檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用分析

在現(xiàn)代社會，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各個行業(yè)都逐步進(jìn)入到了信息化階段，各種信息技術(shù)的不斷使用，促使數(shù)字化檔案出現(xiàn)和發(fā)展。由于信息數(shù)字化的日益普及，利用各種先進(jìn)的技術(shù)將檔案內(nèi)容信息化并且進(jìn)行儲存和傳輸，對提升檔案管理工作的效率有很大幫助。數(shù)字化檔案是從傳統(tǒng)的檔案管理到現(xiàn)代化檔案管理的轉(zhuǎn)變，數(shù)字化檔案是數(shù)字化技術(shù)與檔案相融合的一個主要階段，雖然近年來數(shù)字化檔案的發(fā)展有了長足的進(jìn)步，但仍有許多問題亟待解決。

1、檔案數(shù)字化簡介

數(shù)字化檔案是一種全新的檔案處理方式，它是一種基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案的管理方式進(jìn)行了優(yōu)化和完善。同時，利用信息數(shù)據(jù)對檔案安全問題進(jìn)行精確監(jiān)測，為安全問題的預(yù)防和發(fā)現(xiàn)提供技術(shù)保障。數(shù)字化檔案在防火、防潮、防盜等方面有著舉足輕重的地位。與此同時，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案管理方式的最優(yōu)轉(zhuǎn)化。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實現(xiàn)對檔案的信息和存放地點的精確控制，提高檔案的管理和使用效果。

2、檔案信息資源使用的必要性

把檔案資料數(shù)字化可以使用戶的查詢、利用更為便捷，節(jié)省存儲空間，其優(yōu)點十分顯著，而且可以保證原始檔案，特別是某些有價值的檔案，能夠得到很好地保護(hù)，避免由于過分翻閱而造成損壞。在實際工作中，檔案的信息資源得到有效地使用，這是實現(xiàn)檔案價值的最好方式。檔案的數(shù)量龐大，涉及到各行各業(yè)，各個行業(yè)的人員對檔案查詢讀需求大，但卻沒有一個專業(yè)的檔案管理機構(gòu)。顯然，兩者之間是供求關(guān)系不平衡，而且其中也有很多合作空間與機遇，建立一座數(shù)字化溝通交流的橋梁很有必要的；而在這一過程中，檔案資料的使用率也將得到充分發(fā)揮，達(dá)到資源共享，也為檔案管理行業(yè)帶來了新的發(fā)展機遇。

3、檔案數(shù)字化的建設(shè)

3.1應(yīng)用開放、分享的發(fā)展思想

在數(shù)字化社會，檔案資料的公開與共享具有三個突出的特征：一是零空間。在為客戶量身定做個性化檔案資料的過程中，可以有效地與客戶進(jìn)行遠(yuǎn)程通信，為客戶提供更有效的信息服務(wù)。二是分散。在數(shù)字化社會中，檔案館可以使用因特網(wǎng)進(jìn)行分布式的管理，使用戶能夠在第三方的基礎(chǔ)上獲得信息，為整個檔案的管理提供更好的服務(wù)。三是共享。在數(shù)字化時代，檔案資料的共享既是為檔案庫服務(wù)，也是為其他產(chǎn)業(yè)服務(wù)，它將會給傳統(tǒng)的檔案管理帶來沖擊，影響到整個檔案資料的共享工作。總體上，我國檔案館在檔案管理工作中仍有一些與新時期思想、新需求不符的問題，難以有效地提升檔案工作的質(zhì)量，檔案資料的共享變得更為復(fù)雜。在目前的時代背景下，加強圖書館資源的整合與共享將成為推動圖書館信息化工作的一個主要內(nèi)容，為完善檔案信息化打下了堅實的理論依據(jù)。

3.2 “二位一體”的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)模式

“二位一體”是技術(shù)與管理相結(jié)合的互聯(lián)網(wǎng)新模式。在數(shù)字化時代，檔案資料數(shù)字化的發(fā)展是由管理員與開發(fā)者共同完成。通過微信和微博使檔案的信息能夠在一定程度上傳播，這與一般的信息存儲有著很大的不同。從總體上看，檔案資料來源大多是由某一單位提供，而檔案資料的使用者并不擁有其所有權(quán)。隨著信息化的發(fā)展，將 “二位一體”網(wǎng)絡(luò)模式融入檔案管理擺脫了實體約束，各種不同的信息媒介都會自行發(fā)展自己的信息化檔案管理系統(tǒng)，使得現(xiàn)代的信息資源和傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)之間產(chǎn)生了激烈的沖突，讓“二位一體”的檔案管理方式面臨著嚴(yán)峻的考驗。為此，要根據(jù)具體的國情，做好網(wǎng)上資源的分類管理，促進(jìn)其有效地發(fā)揮其作用，為加強檔案信息化建設(shè)打下了堅實的基礎(chǔ)。

3.3充分運用數(shù)字化管理技術(shù)

由于信息化程度的提高，檔案資源的信息化程度日益提高，而采用人工操作的方法很容易造成安全隱患，數(shù)據(jù)丟失等問題，嚴(yán)重地制約了檔案資料的高效使用。大量的檔案資料，由于受到各種自然、人為等因素的制約，使得檔案資料的處理更為復(fù)雜。在檔案工作中引入智能技術(shù)，能夠促進(jìn)管理方式的多樣化，為檔案的整體管理和安全工作打下堅實的基礎(chǔ)。在數(shù)字化時代背景下最突出的改變就是檔案資料的數(shù)字化，資料可以透過資訊科技進(jìn)行流轉(zhuǎn)，而資訊的來源也會更多，在適當(dāng)?shù)臅r間段里，它是一個非常重要的方法，能使檔案管理達(dá)到最佳狀態(tài)。目前我國的檔案館信息化建設(shè)，既有庫藏型的，也有增量型的，信息化是建立完善數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)，也可以擴(kuò)展檔案，為進(jìn)一步加強采集與管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

3.4改變服務(wù)模式

根據(jù)當(dāng)?shù)毓ぷ鞯男枰诖髷?shù)據(jù)背景下，構(gòu)建協(xié)同檔案信息資源共享平臺，使各系統(tǒng)的平臺能夠進(jìn)行智能化的連接，為協(xié)同工作打下堅實的基礎(chǔ)。同時，當(dāng)前圖書館協(xié)同信息資源的構(gòu)建已經(jīng)完成了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式的更新，方便了各地數(shù)據(jù)資源的調(diào)配，為二次對接和公開提供了技術(shù)支撐。同時，檔案工作也在向經(jīng)濟(jì)和社會生活中滲透，大量的檔案使用者給傳統(tǒng)的檔案管理模式帶來了巨大的沖擊。而我國在歷史上所累積的海量公共行政資料，也是我國檔案事業(yè)發(fā)展的寶貴財富。由于過去的檔案工作一直是半封閉式的，使用者大都僅限于單純的查詢，檔案信息化更注重個人資訊的推送服務(wù)，將會給傳統(tǒng)的檔案資料管理帶來很大的沖擊。

3.5提高信息的準(zhǔn)確性和速度

隨著社會的迅速發(fā)展，檔案館的資料越來越多，有的地方甚至出現(xiàn)了成倍增加的現(xiàn)象，可以說是一種巨大的信息量。這樣的話，用傳統(tǒng)的人工搜索方法很難解決，因為人的記憶能力有限，不僅效率低下，還需要大量的時間和精力，無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化查詢搜索使工作變得簡單、快速、精確，而且具有超量的存貯能力，極大地提高了工作效率，有效地解決了以往檔案管理工作的弊端。檔案綜合處理與分析是檔案工作中的一個重要內(nèi)容，它是檔案收集、整理、保存和使用的重要組成部分。以往的資料收集與整理工作大多是由人工進(jìn)行，耗時、錯誤率高，而數(shù)字化則解決了上述問題。利用各種軟件進(jìn)行處理，能夠迅速完成對檔案資料的綜合處理，而且具有很高的準(zhǔn)確性，擁有自動化的解析功能，能夠自動生成報告，使綜合處理的工作更為有效、快捷。

4、檔案資料數(shù)字化使用的途徑

4.1資料搜集標(biāo)準(zhǔn)化

首先，檔案管理工作的高效運行是提高檔案管理工作質(zhì)量的重點，對檔案的及時搜集、歸檔、建立具有重要意義。其次要對歷史檔案進(jìn)行適時的整理，并根據(jù)歷史發(fā)展的先后順序、重要性進(jìn)行歸類。在編目過程中，為了方便以后的閱讀，應(yīng)盡量做到美觀、實用。數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，將會給檔案管理的工作帶來更大的麻煩。因此，在收集的時候，要對相關(guān)信息進(jìn)行及時審查，減少因修改而導(dǎo)致的延遲，這樣才能有效地提升整個檔案管理的工作效率。此外，各單位之間的檔案數(shù)據(jù)規(guī)范化水平也有很大差別，所以收集時要仔細(xì)篩選，以減少冗長的工作。檔案是極其機密的信息，因此，在實踐中要加強對其的管理，使其使用更加規(guī)范化，同時對類似的檔案進(jìn)行歸檔，以提高工作的便捷，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守《檔案法》有關(guān)法規(guī)，對檔案資料進(jìn)行復(fù)檢，對資料亂堆亂放的情況要進(jìn)行糾正。在此基礎(chǔ)上，對其進(jìn)行歸類、貼上標(biāo)識，確保其有序、完整。

4.2強化材料識別

要想有效地實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的傳遞，就需要對其進(jìn)行預(yù)處理，以保證其在傳遞時不出錯。但在收集檔案過程中，往往存在姓名相近、經(jīng)歷相近等問題，導(dǎo)致大量的檔案資料出現(xiàn)差錯，因而在收集完成后，首先要對其進(jìn)行鑒別。即審核材料是否與職位、學(xué)歷有關(guān)系。例如，政治審查的材料，與其工作條件有著密切的關(guān)系。新世紀(jì)的數(shù)字化檔案管理工作是一個浩瀚而又復(fù)雜的任務(wù)，它要求各部門的工作人員根據(jù)不同的工作程序和階段，循序漸進(jìn)地進(jìn)行，這段時間，要有一個長期的計劃。在今后的工作中，要加強對傳統(tǒng)檔案數(shù)字化管理，推動數(shù)字化檔案的存取，為今后的工作打下堅實的基礎(chǔ)。同時，還要建立相應(yīng)的制度，明確工作目的，了解各項數(shù)字化檔案的操作流程和規(guī)定，制定各類別的數(shù)字化檔案的保管期和相關(guān)規(guī)定，并對其進(jìn)行詳細(xì)的管理和規(guī)定，確保每個檔案都具有重要的意義和完整的信息，力求達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的存檔。

4.3推進(jìn)規(guī)范化檔案工作

在檔案的歸檔工作中，資料的收集、審核和歸檔是其工作的重要步驟，所以要進(jìn)一步完善歸檔工作，才能取得較好的歸檔結(jié)果。第一，要對《檔案工作條例》及有關(guān)的規(guī)范性文件進(jìn)行深入的研究，對其形成時間、形成原因、形成背景等方面的資料進(jìn)行總結(jié)。比如說，某些崗位的變化，就會造成一些人員的調(diào)動。要使檔案工作的效率最大化，降低差錯發(fā)生率，就要不斷改進(jìn)檔案的存檔流程；第二，在檔案在收集、審核和歸檔時，要對整個制度的執(zhí)行過程進(jìn)行細(xì)致的梳理，特別是對個別數(shù)據(jù)有誤的，要仔細(xì)核對，然后將其歸還到材料的部門，進(jìn)行重新排列；第三，要由本人親自核實、簽字，并加蓋相關(guān)印章，確保資料真實完整；第四，將職工入職時間、工作經(jīng)歷等資料錄入電腦，便于以后查詢，同時要構(gòu)建一個現(xiàn)代的檔案資料管理體系，減少偽造的可能性。把傳統(tǒng)的檔案工作和現(xiàn)代技術(shù)有機地聯(lián)系起來，可以更好地維護(hù)和保存檔案。

4.4改進(jìn)和擴(kuò)展業(yè)務(wù)模式

檔案資料借助互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)，已能夠在網(wǎng)絡(luò)上為使用者提供便捷。例如建立一個網(wǎng)頁，為使用者提供信息。這樣的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式給使用者提供了非常便利的服務(wù)，可以讓使用者隨時隨地在網(wǎng)上查詢、瀏覽，而且可以設(shè)定清晰的板塊分類，使查詢、瀏覽更為便利。同時，檔案館還能對相關(guān)的檔案進(jìn)行及時地更新和整理，使其能夠?qū)崟r、體貼地為用戶服務(wù)，提高了檔案的使用效率。檔案館不僅要整理歷史資料，而且要把對當(dāng)前的政治、經(jīng)濟(jì)、社會的各項政策等進(jìn)行宣傳作為一項重要的工作內(nèi)容。檔案工作要改變過去消極的觀念，勇于面對社會大眾，在充分運用多媒體與自媒體的情況下，為檔案館與使用者建立暢通的溝通渠道，盡量建立一個電子版的閱覽中心，使檔案的主要價值得到充分發(fā)揮。隨著電子信息的到來，人類的知識面越來越廣，各種信息也越來越多，不僅數(shù)量龐大，內(nèi)容也更加復(fù)雜。在這樣的形勢下，僅憑一個檔案館很難把所有的情報和數(shù)據(jù)都集中在一起，更不要說綜合使用，因此加強協(xié)作，形成橫向協(xié)作是今后的發(fā)展方向。只有這樣才能突破障礙，形成強大的聯(lián)盟，讓整個檔案體系更完善，并充分利用其潛力。同時，作為一個公共組織，檔案部門也要做好相應(yīng)的推廣工作，例如與科技、文化等公益出版物進(jìn)行聯(lián)合，或者將檔案室列為重點景區(qū)，讓檔案進(jìn)入大眾的視線；只要推廣得好，資料庫的訪問者數(shù)量就會暴漲。因此，對本地現(xiàn)有并深受廣大讀者歡迎的出版物進(jìn)行合理的推廣，是一條有益的途徑，可以不斷提高檔案使用效率。

4.5提高員工整體素質(zhì)

在當(dāng)前的檔案工作中，檔案工作人員的整體素質(zhì)是提高檔案工作的重點。當(dāng)前我國的檔案館資料已幾乎實現(xiàn)了數(shù)字化，而且在快速增長的過程中，社會對檔案資料的需求日益增長，提高員工素質(zhì)，為廣大市民提供全面的優(yōu)質(zhì)服務(wù)是當(dāng)務(wù)之急。員工應(yīng)以積極、負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的態(tài)度認(rèn)真聽取使用者的需求，并幫助他們在最短的時間內(nèi)找到所需的資料，同時，要對使用者的提問進(jìn)行耐心地解答，并對有關(guān)的評論進(jìn)行及時的回復(fù)。同時，要與時俱進(jìn)，勇于開拓，不斷地吸收新的知識和技術(shù)，使之與自己的工作相結(jié)合，只有如此，才能適應(yīng)信息化的發(fā)展，歸根結(jié)底還是以服務(wù)為目的。員工要想盡一切辦法來讓客戶滿意，也要有高度的責(zé)任心，要把服務(wù)群眾作為自己的工作標(biāo)準(zhǔn)，并在新的領(lǐng)域里，不斷地學(xué)習(xí)新的技術(shù)，例如電腦，互聯(lián)網(wǎng)等。唯有不斷地學(xué)習(xí)，才能為廣大群眾提供全面、高質(zhì)量的服務(wù)，為數(shù)字化檔案資料的使用做出自己的貢獻(xiàn)。

結(jié)束語：總之，在當(dāng)前的歷史條件下，檔案數(shù)字化是歷史發(fā)展的必經(jīng)之路，但是，當(dāng)前的檔案管理工作中，圖書館的館藏信息資源開發(fā)卻是重中之重，要與時俱進(jìn)，根據(jù)自己的實際情況，運用現(xiàn)代化的科技手段提高其使用效率。這樣公眾才會享受更為方便、快捷的服務(wù)。要提高檔案工作的效率，就要依靠數(shù)字手段，建立健全的數(shù)字化檔案，雖然當(dāng)前還面臨著一定的困難與挑戰(zhàn)，但建立健全的檔案系統(tǒng)，明確工作導(dǎo)向、加強協(xié)作、提高員工的整體素質(zhì)、提高工作質(zhì)量、不斷擴(kuò)大使用渠道等是提高檔案使用效率的重要手段。

本文來源：《文化產(chǎn)業(yè)》http://m.xwlcp.cn/w/wy/25136.html