關于醫(yī)院電子檔案的管理-醫(yī)學論文

一、醫(yī)院電子檔案
隨著醫(yī)院科研活動逐漸實現(xiàn)網(wǎng)絡化，大大提高了工作效率。尤其是科研活動中各種紛繁復雜的數(shù)據(jù)處理、圖表繪制均由各種各樣的計算機數(shù)據(jù)處理軟件和繪圖軟件完成。電子檔案的產(chǎn)生使科研人員從繁重的手工勞動中解放出來，工作效率有了極大的提高。由此，醫(yī)院科研單位的科技檔案也已從傳統(tǒng)意義上的紙質檔案轉變?yōu)榧堎|檔案與電子檔案并存的時代。醫(yī)院電子檔案反映了新時期醫(yī)院科研活動的全貌，醫(yī)院電子檔案既要包含對醫(yī)院檔案日常管理工作的處理，如檔案的收集、整理、歸檔、檢索、借閱管理等，同時也要對醫(yī)院檔案信息文件進行安全、可靠保存，并適應檔案保管期限的要求。它忠實記錄了醫(yī)院科研活動，是醫(yī)院電子檔案的重要組成部分。
醫(yī)院電子檔案管理要遵循同步管理要求，即電子檔案與紙質檔案的同步管理，實現(xiàn)電子文件與紙質文件同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。由于醫(yī)院科研成果均擁有知識產(chǎn)權，再加上電子檔案信息內(nèi)容的易改、易復制等特性，醫(yī)院電子檔案工作者在提供利用時應采取適宜的保密、防范措施。在網(wǎng)絡管理中，應根據(jù)醫(yī)院電子檔案的密級級別，分為在線管理和離線管理。對在線管理的電子檔案，要采取必要的防火墻技術與殺毒監(jiān)控技術；在提供利用時，應根據(jù)查閱者的利用情況與科研成果的密級級別而定。對于有較高密級的電子檔案，不允許拷貝，只能閱讀。只有當審批手續(xù)完成后，并在相應保密人員的監(jiān)督下，方可進行拷貝，以確保醫(yī)院科研成果的安全。
二、醫(yī)院電子檔案管理工作中存在的問題
電子檔案在我國是近幾年才出現(xiàn)和引起重視的新生事物，國家檔案館在借鑒國際上有關標準和發(fā)達國家經(jīng)驗的基礎上，制定了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《0電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》等暫行的規(guī)范和標準。電子文件具有依賴性和信息的不可識別性、信息載體的可分離性、信息的可共享性以及保存環(huán)境的特殊性，它的這一系列特性在醫(yī)院電子檔案中都一一體現(xiàn)。
隨著網(wǎng)絡的普及，國家、部、省各級的醫(yī)院科研活動均采用網(wǎng)上申報系統(tǒng)，網(wǎng)上在線操作，再由網(wǎng)絡申報系統(tǒng)直接打印成冊，但是在方便快捷的同時對檔案管理也提出了新問題。首先，重要文件資料對操作軟件的依賴性將成為電子檔案收集的一大難題。其次，電子文件便于修改、便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄的內(nèi)容與形式特征不復存在。再次，電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與打印稿的區(qū)別，使得醫(yī)院科研人員和檔案工作人員在收集整理電子文件時也難以決斷。
由于電子檔案中的電子文件的可重復性強，可以編輯修改而不留痕跡，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也易于被更改，使電子文件原始憑證性辨別變得復雜而困難；機器故障、黑客入侵等一些不可抗拒的自然災害侵襲，極易造成電子檔案的破壞和丟失。加強電子檔案的安全管理是保障電子檔案的原始性、完整性與真實性的重要手段。因此確保醫(yī)院科研成果及其知識產(chǎn)權的安全，就要建立、加密身份驗證的保護措施，確保在傳輸、處理和提供利用過程中不會出現(xiàn)資料的變更，不會受到病毒等惡意程序的篡改。
醫(yī)院電子檔案工作者除了要具備文化科學知識、檔案專業(yè)知識外，熟識醫(yī)院科學研究是其基本素質之一。醫(yī)院電子檔案工作者必須熟練掌握運用計算機操作技術、信息網(wǎng)絡技術，維護電子檔案的完整與安全，并防止危害電子檔案的事件發(fā)生。目前由于電子文件的證據(jù)性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在各種問題，要針對醫(yī)院科研的特點，為如實反應醫(yī)院科研活動及其成果，必須有針對性地實行紙質和電子文件雙套歸檔。三、提高醫(yī)院電子檔案質量的措施規(guī)范管理，加強醫(yī)院電子檔案工作制度。醫(yī)療電子檔案管理水平的高低能夠影響到醫(yī)院各項工作的順利開展。這就要求我們要規(guī)范管理，將醫(yī)院電子檔案工作納入整體的建設規(guī)劃中，確定醫(yī)院電子檔案管理的職責，完善醫(yī)院電子檔案的收集、整理、保密、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計、安全防護等各項制度醫(yī)院應通過認真調(diào)查研究，制定相應的改革措施，設專職的電子檔案管理人員，并逐步建立醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)的職能機構，從而有利于檔案的保管和電子檔案信息的綜合開發(fā)，促進檔案管理的規(guī)范化。
將檔案信息化建設納入醫(yī)院整體信息化建設的規(guī)劃和方案中，加快推進醫(yī)院檔案信息化建設步伐，不斷滿足醫(yī)院長期發(fā)展的需要。要加大投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟、硬件，實現(xiàn)檔案信息化管理。醫(yī)院應從實際情況出發(fā)，力爭普及計算機管理，實現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化。