公文語言如何做到精練簡明-語言論文

公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。公文語言是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體或單位在公務(wù)活動中所形成的書面語言運(yùn)用系統(tǒng)。公文是講求現(xiàn)實(shí)效用和辦事效率的，有其嚴(yán)肅的一面，所以公文的語言不能像文學(xué)作品那樣鋪張揚(yáng)厲、洋洋灑灑，它必須具備精練簡明的特色，這是由公文本身的性質(zhì)及其現(xiàn)行效用決定的。要使公文的語言精練簡明，這就要在準(zhǔn)確、鮮明、生動的基礎(chǔ)上做到以下幾點(diǎn)。
首先，要深刻了解各種公文的常規(guī)樣式并且牢固掌握。我國的公文，從古發(fā)展至今，每個(gè)不同的時(shí)代都有與其相適應(yīng)的公文程式，而公文的固定程式的存在有其合理性，因?yàn)樗鼈兌际且院喚氁婇L的，體現(xiàn)了最科學(xué)最節(jié)省的方式。例如：法規(guī)體中的條款型。法規(guī)體應(yīng)用于公約、法規(guī)、制度、條例、守則等，很少有敘述和議論部分，一條一款，簡明扼要。
其次，要精心選擇材料，合理安排材料。這是公文語言能夠精練簡明的前提與基礎(chǔ)。文章并非越長越有水平，也并非越多越有分量，解決實(shí)際問題的作用的大小才是公文寫作的關(guān)鍵點(diǎn)。所以不能把所有相關(guān)的材料都寫出來，而是要選擇最典型、最有說服力的材料來支撐我們所寫的東西。公文是在已有材料的基礎(chǔ)上寫出來的，材料中沒有反映的內(nèi)容不能寫，也決不能憑主觀意志去編造；在材料中所有體現(xiàn)的東西一點(diǎn)也不能遺漏。在擁有大量的材料時(shí)寫作公文，容易泛泛而談或者不著邊際，這就需要結(jié)合本機(jī)關(guān)的真實(shí)情況選擇最適合、最典型、最有說服力的材料，這樣，公文中的信息含量才會增多，內(nèi)容創(chuàng)新才隨處可見，公文所體現(xiàn)的處的精神面貌才符合健康文風(fēng)的要求。
選擇好典型材料之后，還要注意安排材料的順序。中國古人寫作“以序求約”，就是指依靠闡述的先后排列求得文字的精練。材料是有機(jī)組合的整體，體現(xiàn)出來的意義決非把它們簡單相加的意義，我們就是要利用這一點(diǎn)，用最少最恰當(dāng)?shù)牟牧媳磉_(dá)最準(zhǔn)確的意思。
再次，開門見山，字斟句酌，惜墨如金。毛澤東提出公文要開門見山，直書不曲?！吨泄仓醒腙P(guān)于糾正電報(bào)、報(bào)告、指示、決定中的文字缺點(diǎn)的指示》規(guī)定，除簡短者外，一切較長的電文，均應(yīng)開門見山，首先提出要點(diǎn)，即于開端處，先用極短的文句，說明全文的目的或結(jié)論，然后再做必要的解釋?，F(xiàn)在的許多公文不管主要內(nèi)容是什么，先套上黨中央的有關(guān)重大決議及表述中央精神的文字，才要講述真正的內(nèi)容。這使得許多公文往往拘囿于大量空洞無物的教條語言和固定模式，聽起來費(fèi)力，學(xué)起來困難，起不到應(yīng)有的作用。比如：強(qiáng)調(diào)社會主義初級階段時(shí)，什么文章、什么講話都往這個(gè)筐子里裝；宣傳“三個(gè)代表”重要思想和“科學(xué)發(fā)展”觀時(shí)，又是所有的文章都套上這幾句話，使公文言不及意、空洞無物。甚至覆蓋了真正的用意，使人讀來不知所云。
除了省去這些套話之外，公文還應(yīng)錘煉字句，選擇最恰當(dāng)最簡潔最能體現(xiàn)準(zhǔn)確意思的字詞，這一點(diǎn)，應(yīng)該學(xué)習(xí)我國古人寫詩的精神。我國古人寫詩，非常講究字詞的錘煉，白居易“春風(fēng)又綠江南岸”一句，一個(gè)“綠”字，反復(fù)推敲十幾遍才最終定下來。如果能夠做到這樣，何愁公文寫作不能達(dá)到精練簡明呢。
還有，應(yīng)該注意學(xué)習(xí)與此相關(guān)的知識，培養(yǎng)嚴(yán)密的邏輯思維。學(xué)習(xí)漢語語法知識，能夠幫助我們提高遣詞造句的能力，保證文章少犯語法錯(cuò)誤；學(xué)習(xí)修辭學(xué)，能夠使我們的表述更加準(zhǔn)確達(dá)意，有事半功倍的效果；學(xué)習(xí)心理學(xué)，使得我們能夠抓住寫作對象的心理，從而選擇最準(zhǔn)確的詞句；學(xué)習(xí)邏輯學(xué)，培養(yǎng)嚴(yán)密的邏輯思維是保證公文信息準(zhǔn)確的重要因素，也是避免公文寫作中多余內(nèi)容與詞句的重要因素，對外延過寬的概念加以適當(dāng)?shù)男揎椣拗?，對專業(yè)術(shù)語、行業(yè)用語等要仔細(xì)辨別使用。嚴(yán)密的邏輯性，使公文顯得更加練達(dá)。
此外，公文寫作時(shí)，還可以使用規(guī)范化簡稱以及圖表、公式等非語言要素來使公文更加簡潔明了。規(guī)范化簡稱又叫略語，例如：普法、高考、調(diào)研、雙百方針等，還有像國家教委、政協(xié)、民盟、婦聯(lián)等這樣的簡稱，更是在公文中屢見不鮮；圖表和公式能夠把語言難以表達(dá)的意思清楚而又簡潔地表達(dá)出來，使人看了一目了然，所以非語言要素在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候比語言文字更能清楚地表達(dá)特定的意思。
最后，文稿草就后要反復(fù)修改，修改文中的病誤，刪去可有可無的和與公文內(nèi)容無關(guān)的字詞，做到無字可刪。劉勰《文心雕龍·指瑕》篇說：“古來文才，并世爭驅(qū)。或逸才以爽訊，或精思以纖密。而慮動難圓，鮮無瑕病?！保▌③摹段男牡颀垺ぶ歌Α罚┻@就是說，自古以來，不管是誰，也不論其有多么好的才華，在他們的寫作實(shí)踐中，由于種種原因，很難處處周全，因此作品很少沒有毛病。所以文章修改就顯得相當(dāng)?shù)闹匾俏恼聦懽鬟^程中的有機(jī)組成部分，而不是畫蛇添足。文件的初稿起草好了，只完成了事情的一半，另一半必須在修改上多下工夫。這是把文件寫得盡可能短而精的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
公文修改還要求作者要提高自身的公文語言修養(yǎng)，當(dāng)然，這并非一朝一夕就能夠做到的，需要長時(shí)間的學(xué)習(xí)和努力。