新形勢下檔案管理工作如何做到與時(shí)倶進(jìn)芻議-檔案論文

為了更好地做到檔案工作的與時(shí)俱進(jìn)，加快檔案信息化資源建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理從手工型向數(shù)字型、從封閉或半封閉型向開放型轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)變，筆者以為要從以下方面予以著手，才能切實(shí)提高檔案管理工作的有效性：
注重檔案過程管理，提高檔案管理水平
檔案管理人員要切實(shí)加強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)水平，在首先要求在思想要引起足夠的重視。檔案管理工作實(shí)際上是黨和國家檔案事業(yè)的重要組成部分，如果說因?yàn)樽约汗ぷ鞯氖杪┗蛘哒f檔案工作做得不及時(shí)，不到位，就會造成檔案的缺失或者不齊全，這樣就會給以后的工作帶來不便，而且也會在使用上造成相當(dāng)?shù)睦щy。因此，必須提高自己的思想認(rèn)識水平，加強(qiáng)對檔案管理工作重要性的思考和認(rèn)識，使自己的工作做到有序。另外，作為檔案管理工作者，要時(shí)時(shí)注意自己的工作方針和職責(zé)，不僅要參與到具體的工作上，而且還有時(shí)時(shí)學(xué)習(xí)的準(zhǔn)備。要收集一些檔案管理的資料，經(jīng)常參與一些檔案管理的專業(yè)論壇，與同行一起探討檔案管理的新方法，從而切實(shí)提高自己的管理方法和管理技巧。社會在不斷迪向前發(fā)展，因此就要求檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，因?yàn)樾率挛飳映霾桓F，檔案管理也在不斷地發(fā)展之中，這就要求檔案管理人員不能停留在以前的管理方法，不能停滯不前，要對自己的檔案做到心中有數(shù)，要避免日常工作中的額混亂，搞好每年的年度立卷工作，這是鞏固檔案工作成果起著重要的作用，也是檔案管理工作規(guī)范化目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的前提條件和根本保證。作為基層工作者，筆者以為要想讓檔案工作做到與時(shí)俱進(jìn)，必須處理好以下幾方面的事情：
首先要加強(qiáng)檔案工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，扎扎實(shí)實(shí)提升工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。作為檔案管理人員，要認(rèn)識到相關(guān)專業(yè)理論知識的重要性，要定期參加各種各樣的培訓(xùn)班，切實(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。當(dāng)下社會是一個信息化的社會，也是高科技突飛猛進(jìn)過的時(shí)代，知識的更新步伐令人眼花繚亂。因此不能固步自封，也不能閉門造車，更不能把以前的一些老經(jīng)驗(yàn)來應(yīng)對出現(xiàn)的新問題。為此，要定期派檔案管理人員去參加檔案局的檔案知識培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，如果有條件要聘期專職研究人員來為管理人員上課，學(xué)習(xí)相關(guān)的分類、整理、編號、分卷、檢索以及編制方面的知識，要關(guān)注信息化建設(shè)的新成就，要把數(shù)字化建設(shè)作為一項(xiàng)基本工作加入到培訓(xùn)之中，要加強(qiáng)對文件歸檔類的工作檢查，審驗(yàn)每類檔案的整理情況，看能否達(dá)到規(guī)劃化、齊全化、信息化。
其次要抓好檔案工作的定級工作。所謂定級工作，實(shí)際上對檔案工作的基本檢驗(yàn)，要提早不等不靠，把各類檔案做到條理化、規(guī)劃化，要查漏補(bǔ)遺，學(xué)習(xí)定級單位的各級標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)歌苓落實(shí)其頭緒多、資料雜、項(xiàng)目多的問題，做到定級上的無差錯。
接下來筆者認(rèn)為，要健全各項(xiàng)規(guī)章制度，健全工作機(jī)構(gòu)，要落實(shí)到人。由于受到以前計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的影響，人員大多沒有自己的具體工作任務(wù)，得過且過的人還是大有人在。因此要把檔案管理工作納入到整個工作大局之中，要加強(qiáng)對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，層層成立相關(guān)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)工作小組，要健全領(lǐng)導(dǎo)問責(zé)制，在哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，要首先追查領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。這樣有了追問的檢查制度，就會在領(lǐng)導(dǎo)層面上重視檔案管理工作，積極營造了一個強(qiáng)管理、出成績的良好工作局面。同時(shí)要配備專門的工作人員對檔案的收進(jìn)與移出進(jìn)行管理，按照規(guī)定要及時(shí)向上級部分匯報(bào)檔案的統(tǒng)計(jì)工作。
筆者在基層工作，世紀(jì)很清楚檔案工作具有點(diǎn)多、面廣、線長的特點(diǎn)，工作環(huán)境的冷清以及人員配備的不足是共性問題，而且領(lǐng)導(dǎo)工作的重點(diǎn)又不在此，就造成了目前大多數(shù)檔案館室都面臨著人手不足，經(jīng)費(fèi)短缺的困境。這個問題相信隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)會逐漸得到改觀。關(guān)鍵是要在軟件的建設(shè)上下功夫，要建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，信息化建設(shè)不僅是提高本部門工作效率的好契機(jī)，而且也是國家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”項(xiàng)目建設(shè)的客觀要求。我們要落實(shí)檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)的工作要求，就是建立一種以檔案管理部門為龍頭的網(wǎng)絡(luò)體系。通過檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，有利于檔案工作的順利發(fā)展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經(jīng)驗(yàn)、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創(chuàng)建電子檔案管理時(shí)，要選拔那些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)好的工作人員，組成專門的指導(dǎo)與管理部門，以便從組織上保證這項(xiàng)技術(shù)含量高、復(fù)雜難度大的工作能夠準(zhǔn)確落實(shí)。社會不斷向前發(fā)展，新事物層出不窮，檔案管理事業(yè)也在不斷的發(fā)展中，這就要求檔案指導(dǎo)人員的指導(dǎo)手段要圍繞檔案工作的基本職能與時(shí)俱進(jìn)，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業(yè)務(wù)。
檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，筆者以為要至少體現(xiàn)在兩個環(huán)節(jié)上。首先是思想認(rèn)識，其次是專業(yè)素養(yǎng)，這兩個方面的推進(jìn)是建設(shè)高高效率的檔案管理的必備因素。因?yàn)橐磺袉栴}首先要從主觀上予以思考，其次才是客觀性的問題。諸如加強(qiáng)軟件建設(shè)，數(shù)字化、信息化建設(shè)則是保障。一個是前提，是基礎(chǔ)，而另一個則是有力的支撐。主觀和客觀條件的很好契合，才能做到真正的與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)要有思想和組織的保證，要有一個核心的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)工作的科學(xué)性和規(guī)范性，而且要有問題意識和責(zé)任意識，出現(xiàn)問題要追查領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。因此相關(guān)領(lǐng)域的工作人員應(yīng)從思想上提高對現(xiàn)代化情況下檔案管理出現(xiàn)的新問題、新的認(rèn)識，對檔案工作現(xiàn)代化和實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理的重要性，迫切性有充分了解，對如何實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化有知識和方法應(yīng)該有足夠的思想準(zhǔn)備。因?yàn)椴扇∪魏涡碌募夹g(shù)，設(shè)備都會對原來工作方式產(chǎn)生影響，如不改變原有工作方式，中進(jìn)行簡單的套用往往達(dá)不到預(yù)期效果。這些問題都是筆者在基層工作實(shí)踐中摸索出來的，因此具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，不揣蒙昧寫出來，只是為了提高檔案管理的現(xiàn)實(shí)水平以及應(yīng)對新問題的能力，懇請各位專家指正。