關(guān)于高校博物館藏品數(shù)字化管理的思考與實踐-管理論文

一、高校博物館的藏品管理
高校博物館隸屬于某一所大學(xué)或?qū)W院，場館規(guī)模、經(jīng)費、人員、藏品等均受到學(xué)校的制約。由于高校人員編制的限制，即使是一所綜合性高校博物館，其工作管理人員也十分有限。高校博物館在藏品管理工作方面只有量的多寡而無質(zhì)的區(qū)別，人員有限、工作繁多的矛盾十分突出。
高校博物館的藏品管理依托于各種賬目，包括：總賬、分類賬、藏品交接憑證、出入庫憑證、藏品卡片等。而以一件藏品為例，管理工作可分為三大類
1、交接入館
〔1〕確定藏品來源。藏品來源必須在出入庫憑證和各種賬目中明確記錄。根據(jù)藏品來源的不同，在藏品賬號方面有不同的編碼規(guī)則。
〔2〕移交入館。在確認來源后，藏品保管人員將依托藏品交接憑證進行入館交接工作。仔細清點所有藏品，并將藏品的名稱、來源、類別等最普通的屬性記錄在憑證上，最后將藏品運送至文物庫房區(qū)。
〔3〕庫前整理及入庫。在文物庫房區(qū)，藏品保管人員將對藏品做進一步確認，并將藏品的詳細屬性數(shù)據(jù)錄入有關(guān)賬目，可分以下幾項具體工作：定名及鑒定、技術(shù)處理及實測、記錄影像資料、錄入藏品賬目及卡片。
2、館內(nèi)管理
〔1〕庫內(nèi)整理。藏品的庫內(nèi)整理包括編制藏品分類賬和卡片、排定藏品存放柜架、編制藏品修復(fù)計劃、為藏品利用提供服務(wù)。庫內(nèi)整理工作主要依托于藏品總賬和分類賬、藏品卡片。這些信息保存在紙質(zhì)檔案和計算機文件中。
〔2〕藏品利用、注銷。藏品的利用是指藏品的展示、研究等。通常都在博物館內(nèi)部進行，涉及到出入庫環(huán)節(jié)，但是不涉及出入館。在一所大中型博物館中，每類藏品都有專職的保管人員，因此出入庫也都必須做明確的使用記錄。而在高校博物館，藏品保管人員較少，藏品總數(shù)較少，因此藏品的使用記錄通常不另行記錄。在藏品總賬中記錄藏品的當(dāng)前位置，是展示或庫存。
〔3〕對外交流。藏品的對外交流是指一件藏品外借或外調(diào)至其它文物保管部門。藏品在和對方單位的交接手續(xù)中，使用的檔案型文件主要是交接憑證。
二、藏品管理數(shù)據(jù)庫
在傳統(tǒng)手工管理年代，博物館工作人員必須仔細填寫多類單據(jù)，包括：出入庫憑證、總賬、分類賬、藏品卡片等等。它存在以下四項缺點：1、必須重復(fù)謄寫不同類單據(jù)中的相同信息；2、采用手工查詢?nèi)〉貌仄沸畔ⅲ臅r巨大；3、統(tǒng)計藏品信息困難且容易出錯；4、隨單據(jù)數(shù)量增長，藏品數(shù)據(jù)的利用成本、效率大幅度下降。這些也就是數(shù)字化管理手段著重解決的疑難問題。
為整合博物館的藏品相關(guān)數(shù)據(jù)，提高管理效率和數(shù)據(jù)利用率。許多博物館均已開始研發(fā)或使用架設(shè)于局域網(wǎng)的藏品管理系統(tǒng)。因各博物館的藏品特點不同，藏品管理系統(tǒng)暫無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。高校博物館的藏品管理系統(tǒng)是基于藏品信息數(shù)據(jù)庫的，藏品數(shù)據(jù)庫保存各類電子單據(jù)的所有信息，并提供給藏品管理系統(tǒng)調(diào)用。用戶使用藏品管理系統(tǒng)來實現(xiàn)數(shù)字化管理。根據(jù)以上功能需要，建立本藏品管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫的表結(jié)構(gòu)，即六張數(shù)據(jù)表：[賬戶信息表]、[卡片信息表]、[總賬信息表]、[原始總賬表]、[藏品附件表]、[藏品分類表]。
1、賬戶信息表
本表記錄藏品管理系統(tǒng)的登錄賬戶信息，包括：賬戶名、密碼、賬戶類別〔藏品管理員、賬目管理員、最高管理者）等基本信息，還包括：賬戶使用者信息、賬戶是否激活等輔助信息、登錄記錄。任一用戶登錄后，系統(tǒng)將讀取此表內(nèi)用戶類別信息，賦予賬戶不同權(quán)限。
2、卡片信息表
本表主要記錄藏品的本體屬性信息，包括：卡片號（唯一）、藏品名稱、作者、方位號、級別、時代、質(zhì)地、單位、數(shù)量、附件、價格、來源、縱度、橫度、高厚、口徑、底徑、重量、成色、現(xiàn)狀、著錄及款式（備注類字段〕、鑒定意見（備注類字段）、說明（備注類字段〕等。本表還記錄藏品管理員在工作中產(chǎn)生的信息，包括：制卡人、制卡日期、修改人、修改日期及其它輔助字段。藏品管理員通過架構(gòu)于本數(shù)據(jù)庫之上的管理系統(tǒng)，錄入或修改這些信息，并實現(xiàn)高效查詢、統(tǒng)計。
3、總賬信息表
本表主要記錄藏品管理工作信息，包括：總賬號（唯一〕、卡片號、類別、分類賬號、收集日期、收入憑證、收件人、使用情況〔出入庫記錄，備注類字段）、錄入人、錄入日期、修改人、修改日期。賬目管理員為每件藏品建立一條總賬信息，并建立分類賬目。其中同一類別下的分類賬號是唯一的，此功能通過計算機程序?qū)崿F(xiàn)。
4、原始總賬表
本表記錄原始總賬的所有信息及使用情況，包括：主要的藏品本體屬性信息〔名稱、級別、作者、時代、質(zhì)地、單位、數(shù)量、附件、價格、來源、縱度、橫度、高厚、口徑、底徑、重量、成色），藏品管理工作信息（卡片號、總賬號、收集日期、收入憑證、收件人、附記（備注類字段〕、錄入人、原始總賬修改人、原始總賬修改日期）。以上字段在總賬記錄產(chǎn)生時隨之產(chǎn)生，最高管理者可對其進行修改，修改行為也將被記錄在本表中（此無法更改〕。
5、藏品附件表
本表用于管理藏品的附屬文件，如照片、拓片、錄像等。本表是對卡片信息表的補充，記錄了每一個附屬文件的相關(guān)信息，包括卡片號、文件名、保存地址、文件類型〔照片、拓片、錄像等〕、上傳人、上傳時間等。在上傳、修改、刪除藏品的附屬文件時，本表信息自動產(chǎn)生、修正。
6、藏品分類表
本表用于進行藏品的類別設(shè)定。管理分類賬時，每件藏品都將歸入某一類別。本表記錄已設(shè)定的類別，賬目管理員基于本表內(nèi)容實現(xiàn)分類工作。當(dāng)有新類別藏品入館時，可通過新增本表記錄來接納新類別。
數(shù)據(jù)表中的卡片號、總賬號、分類賬號、收入憑證等編號信息均采用7位整數(shù)表示，價格、縱度、高厚、重量等藏品本體屬性信息的單位由使用者設(shè)定。除藏品名稱等必填字段以外，絕大部分字段在初次錄入時可缺省，日后補全。而對于某類藏品，部分字段并無實際意義，可長期缺省。以上限制均在各數(shù)據(jù)表建立時嚴(yán)格設(shè)定。三、基于數(shù)據(jù)庫的藏品管理系統(tǒng)1、藏品管理系統(tǒng)的工作流程
博物館的藏品數(shù)字化管理以計算機及相關(guān)應(yīng)用軟件為基礎(chǔ)。我們可將藏品管理系統(tǒng)的功能分為兩大類：1、協(xié)助工作人員錄入或修改藏品的本體屬性信息；2、協(xié)助工作人員處理管理工作信息。藏品的本體屬性信息是藏品自身物質(zhì)特征的表現(xiàn)，反映著藏品的歷史價值、藝術(shù)價值和科學(xué)價值。藏品管理工作信息是博物館對藏品實施的管理行為的記錄。在藏品管理系統(tǒng)中，兩大類數(shù)據(jù)信息由兩類用戶管理，由此產(chǎn)生兩類權(quán)限彼此沒有交集的賬戶，即：藏品管理員、賬目管理員。在藏品管理工作中，藏品管理員負責(zé)實物管理并將藏品的屬性信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，包括名稱、作者、年代、來源、尺寸、鑒定意見等。在日常維護中，他負責(zé)對各類賬目中藏品本體屬性信息進行管理。而賬目管理員則著力于記錄藏品的使用情況，包括出入館信息、收件人、附記等。同時賬目管理員需要對藏品進行分類，并管理分類賬目。
借鑒其它博物館的經(jīng)驗，我們在藏品管理系統(tǒng)中引入原始總賬的功能。即：在一條賬目首次錄入藏品總賬時，系統(tǒng)自動產(chǎn)生一條原始總賬記錄，它表示藏品最原始的屬性。在藏品管理工作中，藏品的本體屬性及總賬隨之修改，但是原始總賬是不能隨意修改的。為對原始總賬進行管理，我們引入第三類權(quán)限賬戶：最高管理員。最高管理員由藏品管理工作的分管負責(zé)人擔(dān)當(dāng)，他可對原始總賬做修改，可查詢藏品數(shù)據(jù)庫內(nèi)的所有信息。
以一條藏品記錄的生成及管理為例，首先由藏品管理員錄入該藏品的本體屬性信息并建立屬于它的唯一卡片號，此后賬目管理員將該條藏品記錄加入總賬，并歸入分類賬目。以上過程是藏品錄入數(shù)據(jù)庫的基本流程，賬目管理員必須在藏品管理員的工作完成后，才能進行自己的操作。而最高管理員又必須在賬目管理員的錄入工作完成后，才能執(zhí)行原始總賬管理、藏品各類信息查詢等操作。