秘書文化及其建設(shè)策略

在現(xiàn)代社會(huì)中，秘書作為一種職業(yè)角色，在企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)以及其他組織中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，他們既是信息的匯集者，又是決策的輔助者，其工作涉及組織內(nèi)部的溝通、協(xié)調(diào)、管理等多個(gè)方面。然而，很多組織缺乏對(duì)秘書的重視，也忽略了對(duì)秘書文化的建設(shè)與發(fā)展，在一定程度上影響了組織的運(yùn)行與管理。鑒于此，本文將目光聚焦于秘書這一職業(yè)，首先對(duì)秘書的角色和職能進(jìn)行基本論述，其次對(duì)秘書文化的涵義和建設(shè)意義進(jìn)行介紹，最后提出推進(jìn)秘書文化建設(shè)的建議和方法，希望能夠?yàn)榻M織建設(shè)完善優(yōu)秀的秘書文化提供一定借鑒和參考。

一、關(guān)于秘書與秘書文化的概述

（一）秘書的角色與職能

秘書是組織中一個(gè)不可或缺的角色，他們不僅僅是執(zhí)行工作的行政人員，更是組織內(nèi)部各個(gè)層面之間溝通的橋梁。一名優(yōu)秀的秘書，需要具備良好的時(shí)間管理、溝通能力、組織能力等，以應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜的工作場(chǎng)景，并推動(dòng)組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)和高效管理。

秘書的職能可以分為兩個(gè)主要方面：管理和支持。在管理方面，秘書主要負(fù)責(zé)確保組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)。粗略來(lái)講，秘書需要負(fù)責(zé)安排會(huì)議和活動(dòng)，制定行程安排，并處理來(lái)自內(nèi)部和外部的通信；與此同時(shí)，秘書需要負(fù)責(zé)維護(hù)文件和記錄，以確保組織的信息和數(shù)據(jù)得到適當(dāng)?shù)乇４婧凸芾?。在支持方面，秘書主要為高?jí)管理層提供必要的支持。大致來(lái)講，秘書需要負(fù)責(zé)制定和更新文件和報(bào)告，協(xié)助管理層進(jìn)行決策，并提供一些建議和建議；另外，在某些情況下，秘書可以代表管理層與其他部門和利益相關(guān)者溝通，確保信息的流動(dòng)和統(tǒng)一，為各部門協(xié)同合作提供良好支持。

（二）秘書文化及其建設(shè)意義

秘書文化是建立在秘書職業(yè)理念上形成的一種專業(yè)文化，主要是指由各種職業(yè)秘書、助理、行政人員等秘書職業(yè)群體形成的專業(yè)文化、行為準(zhǔn)則和價(jià)值觀體系等，涵蓋了行為方式、職業(yè)技能、思想意識(shí)等一系列內(nèi)容。秘書文化不僅關(guān)乎個(gè)人素質(zhì)和專業(yè)水平，更關(guān)乎組織的形象和聲譽(yù)，它以服務(wù)意識(shí)、溝通能力、機(jī)密保密、協(xié)作精神等為核心價(jià)值，并通過(guò)日常的言行舉止、工作方式和態(tài)度等方面得以體現(xiàn)，對(duì)組織的運(yùn)作及管理具有重要意義。對(duì)于組織而言，秘書建設(shè)的意義主要體現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

秘書文化是指在秘書工作中所體現(xiàn)出的價(jià)值觀、行為準(zhǔn)則和工作風(fēng)格。

第一，提高秘書的職業(yè)素質(zhì)。加強(qiáng)秘書文化建設(shè)，可以強(qiáng)化秘書的職業(yè)道德意識(shí)，提高秘書的職業(yè)素養(yǎng)和綜合能力，使秘書更好地履行職責(zé)，發(fā)揮其在企業(yè)中的作用與價(jià)值。

第二，促進(jìn)企業(yè)文化的建設(shè)。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的得力助手，秘書的行為舉止、工作態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)直接影響到企業(yè)文化的建設(shè)。優(yōu)秀的秘書文化可以促進(jìn)企業(yè)文化健康發(fā)展，繼而促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步提高軟實(shí)力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

第三，增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力。秘書文化建設(shè)有助于增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和向心力，優(yōu)秀的秘書文化可以激發(fā)秘書的工作熱情和創(chuàng)造力，提高企業(yè)員工的工作效率和團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

二、秘書文化建設(shè)策略

（一）加強(qiáng)人才引入及專項(xiàng)培訓(xùn)，打造專業(yè)秘書形象

秘書形象是秘書文化的外在體現(xiàn)，專業(yè)優(yōu)秀的秘書是建設(shè)和完善秘書文化的重要基礎(chǔ)。在當(dāng)代社會(huì)，秘書不再是僅僅負(fù)責(zé)處理文件和安排會(huì)議的角色，他們還承擔(dān)著內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)、管理日程安排等重要事務(wù)，同時(shí)需要幫助領(lǐng)導(dǎo)完成工作任務(wù)、起草文件、回復(fù)郵件等，以確保領(lǐng)導(dǎo)的工作得到高效的支持和保障，而這則對(duì)秘書的專業(yè)能力和信息技術(shù)能力等提出了更高要求。所以，在數(shù)字化發(fā)展環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)秘書人才的引入，并且加強(qiáng)對(duì)秘書專項(xiàng)培訓(xùn)，以此打造專業(yè)高效的秘書形象，推動(dòng)秘書文化、企業(yè)文化持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)健化、高質(zhì)量發(fā)展提供強(qiáng)大助力。

第一，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)秘書人才的引入。對(duì)于企業(yè)而言，人才引入是打造專業(yè)秘書形象的第一步，也是推進(jìn)秘書文化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)在引入秘書人才時(shí)，首先，明確職位要求，精準(zhǔn)定位人才。企業(yè)在招聘秘書時(shí)，應(yīng)明確職位的職責(zé)和要求，以便更精準(zhǔn)地定位所需人才。在新時(shí)代發(fā)展環(huán)境下，秘書不僅需要具備基本的辦公軟件操作能力和溝通能力，還需要具備良好的項(xiàng)目管理、時(shí)間管理、人際關(guān)系處理等綜合能力。此外，對(duì)于特定行業(yè)的秘書崗位，企業(yè)還應(yīng)要求應(yīng)聘者具備一定的行業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)理解能力，以便更好地協(xié)調(diào)專業(yè)部門溝通及合作。其次，優(yōu)化招聘流程，提高人才吸引力。企業(yè)可以通過(guò)招聘網(wǎng)站、社交媒體、行業(yè)論壇等多種渠道發(fā)布招聘信息，通過(guò)社招、校招等方式獵取優(yōu)秀的秘書人才，采用電話面試、視頻面試等方式初步篩選人才，最終通過(guò)筆試、面試等方式獲取到各方面均符合要求的專業(yè)秘書。

第二，重視對(duì)秘書的專項(xiàng)培訓(xùn)。企業(yè)切勿以為招聘到符合要求的秘書就萬(wàn)事大吉了，還需要加強(qiáng)對(duì)秘書的培訓(xùn)，使其所具有的知識(shí)與技能順應(yīng)瞬息萬(wàn)變的信息化時(shí)代及不斷拓展的業(yè)務(wù)需求，提高秘書的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。首先，企業(yè)需要明確培訓(xùn)的目標(biāo)和需求，負(fù)責(zé)培訓(xùn)事宜的部門（通常是人力資源部門）應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各相關(guān)部門的溝通與交流，準(zhǔn)確把握企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)需求及秘書職責(zé)，在此基礎(chǔ)上合理確定培訓(xùn)目標(biāo)及培訓(xùn)內(nèi)容。其次，企業(yè)與秘書人員進(jìn)行面對(duì)面交流，了解他們的發(fā)展需求和意見，以促進(jìn)秘書專業(yè)發(fā)展為導(dǎo)向制定培訓(xùn)計(jì)劃，并且設(shè)置專業(yè)知識(shí)和技能課程（側(cè)重于辦公軟件的使用、文件管理、會(huì)議組織等技能培訓(xùn)）、溝通與協(xié)調(diào)能力課程（側(cè)重于有效溝通技巧、面對(duì)面交流和電話禮儀等培訓(xùn)）、時(shí)間管理與優(yōu)先級(jí)設(shè)置課程（側(cè)重于提高工作效率和時(shí)間安排等培訓(xùn)）、團(tuán)隊(duì)合作與協(xié)調(diào)課程等，通過(guò)線下培訓(xùn)（專業(yè)培訓(xùn)師面對(duì)面授課或者給予實(shí)踐指導(dǎo)）、在線培訓(xùn)（通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和電子學(xué)習(xí)平臺(tái)在線學(xué)習(xí)資源和課程）、內(nèi)部導(dǎo)師制度（選派有經(jīng)驗(yàn)的秘書作為導(dǎo)師為新入職的秘書提供指導(dǎo)和支持）等多種方式，對(duì)秘書進(jìn)行專項(xiàng)化、技能化培訓(xùn)，促其打造更加專業(yè)的秘書形象，為秘書文化建設(shè)增磚添瓦，為企業(yè)發(fā)展提供一臂之力。

（二）激勵(lì)秘書專業(yè)發(fā)展，增強(qiáng)秘書文化建設(shè)力量

作為組織的核心支持力量之一，秘書在工作過(guò)程中不僅需要掌握突出的專業(yè)技能，還需要保持高度的責(zé)任心，具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，只有這樣，才能夠打造具有競(jìng)爭(zhēng)力的秘書隊(duì)伍，構(gòu)建積極向上的秘書文化，為企業(yè)、政府等組織單位穩(wěn)步發(fā)展提供強(qiáng)大支持。所以，在新時(shí)代發(fā)展環(huán)境下，組織要加強(qiáng)對(duì)秘書的引導(dǎo)與激勵(lì)，推動(dòng)秘書專業(yè)持續(xù)發(fā)展，為秘書文化建設(shè)提供強(qiáng)大力量。

第一，設(shè)計(jì)合理的薪酬福利體系。合理的薪酬福利體系既能夠激發(fā)秘書的工作動(dòng)力，也能夠留住優(yōu)秀秘書，還能提升秘書的工作滿意度，增強(qiáng)其對(duì)組織的認(rèn)同感和忠誠(chéng)度，使其更投入地工作，為企業(yè)發(fā)展、秘書文化建設(shè)提供重要力量。首先，組織應(yīng)在綜合考慮工作職責(zé)的復(fù)雜性、經(jīng)驗(yàn)水平和績(jī)效等各方面因素的基礎(chǔ)上，面向不同級(jí)別的職位，制定一個(gè)科學(xué)合理且具有吸引力的層級(jí)性薪資體系，一方面，確保秘書的薪資在可接受的范圍內(nèi)，另一方面，確保薪資體系能夠客觀全面地能反映其貢獻(xiàn)和價(jià)值，保證秘書的付出得到公正回報(bào)。其次，組織從醫(yī)療保險(xiǎn)、假期政策、獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃等方面出發(fā)，適當(dāng)?shù)馗纳泼貢鴯徫坏母＠鰲l件。一般來(lái)講，有競(jìng)爭(zhēng)力的福利待遇能夠增強(qiáng)秘書對(duì)組織的歸屬感和忠誠(chéng)度。
   在醫(yī)療保險(xiǎn)方面，建議企業(yè)為秘書提供全面的醫(yī)療保險(xiǎn)，以確保秘書在生病或遇到意外時(shí)能得到及時(shí)的醫(yī)療救助。在假期政策方面，建議企業(yè)為秘書提供帶薪休假和節(jié)假日待遇，使其有足夠的時(shí)間休息和放松，并使其以更好的狀態(tài)迎接和處理工作。在獎(jiǎng)勵(lì)方面，建議企業(yè)設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃，鼓勵(lì)秘書在工作中表現(xiàn)出色，并對(duì)表現(xiàn)良好的秘書給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)他們的工作熱情，并逐步形成積極向上的秘書文化，促進(jìn)組織內(nèi)部形成全員奮斗的良好局面。

第二，賦予秘書更多晉升機(jī)會(huì)和發(fā)展空間。秘書作為組織中不可或缺的一員，承擔(dān)著重要的行政支持與協(xié)調(diào)工作，但是秘書職位在晉升方面普遍存在著發(fā)展空間少、晉升難等問(wèn)題，這不僅制約了秘書工作熱情的激發(fā)，也不利于增強(qiáng)秘書對(duì)組織的認(rèn)同感與歸屬感，繼而影響了秘書文化建設(shè)與發(fā)展。所以，組織應(yīng)賦予秘書更多晉升機(jī)會(huì)和發(fā)展空間。首先，組織要重視秘書的職業(yè)生涯規(guī)劃，粗略來(lái)講，企業(yè)應(yīng)該為秘書提供職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)，幫助他們明確自己的職業(yè)發(fā)展方向和目標(biāo)，使秘書更好地了解自己的職業(yè)路徑和發(fā)展方向，并有針對(duì)性地提升自己的能力和技能，促進(jìn)秘書職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)一步提升；其次，組織應(yīng)建立良好的晉升機(jī)制。在實(shí)踐發(fā)展中，組織應(yīng)面向秘書崗位制定一套公平、透明的晉升機(jī)制，使秘書看到晉升發(fā)展的機(jī)會(huì)與空間。與此同時(shí)，企業(yè)鼓勵(lì)秘書積極參加內(nèi)部和外部培訓(xùn)課程，促其通過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)不斷提高個(gè)人專業(yè)水平和技能水平，使其更早地滿足晉升要求，為其順利晉升創(chuàng)造有利條件。

（三）樹立正確的秘書價(jià)值觀，奠定秘書文化建設(shè)基調(diào)

價(jià)值觀是文化的核心，也是對(duì)秘書工作的重要銀行。具有正確積極的價(jià)值觀是秘書本身應(yīng)該具備的一種素養(yǎng)，它能夠引導(dǎo)秘書人員更好地履行職責(zé)，更好地協(xié)調(diào)各方事宜，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作穩(wěn)步有序地開展。所以，在致力于推進(jìn)秘書文化建設(shè)的過(guò)程中，組織要加強(qiáng)對(duì)秘書的教育和引導(dǎo)，促其具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，并樹立正確的價(jià)值觀，為秘書文化健康持續(xù)發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)，并且推動(dòng)秘書文化向更加健康和高效的方向發(fā)展。

第一，秘書要具備誠(chéng)信和廉潔的價(jià)值觀。作為組織管理者甚至最高決策者的得力助手，秘書必須保持高度的道德操守，不僅要嚴(yán)守職業(yè)道德規(guī)范，還要堅(jiān)決抵制任何形式的腐敗行為。對(duì)于秘書而言，只有不斷完善自我，積極發(fā)揮自身的榜樣作用，才能夠在潛移默化之中影響他人，以此形成廉潔誠(chéng)信的專業(yè)隊(duì)伍，并打造以誠(chéng)信廉潔為重要組成內(nèi)容的秘書文化。

第二，秘書需要具備專業(yè)的素養(yǎng)和良好的責(zé)任意識(shí)。秘書工作涉及到文件管理、日程安排、會(huì)議組織等各個(gè)方面，因此需要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和技能，同時(shí)，還應(yīng)該具備較強(qiáng)的責(zé)任心，始終保持對(duì)工作的高度敬業(yè)精神，確保工作的準(zhǔn)確性和高效性。從專業(yè)素養(yǎng)方面來(lái)講，秘書不僅要熟練掌握辦公軟件、文檔處理和數(shù)據(jù)分析等工具，使工作質(zhì)效得到良好保證，還應(yīng)具備良好的時(shí)間管理和組織能力，以確保工作按時(shí)完成。從責(zé)任感方面來(lái)講，秘書是組織中的支柱，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和處理日常事務(wù)，所以，擁有高度的責(zé)任心對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。秘書應(yīng)始終保持敬業(yè)精神，對(duì)工作盡職盡責(zé)，并始終以公司利益為重。與此同時(shí)，秘書應(yīng)確保準(zhǔn)確無(wú)誤地處理文件和信息，保護(hù)公司的機(jī)密性，并且能夠及時(shí)回應(yīng)各方的需求和要求。此外，秘書還應(yīng)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，能夠在面對(duì)挑戰(zhàn)和處理突發(fā)問(wèn)題時(shí)保持冷靜，以最高效、最合理的方式處理問(wèn)題及危機(jī)。

第三，秘書需要具備良好的溝通能力和團(tuán)隊(duì)合作精神。秘書作為組織中的橋梁和紐帶，必須具備良好的溝通能力，秘書一方面要能夠清晰地傳達(dá)上級(jí)意圖，另一方面，能夠理解和解讀其他人的意圖。在與同事、上司以及客戶的溝通中，秘書需要善于傾聽、準(zhǔn)確理解對(duì)方的需求，并能夠以簡(jiǎn)潔明了的方式傳達(dá)信息。
需要能夠與各個(gè)層級(jí)的人員有效地進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。與此同時(shí)，秘書還需要具備良好的書面表達(dá)能力，能夠撰寫專業(yè)的郵件、報(bào)告和備忘錄等文檔，確保信息的準(zhǔn)確化、高效化傳遞。另外，一位優(yōu)秀秘書也應(yīng)具備團(tuán)隊(duì)合作精神，究其原因，秘書往往需要與多個(gè)部門和團(tuán)隊(duì)緊密合作，需要協(xié)調(diào)各相關(guān)部門共同完成某項(xiàng)重大任務(wù)。在團(tuán)隊(duì)合作中，秘書需要懂得如何分享和協(xié)調(diào)資源，并且要妥善處理各方的需求與利益，以實(shí)現(xiàn)整體目標(biāo)為導(dǎo)向，與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行溝通與合作，共同制定工作計(jì)劃，合理分配任務(wù)，攜手完成重大任務(wù)。

（四）注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)與協(xié)作，營(yíng)造互助互信的工作氛圍

團(tuán)隊(duì)協(xié)作是組織文化的重要組成部分，也是秘書工作的重要保障。所以，在秘書文化建設(shè)中，組織需要注重培養(yǎng)秘書的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，引導(dǎo)秘書積極與同事溝通交流、協(xié)作配合，共同完成工作任務(wù)，并逐步營(yíng)造起互助互信的工作氛圍，以期在完善秘書文化和組織文化的過(guò)程中，推動(dòng)組織穩(wěn)步持續(xù)發(fā)展。

第一，建立良好的溝通渠道。在組織管理與發(fā)展中，暢通高效的溝通渠道及完善的溝通機(jī)制是團(tuán)隊(duì)協(xié)作的基礎(chǔ)。作為信息流動(dòng)及傳遞的驅(qū)動(dòng)者，秘書要確保所有團(tuán)隊(duì)成員能夠及時(shí)了解重要的事項(xiàng)和決策。在實(shí)踐中，秘書可以會(huì)議、發(fā)送郵件或使用內(nèi)部通訊工具等方式進(jìn)行內(nèi)部交流，或者跨部門交流，盡可能地避免信息延遲傳遞或者失真?zhèn)鬟f，促進(jìn)各部門、各崗位及時(shí)獲取必要信息，為各項(xiàng)工作有序開展提供重要支持。

第二，建立開放民主的工作環(huán)境。在組織管理與發(fā)展中，秘書不僅需要具備良好的協(xié)作精神，還需要采取合理的方法建立開放民主的工作環(huán)境，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員或者其他部門相關(guān)成員積極分享想法、意見和反饋，使各項(xiàng)工作在集體智慧中得到妥善解決。另外，秘書要尊重每個(gè)部門的利益需求，在其遇到困難和挑戰(zhàn)時(shí)能夠給予支持，幫助他們克服困難，逐步建立起相互信任并互相幫助的氛圍，為組織應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn)提供強(qiáng)大后盾。

三、結(jié)語(yǔ)

   綜上所述，秘書文化建設(shè)對(duì)組織的運(yùn)行與管理至關(guān)重要。只有在一個(gè)積極、健康的工作氛圍中，秘書才能充分發(fā)揮個(gè)人作用與價(jià)值，充分協(xié)調(diào)各方力量，推動(dòng)組織正常運(yùn)行并實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。因此，在新時(shí)代發(fā)展環(huán)境下，組織應(yīng)該立足于當(dāng)下，從各個(gè)方面努力推進(jìn)秘書文化建設(shè)，以促進(jìn)組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)盡快實(shí)現(xiàn)。

文章來(lái)源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://m.xwlcp.cn/w/wy/32640.html