi)部控制制度建設(shè)與實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督檢查，然而在實(shí)踐工作中，監(jiān)督工作進(jìn)展緩慢；上述表明K高校管理層對內(nèi)部控制建設(shè)的重視程度不夠，影響了整體內(nèi)部控制的效果。其次，K高校沒有建立部門間的信息共享系統(tǒng)，學(xué)校財(cái)務(wù)處，科技處，采購處，設(shè)備管理處的辦公軟件停留在處理本部門的業(yè)務(wù)上，各部門獨(dú)立運(yùn)行各自數(shù)據(jù)管理平臺，不能實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的信息共享，科研人員與科技處業(yè)務(wù)人員不能及時(shí)溝通，無法實(shí)時(shí)掌握及時(shí)剩余經(jīng)費(fèi)情況，溝通效率較低，有些科研人員會(huì)提前開具發(fā)票，容易造成科研經(jīng)費(fèi)的超支使用。

（二）科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)部控制執(zhí)行不到位

K高校財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)收集審核科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算數(shù)據(jù)，科研人員負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目預(yù)算，但是科研人員對預(yù)算科目包括的范圍存在理解偏差，科研人員只顧爭取期望經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致預(yù)算編制范圍不全面且不詳細(xì)，后續(xù)科研項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行不到位，為科研資金的使用留下隱患。而財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算表，只關(guān)注預(yù)算數(shù)字比例的合規(guī)性，缺乏預(yù)算批復(fù)的科學(xué)性。

預(yù)算執(zhí)行過程中，K高校為了深化國家“放管服”改革精神，出臺了相關(guān)制度，規(guī)定科研項(xiàng)目設(shè)備費(fèi)不允許調(diào)增，直接費(fèi)用在一定金額內(nèi)可以不超過一定比例自行調(diào)整。但是在執(zhí)行過程中，出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度和項(xiàng)目進(jìn)度不匹配時(shí)，科研人員為了順利結(jié)題驗(yàn)收，進(jìn)行過多的預(yù)算調(diào)整，給科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn)。

（三）科研經(jīng)費(fèi)支出缺乏有效控制

1.科研經(jīng)費(fèi)支出監(jiān)管存在形式風(fēng)險(xiǎn)

K高校經(jīng)費(fèi)管理模式為垂直式，學(xué)校歸口職能部門負(fù)有監(jiān)管責(zé)任，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為主要責(zé)任人，學(xué)院為二級單位，項(xiàng)目支出在預(yù)算控制的額度內(nèi)，經(jīng)相關(guān)部門批復(fù)后，自主支出。學(xué)?？蒲腥藛T多，課題數(shù)量大，審批單據(jù)較多，加大了審批者的工作難度，院長為學(xué)院科研經(jīng)費(fèi)的負(fù)責(zé)人，院長除了自己的科研任務(wù)教學(xué)任務(wù)外，工作量大，導(dǎo)致簽字審批流于形式。

材料費(fèi)和測試化驗(yàn)加工費(fèi)為科研項(xiàng)目支出類別占比較高部分，單據(jù)多且總金額大，會(huì)出現(xiàn)拆分報(bào)銷規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，一定周期內(nèi)，同一項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向同一家單位累計(jì)支付超過規(guī)定金額5萬以上，或者發(fā)票連號，在不同時(shí)間拆分報(bào)銷；還會(huì)出現(xiàn)使用已報(bào)銷完成的合同進(jìn)行重復(fù)報(bào)銷，套取科研經(jīng)費(fèi)的行為；財(cái)務(wù)處對供應(yīng)商的產(chǎn)品是否具有經(jīng)濟(jì)效益無法判斷，對于是否真實(shí)購買專用材料也無法核實(shí)，缺少對材料真實(shí)性驗(yàn)證的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致報(bào)銷內(nèi)控流程在一定程度上也只僅限于形式。

在報(bào)銷差旅費(fèi)中，參加會(huì)議的有會(huì)議邀請通知，一定程度上起到內(nèi)部控制作用，但是其他無邀請函或通知的差旅，出差審批表并不能給科研人員出行產(chǎn)生限制，分管領(lǐng)導(dǎo)也無法實(shí)時(shí)監(jiān)控出差的合理性，事前審批制度無法得到有效執(zhí)行，屬于財(cái)務(wù)報(bào)銷一大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

勞務(wù)費(fèi)形式風(fēng)險(xiǎn)主要存在于勞務(wù)費(fèi)的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)放內(nèi)容都是由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自主決定，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字后，其他相關(guān)部門簽字后即可報(bào)銷，而對于經(jīng)費(fèi)是否真正發(fā)放到勞務(wù)對象手中，無法驗(yàn)證。

需要通過政府采購招標(biāo)的設(shè)備，存在未嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理的情況，出現(xiàn)先自行采購，后通過采購處招標(biāo)中心補(bǔ)辦手續(xù)現(xiàn)象，在設(shè)備驗(yàn)收時(shí)，許多驗(yàn)收管理員未親自到設(shè)備放置處檢查及驗(yàn)收設(shè)備，設(shè)備采購管理存在風(fēng)險(xiǎn)。                                                     

2.集中報(bào)賬現(xiàn)象嚴(yán)重

  K高校出現(xiàn)年底集中報(bào)賬嚴(yán)重的現(xiàn)象，2020年推行網(wǎng)上報(bào)賬后，雖然年底排隊(duì)現(xiàn)象減少，但是集中報(bào)賬仍舊影響財(cái)務(wù)人員的工作。表1統(tǒng)計(jì)了該校2020年至2022年各季度科研項(xiàng)目支出情況。

    表1：K高校2020-2022年各季度科研項(xiàng)目支出情況統(tǒng)計(jì)表（單位：萬元）

根據(jù)K高校2020-2022年各季度科研項(xiàng)目支出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)繪制2020-2022年各季度科研經(jīng)費(fèi)支出占比曲線圖，發(fā)現(xiàn)該?？蒲兄С鲋鹉晟仙?，2022年由于疫情封校半年導(dǎo)致總支出下降，K高校第一和第三季度科研項(xiàng)目支出占比較低，而第四季度出現(xiàn)顯著的資金流出，出現(xiàn)了明顯的季節(jié)性，扎堆報(bào)銷現(xiàn)象嚴(yán)重。年底科研經(jīng)費(fèi)集中報(bào)銷反映了科研人員對于科研經(jīng)費(fèi)的使用無計(jì)劃，年底迫于資金收回的壓力，盲目用錢；同時(shí)反應(yīng)出K高校在項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行過程中缺乏中期檢查環(huán)節(jié)，資金使用過程缺乏科學(xué)性。

3.崗位人員缺乏專業(yè)度

K高校不相容崗位安排比較合理，但是并未配置專門負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目賬務(wù)人員，并且在2019年政府會(huì)計(jì)制度實(shí)施后，會(huì)計(jì)雙分錄形式出現(xiàn)，財(cái)務(wù)處工作任務(wù)重，工作內(nèi)容對財(cái)務(wù)軟件的信息化程度要求提高，財(cái)務(wù)人員只了解自己崗位工作業(yè)務(wù)，缺乏對其他科室業(yè)務(wù)的了解，不利于科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的內(nèi)部控制；同時(shí)，學(xué)生代報(bào)賬現(xiàn)象嚴(yán)重，學(xué)生不了解業(yè)務(wù)流程，對專業(yè)問題無法及時(shí)處理，這也加重了財(cái)務(wù)報(bào)賬的壓力。

三、優(yōu)化高?？蒲薪?jīng)費(fèi)內(nèi)部控制的建議

（一）構(gòu)建良好科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制環(huán)境

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)提升對科研經(jīng)費(fèi)的重視程度，成立科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制小組，組內(nèi)具備有會(huì)計(jì)、審計(jì)、科研專業(yè)知識的隊(duì)員，隊(duì)員在財(cái)務(wù)處、審計(jì)處、二級學(xué)院、國資處、科技處之間輪派，從而提高團(tuán)隊(duì)人員業(yè)務(wù)能力，熟悉業(yè)務(wù)流程；定期組織培訓(xùn)和學(xué)院走訪，了解科研人員在科研經(jīng)費(fèi)支出過程中遇到的問題，通過培訓(xùn)提升科研人員的內(nèi)部控制知識水平，提高教師的風(fēng)險(xiǎn)意識，創(chuàng)建良好的科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制環(huán)境同時(shí)應(yīng)該培養(yǎng)具備專業(yè)知識的科研助理，在二級院系及大型科研項(xiàng)目課題組設(shè)置科研助理崗，財(cái)務(wù)人員定期進(jìn)行科研助理培訓(xùn)，提升科研助理的服務(wù)質(zhì)量，更好的銜接師生、財(cái)務(wù)處及其他部門的溝通，減輕財(cái)務(wù)人員與科研人員的工作壓力。

為了提高高校科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制建設(shè)工作的科學(xué)性，高校應(yīng)該統(tǒng)籌財(cái)務(wù)處和科技處的信息數(shù)據(jù)平臺，形成智能化信息共享系統(tǒng)，使科研人員全面直觀的了解科研經(jīng)費(fèi)支出情況，合理估計(jì)本年度科研項(xiàng)目支出計(jì)劃，更準(zhǔn)確的進(jìn)行預(yù)算申報(bào)，避免經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)；智慧財(cái)務(wù)平臺還可以促進(jìn)科研項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行管理，提高科研項(xiàng)目驗(yàn)收的功能性，降低材料與資產(chǎn)流失的可能性。

（二）加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)部控制

高校應(yīng)該成立專門的科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算委員會(huì)，由財(cái)務(wù)、審計(jì)及相關(guān)科研管理領(lǐng)域的專家構(gòu)成，給科研項(xiàng)目申報(bào)者提供預(yù)算申報(bào)講座，提高預(yù)算申報(bào)的科學(xué)性實(shí)行多重把關(guān)審核制度，二級學(xué)院，預(yù)算委員會(huì)及財(cái)務(wù)處的預(yù)算管理崗測算項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的支出，給出合理的預(yù)算批復(fù)。

在預(yù)算執(zhí)行過程中，嚴(yán)格把控預(yù)算調(diào)整，當(dāng)預(yù)算調(diào)整超過一定金額時(shí)需要二級院系及科技部門審批，利用智能化信息平臺，建立數(shù)據(jù)共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)預(yù)算調(diào)整信息化；預(yù)算調(diào)整需要經(jīng)過科研預(yù)算委員會(huì)的論證，審核其是否有調(diào)整的必要，將項(xiàng)目的財(cái)務(wù)信息及合同等數(shù)據(jù)通過信息平臺共享，實(shí)時(shí)通過預(yù)算控制來保證會(huì)計(jì)核算和預(yù)算的一致性，任何部門對數(shù)據(jù)調(diào)整提出疑問時(shí)，審計(jì)部門配合項(xiàng)目審計(jì)事中審計(jì)，防范經(jīng)費(fèi)亂支風(fēng)險(xiǎn)。

（三）加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)收支業(yè)務(wù)控制

K高校應(yīng)該定期對重大科研項(xiàng)目支出進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常支出情況，提高科研經(jīng)費(fèi)的使用效率，對于交易金額較大或者頻率較高的交易采取實(shí)物對賬，將賬務(wù)與實(shí)物一一對應(yīng)；建立智慧財(cái)務(wù)平臺，上線差旅審批平臺和會(huì)議審批系統(tǒng)，確保事前完成審批手續(xù)，降低事后補(bǔ)手續(xù)風(fēng)險(xiǎn)，增加合同信息填報(bào)功能，合理啟用預(yù)警規(guī)則，利用財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行稽核，防止重復(fù)使用合同報(bào)銷及拆分合同報(bào)銷；同時(shí)加大落實(shí)責(zé)任，項(xiàng)目人加強(qiáng)把控，對故意規(guī)避政府采購的拆分采購行為進(jìn)行制止；對于10萬元以上的固定資產(chǎn)驗(yàn)收，要求國資處、財(cái)務(wù)處、使用部門聯(lián)合進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收，減少光憑單據(jù)驗(yàn)收的現(xiàn)象；

 科研人員及課題財(cái)務(wù)助理積極關(guān)注結(jié)余資金的使用進(jìn)度,合理利用資金,提高資金的使用效益,避免有些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為了科研經(jīng)費(fèi)不被收走,突擊集中報(bào)銷導(dǎo)致不規(guī)范支出,加大財(cái)務(wù)報(bào)銷工作壓力;對于學(xué)校統(tǒng)籌管理的結(jié)余資金,應(yīng)該進(jìn)行制度化管理,出具明確的文件規(guī)定結(jié)余資金使用范圍,支出審批流程等,方便科研人員使用及各部門監(jiān)督。

 高校應(yīng)該提高內(nèi)部審計(jì)的職能范圍和審計(jì)工作質(zhì)量，貫徹國家放管服政策的同時(shí)，做到放而不亂，及時(shí)分析科研經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況和實(shí)物資產(chǎn)的購置情況，發(fā)現(xiàn)監(jiān)管盲點(diǎn)，提出改進(jìn)建議，必要時(shí)可以聘請外部高級審計(jì)人才，強(qiáng)化審計(jì)部門的監(jiān)督力度。加強(qiáng)事中事后監(jiān)管，創(chuàng)新監(jiān)督檢查方式，推進(jìn)監(jiān)督檢查數(shù)據(jù)匯交共享和結(jié)果互認(rèn)，減少過程檢查，充分利用大數(shù)據(jù)等信息手段提高監(jiān)督檢查效率。

四、結(jié)語

  近年來，國家陸續(xù)出臺了一些列措施改革和完善科研經(jīng)費(fèi)的管理，在實(shí)施擴(kuò)大科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理自主權(quán)、減輕科研人員事務(wù)性負(fù)擔(dān)等創(chuàng)新“松綁”措施的同時(shí)，也提出了充分利用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)動(dòng)態(tài)監(jiān)管經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督檢查要求，以此確保經(jīng)費(fèi)合理規(guī)范使用。在新形勢下，充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)手段加強(qiáng)高校經(jīng)費(fèi)動(dòng)態(tài)監(jiān)管，對于高校防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、提高資金使用效益具有重要的意義。本文以K高校為例，對該校每個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行了梳理，給出了相應(yīng)的建議，以期對大眾高?？蒲薪?jīng)費(fèi)內(nèi)部控制有幫助。

文章來源：《商業(yè)觀察》  http://m.xwlcp.cn/w/jg/125.html