人事檔案信息化利用系統(tǒng)構(gòu)建——讓數(shù)據(jù)和信息跑起來

當前，正處于信息化全面滲透、跨界融合、加速創(chuàng)新并引領(lǐng)發(fā)展的新階段。新一代信息技術(shù)，如云計算、物聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)等，以其深刻的影響力和穿透力，正在對人類的生產(chǎn)活動、生活方式和思維模式進行前所未有的變革。在此背景下，人事檔案信息化作為一個特殊的領(lǐng)域，亟待運用信息安全、物聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合管理和協(xié)同應(yīng)用。

根據(jù)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》和《人事檔案工作條例》的指導(dǎo)方針，應(yīng)該順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢，注重運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及信息化手段來提升檔案工作的信息化水平，但是如何借鑒現(xiàn)代信息技術(shù)，促進數(shù)據(jù)動態(tài)流動、信息活躍，仍需進行積極探索。解決這一挑戰(zhàn)的關(guān)鍵在于，需要按照國家相關(guān)標準和要求來加強檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，同時，還需提升檔案信息采集、處理、傳輸和利用的能力，努力建立安全、便捷、共享且高效的人事檔案信息化管理體系。推動人事檔案信息化的發(fā)展，從而實現(xiàn)人事工作的信息化和智能化。

1.底層技術(shù)與框架

在現(xiàn)行的人事檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，我們提出了一個基于統(tǒng)一標準的資源體系。該體系的總體目標在于構(gòu)建一個能夠匯集多類、多級信息的平臺，并實現(xiàn)各類信息的整合以及層級間的信息共享。同時，我們還計劃創(chuàng)建一個集成化、數(shù)據(jù)化、規(guī)范化、智能化的業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺，以便實現(xiàn)跨部門和跨角色間的協(xié)同工作，進一步提升工作效率。建立一個具有良好的集成性、可擴展性和安全性的應(yīng)用支撐平臺。這個平臺將滿足門戶集成、數(shù)據(jù)集成和大規(guī)模應(yīng)用的需求。它還將提供豐富的輔助決策信息服務(wù)，為人才管理工作提供精準主動的信息服務(wù)。這將推動組織系統(tǒng)工作管理向精細化、智能化方向發(fā)展，并進一步提高工作效率。

1.1全面采用數(shù)字化技術(shù)：提升管理效率和數(shù)據(jù)安全

基于人事檔案的信息管理、監(jiān)督管理、人事審查以及數(shù)字化建設(shè)等核心工作，構(gòu)建了一個全面的框架。該框架包含人事檔案管理規(guī)范和標準的制定、硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的搭建、人事檔案數(shù)字信息資源庫的構(gòu)建、人事檔案信息管理平臺的創(chuàng)建以及人事檔案信息庫房的搭建等元素，且與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫集成。通過對各項內(nèi)容進行改革和創(chuàng)新，致力于打造一個更為便捷、高效且安全兼顧的信息化人事檔案管理系統(tǒng)。

旨在構(gòu)建多級聯(lián)動業(yè)務(wù)互聯(lián)，并能夠支持多個管檔部門集中式和分布式部署，從而創(chuàng)建出統(tǒng)一、規(guī)范且具有多級聯(lián)動性質(zhì)的一體化管理平臺。此外，它還能全面布控防止文件被篡改或偽造，實現(xiàn)線上一體化、監(jiān)管統(tǒng)一化及多級互通。

在設(shè)計時，參考了《人事檔案工作條例》《檔案整理工作細則》《人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T 33870-2017）以及組織系統(tǒng)信息結(jié)構(gòu)體系等文件規(guī)范。該模塊功能將覆蓋文件或材料的收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、利用和統(tǒng)計等日常業(yè)務(wù)內(nèi)容，實現(xiàn)了人事檔案管理結(jié)構(gòu)體系化、數(shù)據(jù)標準化以及業(yè)務(wù)規(guī)范化。

具備跨終端部署的能力，其互操作性涵蓋各類操作系統(tǒng)、主流數(shù)據(jù)庫和硬件設(shè)備，旨在實現(xiàn)技術(shù)的普適性、應(yīng)用的自治性以及軟硬件的兼容性。在安全保密方案設(shè)計上，嚴格遵循國家保密標準，包含三員分離、基于角色的訪問控制（RBAC）權(quán)限管理、在線與離線數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印、IP和MAC地址綁定、區(qū)域授權(quán)以及打印控制等多層次防護手段，從而達到權(quán)限精細化、數(shù)據(jù)加密化和信息留痕化。此外，結(jié)合圖像AI處理技術(shù)對紙質(zhì)文件圖像進行智能處理。通過消除傳統(tǒng)檔案中存在的黑邊、白邊及其他瑕疵，顯著提升了紙質(zhì)文件圖像識別質(zhì)量。進一步優(yōu)化了傳統(tǒng)檔案圖像切邊和糾偏等工作，形成了一套高效精準且可靠的圖像處理機制。

最后，采用區(qū)塊鏈分布式賬本以及智能合約等方案來確保用戶通過區(qū)塊鏈系統(tǒng)的統(tǒng)一認證，并將數(shù)據(jù)永久存儲以實現(xiàn)風險溯源和不可改變性。這種方法有效地保障了檔案數(shù)據(jù)交互和流轉(zhuǎn)過程中的安全。

1.2數(shù)字化平臺監(jiān)控：整合資源、提升利用效率與數(shù)據(jù)質(zhì)量

充分整合現(xiàn)有的內(nèi)部工作網(wǎng)絡(luò)以及人員檔案的數(shù)字化信息資源，通過數(shù)字地圖的方式，對系統(tǒng)內(nèi)的人員檔案數(shù)字化資源的建設(shè)狀況和信息化進程進行直觀呈現(xiàn)。同時，構(gòu)建了一個統(tǒng)一的監(jiān)控和查詢平臺，實現(xiàn)了不同層級之間人事檔案數(shù)字信息資源的監(jiān)管、聯(lián)網(wǎng)互通以及共享使用。通過這個監(jiān)控平臺，能夠在局域網(wǎng)內(nèi)實現(xiàn)跨部門對數(shù)字檔案的查閱，從而實現(xiàn)數(shù)字檔案的共享利用，并提升工作效率。此外，該監(jiān)控平臺還可以在線實時監(jiān)測檔案信息化工作進程、管理檔案數(shù)量及數(shù)據(jù)質(zhì)量，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)備份與核對。當數(shù)字檔案發(fā)生更改時，可以通過原始數(shù)據(jù)核對來掌握變更情況。

1.3人工智能技術(shù)：全程記錄、數(shù)據(jù)互聯(lián)、智能邏輯判斷

人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，不僅滿足了多元化的審核需求，還實現(xiàn)了全程記錄、數(shù)據(jù)互聯(lián)和智能邏輯判斷。通過對人事檔案的日常審核、專項審核和任前審核等精細化的設(shè)計，確保了檔案從接收到歸檔全過程的完整性和真實性。同時，所有的審查活動都會被記錄下來，有效避免和防止了對檔案的篡改和偽造。此外，該模塊還秉持著“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”“凡提必審”的原則，使得檔案審核工作更加規(guī)范化、持續(xù)化。通過智能邏輯判斷，簡化了審核流程，高效信息分類展示使得審核結(jié)果一目了然。此外，該系統(tǒng)還能夠自動核查缺失材料，并構(gòu)建重要名單，使得人事檔案更易于分類管理。同時，實現(xiàn)了系統(tǒng)化的檔案利用方式，促進了方便快捷地使用檔案信息。數(shù)據(jù)互聯(lián)互通保證了精準服務(wù)，并進一步優(yōu)化了人事檔案管理系統(tǒng)。

1.4物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)：賦予庫房硬件設(shè)備新生命

實現(xiàn)實體檔案的智能化庫存管理，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在此發(fā)揮著關(guān)鍵作用。通過智能硬件設(shè)備的整合，我們能夠在線盤點并精確定位檔案等重要資料。這一新技術(shù)不僅簡化了盤點流程，還為檔案的安全提供了更可靠的保障。此外，該模塊具備實時監(jiān)測庫房環(huán)境的多項功能。無論是溫度濕度的調(diào)控、安全防護的監(jiān)控，還是防盜報警、消防預(yù)警、滅火控制以及人員和檔案的進出追蹤，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)都能精確無誤地完成。這一全方位的監(jiān)測體系，確保了庫房環(huán)境的穩(wěn)定與安全，為檔案保存提供了最佳條件。同時，根據(jù)實際工作需求，該系統(tǒng)可以生成大數(shù)據(jù)報告。這些詳盡的數(shù)據(jù)支持為庫房管理的優(yōu)化和上層決策提供了有力依據(jù)，使得管理層能夠根據(jù)數(shù)據(jù)做出更加科學(xué)合理的決策，進一步改善檔案管理流程。

2.智能化檔案信息化利用系統(tǒng)整合及構(gòu)建

為充分發(fā)揮新系統(tǒng)的效能，我們對基礎(chǔ)功能架構(gòu)進行了擴展和優(yōu)化，以實現(xiàn)功能拓展和提升。詳細流程圖如下（如圖1所示）。

圖1 系統(tǒng)功能拓展和升級流程圖

2.1業(yè)務(wù)一體化：實現(xiàn)信息資源共享與協(xié)同發(fā)展

為了達到領(lǐng)導(dǎo)層信息資源的共享以及業(yè)務(wù)的協(xié)同發(fā)展，將新時代黨的組織原則和政策方針深入地融入到組織工作信息化建設(shè)中，且在黨政領(lǐng)導(dǎo)選拔任用過程中進行科學(xué)規(guī)范化操作。因此，提出了一種實現(xiàn)業(yè)務(wù)一體化管理的解決方案。

基于建設(shè)原則，通過實現(xiàn)業(yè)務(wù)一體化管理，可以將組織人事工作各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)實現(xiàn)互聯(lián)互通，并對業(yè)務(wù)流程進行規(guī)范管理，以達到數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)高度聯(lián)動和共享。平臺采用集中式管理模式來確保功能和權(quán)限的精確劃分，并能夠?qū)崿F(xiàn)分級負責、集約建設(shè)、協(xié)同管理。同時，還規(guī)劃了一個總體架構(gòu)，包括基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)資源層、服務(wù)層、應(yīng)用層（子系統(tǒng)）、展示層和用戶層等六個層次。在設(shè)計系統(tǒng)時，充分考慮了一體化平臺的高可用性、實用性、可維護性、前瞻性、可擴展性以及安全性等多重因素。為了實現(xiàn)這一目標，系統(tǒng)整合了流程、報表、大數(shù)據(jù)及區(qū)塊鏈等應(yīng)用，并采取多層架構(gòu)體系。通過智能擴展平臺對業(yè)務(wù)的支持力度，最終形成與組織工作發(fā)展相匹配的系統(tǒng)化、數(shù)字化且安全可靠的一體化平臺。

2.2數(shù)據(jù)高效利用：精準分析、預(yù)測預(yù)警及決策制定

以檔案數(shù)字化技術(shù)標準為指導(dǎo)，有助于管理單位對隊伍基本情況進行精準分析、預(yù)測預(yù)警，以便有針對性地采取有效措施，嚴把入口關(guān)，提高選人用人的精準度，并提升組織人事工作的公信度。在此模塊中，以人事檔案的基本信息為基礎(chǔ)，以人事制度、區(qū)域定位為出發(fā)點，實現(xiàn)組織系統(tǒng)信息資源的統(tǒng)一收集、管理和使用。通過精準的數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)智能化管理分析，為數(shù)據(jù)管理提供智能決策依據(jù)。

在數(shù)據(jù)管理智能化方面，采用了人員結(jié)構(gòu)分層、分級、分類建模技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和可視化技術(shù)，深入分析數(shù)據(jù)規(guī)律，進行數(shù)據(jù)畫像和隊伍整體分析。此外，還自動執(zhí)行關(guān)鍵數(shù)據(jù)校核，以確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

為了方便快捷地獲取所需數(shù)據(jù)，設(shè)計了快速檢索功能，并集成了相關(guān)信息專業(yè)數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)包括隊伍總數(shù)、結(jié)構(gòu)、分布、實時監(jiān)督等多方面的信息，并建立了“班子畫像”和“干部畫像”，以便從多角度對人員情況進行深入的分析研判。此外，還按照多個維度對信息進行檢索和統(tǒng)計分析，以圖表形式展現(xiàn)數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)展現(xiàn)更加清晰直觀，方便易用。

2.3人才選拔自流程管理：自動化和標準化全流程監(jiān)測與管理

構(gòu)建一個統(tǒng)一的信息采集準則，以整理和整合青年教師的相關(guān)資料，并將其納入信息管理流程。通過這一流程，可以有效地收集、匯編、管理和分析青年教師的基礎(chǔ)信息、獎懲記錄、考核結(jié)果等數(shù)據(jù)。此外，該系統(tǒng)還將借助大數(shù)據(jù)技術(shù)和智能分析工具，全面涵蓋青年教師的基礎(chǔ)信息、獎懲記錄、考核結(jié)果、成長檔案、優(yōu)秀青年名冊等各個方面，為領(lǐng)導(dǎo)層提供科學(xué)選人用人的依據(jù)。

人才選拔自流程管理的方案，旨在實現(xiàn)人才選拔任用的分析判斷、動議、干部任免、任職資格以及政策管理等環(huán)節(jié)的自動化和標準化。這一模塊的實施將推動工作流程化、規(guī)范化和科學(xué)化，提高選拔任用工作的效率和質(zhì)量。通過這一流程，可以根據(jù)青年教師的基礎(chǔ)信息，快速啟動任免流程，并自動生成相應(yīng)的任免文稿。同時，統(tǒng)一規(guī)范任免流程，并進行批量維護，以滿足即時性和自動化需求。此外，該系統(tǒng)還將實現(xiàn)對任免文稿進行批量維護和打印，設(shè)定批量資格檢測方案，并自動規(guī)避可能存在的風險，確保選拔過程的精準性和可追溯性。

3.數(shù)據(jù)和信息跑起來的實現(xiàn)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案信息化利用系統(tǒng)成為企業(yè)管理工具。構(gòu)建的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)和信息的共享和利用。數(shù)據(jù)共享平臺整合和共享部門或業(yè)務(wù)單元的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)統(tǒng)一管理和利用，提高數(shù)據(jù)利用率，減少重復(fù)建設(shè)和維護。通常采用Web或移動應(yīng)用，實現(xiàn)可視化、搜索和過濾等功能。API接口允許不同應(yīng)用間數(shù)據(jù)交換和共享，通常采用RESTfulAPI形式，簡單、靈活、易維護。在人事檔案信息化系統(tǒng)中，API接口實現(xiàn)部門間數(shù)據(jù)交換和共享，如人力資源部向財務(wù)部共享數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)接口將人事檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)狡渌到y(tǒng)或應(yīng)用，采用Web服務(wù)形式，可批量或?qū)崟r傳輸。

綜上所述，數(shù)據(jù)共享平臺、API接口和數(shù)據(jù)接口是人檔案信息化利用系統(tǒng)中數(shù)據(jù)和信息跑起來的重要方式。應(yīng)考慮這些方式的應(yīng)用，實現(xiàn)人事檔案信息化利用系統(tǒng)的最佳效果。

4.系統(tǒng)應(yīng)用和效果評估

4.1系統(tǒng)應(yīng)用情況

4.1.1 使用反饋

根據(jù)管理員反饋，本系統(tǒng)使用率較高，對系統(tǒng)的滿意度也較高。普遍認為，本系統(tǒng)使得人事檔案管理更加便捷、高效，有利于提高人事決策的科學(xué)性和準確性。

4.1.2系統(tǒng)使用率

自本系統(tǒng)上線以來，使用率持續(xù)上升。據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，目前本系統(tǒng)使用覆蓋率已達到75%，其中，管理人員、部門負責人使用率更高。

4.1.3 系統(tǒng)滿意度

通過對管理員的使用滿意度調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)本系統(tǒng)滿意度較高。調(diào)查結(jié)果顯示，本系統(tǒng)的易用性、功能性、安全性等方面得到了用戶的好評。

4.2效果評估

4.2.1工作效率

本系統(tǒng)上線后，人事檔案管理效率顯著提高。通過本系統(tǒng)，員工信息、崗位信息、培訓(xùn)信息等人事檔案信息可以實時更新，有利于管理者快速了解員工動態(tài)，為決策提供及時、準確的信息支持。

4.2.2信息共享程度

本系統(tǒng)使得人事檔案信息共享更加便捷。通過本系統(tǒng)，管理者可以隨時查看員工信息、崗位信息等，有利于組織內(nèi)部信息的傳遞和共享，提高了管理效率和協(xié)同工作的能力。

4.2.3個人隱私保護

在系統(tǒng)設(shè)計和使用過程中，充分考慮個人隱私保護問題。采用先進的加密技術(shù)，確保人事檔案信息的安全性。同時，本系統(tǒng)對用戶信息進行嚴格保密，保障用戶隱私不受侵犯。

結(jié)語

經(jīng)過實踐檢驗，該系統(tǒng)的實施在人力資源管理效率和決策質(zhì)量的優(yōu)化方面，發(fā)揮了顯著的推動作用。針對當前人事檔案管理系統(tǒng)所面臨的諸多挑戰(zhàn)，如信息碎片化、數(shù)據(jù)冗余和查詢困難等問題，這一新系統(tǒng)成功找到了有效的解決之道。此系統(tǒng)為單位領(lǐng)導(dǎo)層提供了更加精確的戰(zhàn)略決策依據(jù)，充分展示了其獨特的價值。

該研究成果在本單位內(nèi)部已經(jīng)取得了顯著的實踐效果，更為其他機構(gòu)改善其人事檔案管理系統(tǒng)提供了可復(fù)制的模式。這一模式在同類機構(gòu)中具有廣泛的應(yīng)用前景，有望進一步推動檔案管理領(lǐng)域的持續(xù)發(fā)展。此外，該研究結(jié)果還為人事管理領(lǐng)域的后續(xù)研究提供了具有參考價值的實踐經(jīng)驗和啟示。

再次證明了信息技術(shù)在優(yōu)化人力資源效率和決策質(zhì)量方面所展現(xiàn)的巨大潛力。

本文來源：《文化產(chǎn)業(yè)》http://m.xwlcp.cn/w/wy/32640.html