秘書文化及其建設策略

在現(xiàn)代社會中，秘書作為一種職業(yè)角色，在企業(yè)、政府機構以及其他組織中發(fā)揮著越來越重要的作用，他們既是信息的匯集者，又是決策的輔助者，其工作涉及組織內(nèi)部的溝通、協(xié)調(diào)、管理等多個方面。然而，很多組織缺乏對秘書的重視，也忽略了對秘書文化的建設與發(fā)展，在一定程度上影響了組織的運行與管理。鑒于此，本文將目光聚焦于秘書這一職業(yè)，首先對秘書的角色和職能進行基本論述，其次對秘書文化的涵義和建設意義進行介紹，最后提出推進秘書文化建設的建議和方法，希望能夠為組織建設完善優(yōu)秀的秘書文化提供一定借鑒和參考。

一、關于秘書與秘書文化的概述

（一）秘書的角色與職能

秘書是組織中一個不可或缺的角色，他們不僅僅是執(zhí)行工作的行政人員，更是組織內(nèi)部各個層面之間溝通的橋梁。一名優(yōu)秀的秘書，需要具備良好的時間管理、溝通能力、組織能力等，以應對各種復雜的工作場景，并推動組織正常運轉和高效管理。

秘書的職能可以分為兩個主要方面：管理和支持。在管理方面，秘書主要負責確保組織正常運轉。粗略來講，秘書需要負責安排會議和活動，制定行程安排，并處理來自內(nèi)部和外部的通信；與此同時，秘書需要負責維護文件和記錄，以確保組織的信息和數(shù)據(jù)得到適當?shù)乇４婧凸芾?。在支持方面，秘書主要為高級管理層提供必要的支持。大致來講，秘書需要負責制定和更新文件和報告，協(xié)助管理層進行決策，并提供一些建議和建議；另外，在某些情況下，秘書可以代表管理層與其他部門和利益相關者溝通，確保信息的流動和統(tǒng)一，為各部門協(xié)同合作提供良好支持。

（二）秘書文化及其建設意義

秘書文化是建立在秘書職業(yè)理念上形成的一種專業(yè)文化，主要是指由各種職業(yè)秘書、助理、行政人員等秘書職業(yè)群體形成的專業(yè)文化、行為準則和價值觀體系等，涵蓋了行為方式、職業(yè)技能、思想意識等一系列內(nèi)容。秘書文化不僅關乎個人素質和專業(yè)水平，更關乎組織的形象和聲譽，它以服務意識、溝通能力、機密保密、協(xié)作精神等為核心價值，并通過日常的言行舉止、工作方式和態(tài)度等方面得以體現(xiàn)，對組織的運作及管理具有重要意義。對于組織而言，秘書建設的意義主要體現(xiàn)為以下幾個方面：

秘書文化是指在秘書工作中所體現(xiàn)出的價值觀、行為準則和工作風格。

第一，提高秘書的職業(yè)素質。加強秘書文化建設，可以強化秘書的職業(yè)道德意識，提高秘書的職業(yè)素養(yǎng)和綜合能力，使秘書更好地履行職責，發(fā)揮其在企業(yè)中的作用與價值。

第二，促進企業(yè)文化的建設。作為企業(yè)領導人的得力助手，秘書的行為舉止、工作態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)直接影響到企業(yè)文化的建設。優(yōu)秀的秘書文化可以促進企業(yè)文化健康發(fā)展，繼而促進企業(yè)進一步提高軟實力和市場競爭力。

第三，增強企業(yè)的凝聚力。秘書文化建設有助于增強企業(yè)的凝聚力和向心力，優(yōu)秀的秘書文化可以激發(fā)秘書的工作熱情和創(chuàng)造力，提高企業(yè)員工的工作效率和團隊合作意識，促進企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

二、秘書文化建設策略

（一）加強人才引入及專項培訓，打造專業(yè)秘書形象

秘書形象是秘書文化的外在體現(xiàn)，專業(yè)優(yōu)秀的秘書是建設和完善秘書文化的重要基礎。在當代社會，秘書不再是僅僅負責處理文件和安排會議的角色，他們還承擔著內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)、管理日程安排等重要事務，同時需要幫助領導完成工作任務、起草文件、回復郵件等，以確保領導的工作得到高效的支持和保障，而這則對秘書的專業(yè)能力和信息技術能力等提出了更高要求。所以，在數(shù)字化發(fā)展環(huán)境下，企業(yè)應加強對專業(yè)秘書人才的引入，并且加強對秘書專項培訓，以此打造專業(yè)高效的秘書形象，推動秘書文化、企業(yè)文化持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)實現(xiàn)穩(wěn)健化、高質量發(fā)展提供強大助力。

第一，加強對專業(yè)秘書人才的引入。對于企業(yè)而言，人才引入是打造專業(yè)秘書形象的第一步，也是推進秘書文化建設的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)在引入秘書人才時，首先，明確職位要求，精準定位人才。企業(yè)在招聘秘書時，應明確職位的職責和要求，以便更精準地定位所需人才。在新時代發(fā)展環(huán)境下，秘書不僅需要具備基本的辦公軟件操作能力和溝通能力，還需要具備良好的項目管理、時間管理、人際關系處理等綜合能力。此外，對于特定行業(yè)的秘書崗位，企業(yè)還應要求應聘者具備一定的行業(yè)知識和業(yè)務理解能力，以便更好地協(xié)調(diào)專業(yè)部門溝通及合作。其次，優(yōu)化招聘流程，提高人才吸引力。企業(yè)可以通過招聘網(wǎng)站、社交媒體、行業(yè)論壇等多種渠道發(fā)布招聘信息，通過社招、校招等方式獵取優(yōu)秀的秘書人才，采用電話面試、視頻面試等方式初步篩選人才，最終通過筆試、面試等方式獲取到各方面均符合要求的專業(yè)秘書。

第二，重視對秘書的專項培訓。企業(yè)切勿以為招聘到符合要求的秘書就萬事大吉了，還需要加強對秘書的培訓，使其所具有的知識與技能順應瞬息萬變的信息化時代及不斷拓展的業(yè)務需求，提高秘書的專業(yè)能力和綜合素質。首先，企業(yè)需要明確培訓的目標和需求，負責培訓事宜的部門（通常是人力資源部門）應加強對各相關部門的溝通與交流，準確把握企業(yè)的戰(zhàn)略目標、業(yè)務需求及秘書職責，在此基礎上合理確定培訓目標及培訓內(nèi)容。其次，企業(yè)與秘書人員進行面對面交流，了解他們的發(fā)展需求和意見，以促進秘書專業(yè)發(fā)展為導向制定培訓計劃，并且設置專業(yè)知識和技能課程（側重于辦公軟件的使用、文件管理、會議組織等技能培訓）、溝通與協(xié)調(diào)能力課程（側重于有效溝通技巧、面對面交流和電話禮儀等培訓）、時間管理與優(yōu)先級設置課程（側重于提高工作效率和時間安排等培訓）、團隊合作與協(xié)調(diào)課程等，通過線下培訓（專業(yè)培訓師面對面授課或者給予實踐指導）、在線培訓（通過互聯(lián)網(wǎng)和電子學習平臺在線學習資源和課程）、內(nèi)部導師制度（選派有經(jīng)驗的秘書作為導師為新入職的秘書提供指導和支持）等多種方式，對秘書進行專項化、技能化培訓，促其打造更加專業(yè)的秘書形象，為秘書文化建設增磚添瓦，為企業(yè)發(fā)展提供一臂之力。

（二）激勵秘書專業(yè)發(fā)展，增強秘書文化建設力量

作為組織的核心支持力量之一，秘書在工作過程中不僅需要掌握突出的專業(yè)技能，還需要保持高度的責任心，具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，只有這樣，才能夠打造具有競爭力的秘書隊伍，構建積極向上的秘書文化，為企業(yè)、政府等組織單位穩(wěn)步發(fā)展提供強大支持。所以，在新時代發(fā)展環(huán)境下，組織要加強對秘書的引導與激勵，推動秘書專業(yè)持續(xù)發(fā)展，為秘書文化建設提供強大力量。

第一，設計合理的薪酬福利體系。合理的薪酬福利體系既能夠激發(fā)秘書的工作動力，也能夠留住優(yōu)秀秘書，還能提升秘書的工作滿意度，增強其對組織的認同感和忠誠度，使其更投入地工作，為企業(yè)發(fā)展、秘書文化建設提供重要力量。首先，組織應在綜合考慮工作職責的復雜性、經(jīng)驗水平和績效等各方面因素的基礎上，面向不同級別的職位，制定一個科學合理且具有吸引力的層級性薪資體系，一方面，確保秘書的薪資在可接受的范圍內(nèi)，另一方面，確保薪資體系能夠客觀全面地能反映其貢獻和價值，保證秘書的付出得到公正回報。其次，組織從醫(yī)療保險、假期政策、獎勵計劃等方面出發(fā)，適當?shù)馗纳泼貢鴯徫坏母＠鰲l件。一般來講，有競爭力的福利待遇能夠增強秘書對組織的歸屬感和忠誠度。
   在醫(yī)療保險方面，建議企業(yè)為秘書提供全面的醫(yī)療保險，以確保秘書在生病或遇到意外時能得到及時的醫(yī)療救助。在假期政策方面，建議企業(yè)為秘書提供帶薪休假和節(jié)假日待遇，使其有足夠的時間休息和放松，并使其以更好的狀態(tài)迎接和處理工作。在獎勵方面，建議企業(yè)設置獎勵計劃，鼓勵秘書在工作中表現(xiàn)出色，并對表現(xiàn)良好的秘書給予相應的獎勵，激發(fā)他們的工作熱情，并逐步形成積極向上的秘書文化，促進組織內(nèi)部形成全員奮斗的良好局面。

第二，賦予秘書更多晉升機會和發(fā)展空間。秘書作為組織中不可或缺的一員，承擔著重要的行政支持與協(xié)調(diào)工作，但是秘書職位在晉升方面普遍存在著發(fā)展空間少、晉升難等問題，這不僅制約了秘書工作熱情的激發(fā)，也不利于增強秘書對組織的認同感與歸屬感，繼而影響了秘書文化建設與發(fā)展。所以，組織應賦予秘書更多晉升機會和發(fā)展空間。首先，組織要重視秘書的職業(yè)生涯規(guī)劃，粗略來講，企業(yè)應該為秘書提供職業(yè)發(fā)展指導，幫助他們明確自己的職業(yè)發(fā)展方向和目標，使秘書更好地了解自己的職業(yè)路徑和發(fā)展方向，并有針對性地提升自己的能力和技能，促進秘書職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)進一步提升；其次，組織應建立良好的晉升機制。在實踐發(fā)展中，組織應面向秘書崗位制定一套公平、透明的晉升機制，使秘書看到晉升發(fā)展的機會與空間。與此同時，企業(yè)鼓勵秘書積極參加內(nèi)部和外部培訓課程，促其通過培訓和學習不斷提高個人專業(yè)水平和技能水平，使其更早地滿足晉升要求，為其順利晉升創(chuàng)造有利條件。

（三）樹立正確的秘書價值觀，奠定秘書文化建設基調(diào)

價值觀是文化的核心，也是對秘書工作的重要銀行。具有正確積極的價值觀是秘書本身應該具備的一種素養(yǎng)，它能夠引導秘書人員更好地履行職責，更好地協(xié)調(diào)各方事宜，促進企業(yè)各項工作穩(wěn)步有序地開展。所以，在致力于推進秘書文化建設的過程中，組織要加強對秘書的教育和引導，促其具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，并樹立正確的價值觀，為秘書文化健康持續(xù)發(fā)展奠定重要基礎，并且推動秘書文化向更加健康和高效的方向發(fā)展。

第一，秘書要具備誠信和廉潔的價值觀。作為組織管理者甚至最高決策者的得力助手，秘書必須保持高度的道德操守，不僅要嚴守職業(yè)道德規(guī)范，還要堅決抵制任何形式的腐敗行為。對于秘書而言，只有不斷完善自我，積極發(fā)揮自身的榜樣作用，才能夠在潛移默化之中影響他人，以此形成廉潔誠信的專業(yè)隊伍，并打造以誠信廉潔為重要組成內(nèi)容的秘書文化。

第二，秘書需要具備專業(yè)的素養(yǎng)和良好的責任意識。秘書工作涉及到文件管理、日程安排、會議組織等各個方面，因此需要具備扎實的專業(yè)知識和技能，同時，還應該具備較強的責任心，始終保持對工作的高度敬業(yè)精神，確保工作的準確性和高效性。從專業(yè)素養(yǎng)方面來講，秘書不僅要熟練掌握辦公軟件、文檔處理和數(shù)據(jù)分析等工具，使工作質效得到良好保證，還應具備良好的時間管理和組織能力，以確保工作按時完成。從責任感方面來講，秘書是組織中的支柱，負責協(xié)調(diào)和處理日常事務，所以，擁有高度的責任心對于秘書來說至關重要。秘書應始終保持敬業(yè)精神，對工作盡職盡責，并始終以公司利益為重。與此同時，秘書應確保準確無誤地處理文件和信息，保護公司的機密性，并且能夠及時回應各方的需求和要求。此外，秘書還應增強責任意識，能夠在面對挑戰(zhàn)和處理突發(fā)問題時保持冷靜，以最高效、最合理的方式處理問題及危機。

第三，秘書需要具備良好的溝通能力和團隊合作精神。秘書作為組織中的橋梁和紐帶，必須具備良好的溝通能力，秘書一方面要能夠清晰地傳達上級意圖，另一方面，能夠理解和解讀其他人的意圖。在與同事、上司以及客戶的溝通中，秘書需要善于傾聽、準確理解對方的需求，并能夠以簡潔明了的方式傳達信息。
需要能夠與各個層級的人員有效地進行溝通和協(xié)調(diào)。與此同時，秘書還需要具備良好的書面表達能力，能夠撰寫專業(yè)的郵件、報告和備忘錄等文檔，確保信息的準確化、高效化傳遞。另外，一位優(yōu)秀秘書也應具備團隊合作精神，究其原因，秘書往往需要與多個部門和團隊緊密合作，需要協(xié)調(diào)各相關部門共同完成某項重大任務。在團隊合作中，秘書需要懂得如何分享和協(xié)調(diào)資源，并且要妥善處理各方的需求與利益，以實現(xiàn)整體目標為導向，與團隊成員進行溝通與合作，共同制定工作計劃，合理分配任務，攜手完成重大任務。

（四）注重團隊建設與協(xié)作，營造互助互信的工作氛圍

團隊協(xié)作是組織文化的重要組成部分，也是秘書工作的重要保障。所以，在秘書文化建設中，組織需要注重培養(yǎng)秘書的團隊協(xié)作精神，引導秘書積極與同事溝通交流、協(xié)作配合，共同完成工作任務，并逐步營造起互助互信的工作氛圍，以期在完善秘書文化和組織文化的過程中，推動組織穩(wěn)步持續(xù)發(fā)展。

第一，建立良好的溝通渠道。在組織管理與發(fā)展中，暢通高效的溝通渠道及完善的溝通機制是團隊協(xié)作的基礎。作為信息流動及傳遞的驅動者，秘書要確保所有團隊成員能夠及時了解重要的事項和決策。在實踐中，秘書可以會議、發(fā)送郵件或使用內(nèi)部通訊工具等方式進行內(nèi)部交流，或者跨部門交流，盡可能地避免信息延遲傳遞或者失真?zhèn)鬟f，促進各部門、各崗位及時獲取必要信息，為各項工作有序開展提供重要支持。

第二，建立開放民主的工作環(huán)境。在組織管理與發(fā)展中，秘書不僅需要具備良好的協(xié)作精神，還需要采取合理的方法建立開放民主的工作環(huán)境，鼓勵團隊成員或者其他部門相關成員積極分享想法、意見和反饋，使各項工作在集體智慧中得到妥善解決。另外，秘書要尊重每個部門的利益需求，在其遇到困難和挑戰(zhàn)時能夠給予支持，幫助他們克服困難，逐步建立起相互信任并互相幫助的氛圍，為組織應對各種挑戰(zhàn)提供強大后盾。

三、結語

   綜上所述，秘書文化建設對組織的運行與管理至關重要。只有在一個積極、健康的工作氛圍中，秘書才能充分發(fā)揮個人作用與價值，充分協(xié)調(diào)各方力量，推動組織正常運行并實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。因此，在新時代發(fā)展環(huán)境下，組織應該立足于當下，從各個方面努力推進秘書文化建設，以促進組織的長遠發(fā)展目標盡快實現(xiàn)。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://m.xwlcp.cn/w/wy/32640.html