信息化時代高校多校區(qū)文書檔案管理的現(xiàn)狀及對策

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校多校區(qū)文書檔案工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。一方面，大學(xué)規(guī)模的擴(kuò)張和校園面積的擴(kuò)大，使得文書種類和數(shù)量急劇增加，對檔案管理提出了更高的要求。另一方面，現(xiàn)代信息技術(shù)的運用也為檔案工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。本文旨在探討文書檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的特點。

一、信息化時代高校多校區(qū)文書檔案管理意義

（一）提高行政工作的效率和便利性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校多校區(qū)文書檔案的管理逐漸受到重視。傳統(tǒng)的文書管理方法主要依賴于紙質(zhì)文書，既費時又費力，且效果不佳。然而，隨著信息技術(shù)的引入，文書檔案的數(shù)字化、電子化存儲與在線查詢成為可能。這既節(jié)省了紙質(zhì)文書的存儲空間，又降低了管理成本，同時使得檔案資料的檢索與查閱變得極為便利。通過互聯(lián)網(wǎng)平臺，可以快速實現(xiàn)跨校區(qū)查閱或遠(yuǎn)程辦公，極大地提高了檔案管理的效率和便利性。

（二）推動資源的共享與利用

隨著高校多校區(qū)檔案管理工作的深入發(fā)展，檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化趨勢日益明顯。在傳統(tǒng)的文書管理方式下，由于紙質(zhì)文書的物理局限性，很難實現(xiàn)跨校區(qū)、跨部門的信息共享。然而，在信息化時代，通過建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，可以實現(xiàn)多校區(qū)之間檔案資源的整合與共享。這使得教師、學(xué)生及學(xué)校管理者均能在網(wǎng)絡(luò)平臺上查詢到所需的檔案資料。它不僅為教師的教學(xué)、科研提供了便利，也使檔案資源得到了充分地利用。

（三）保證檔案的安全性和完整性

借助現(xiàn)代科技手段，為檔案的安全、完整提供了有力保障。通過采用加密技術(shù)、備份機(jī)制、權(quán)限管理等措施，可以確保檔案數(shù)據(jù)的安全。此外，系統(tǒng)還能自動檢測和修復(fù)數(shù)據(jù)錯誤，保證檔案資料的準(zhǔn)確性和可靠性。同時，采用定期備份、異地存放的方式，有效避免了因不可抗力因素引起的損害，確保了檔案資料的長期保存性和完整性。

二、信息時代下高校多校區(qū)文書檔案工作的現(xiàn)狀

（一） 信息化水平不均衡

信息時代下，高校多校區(qū)文書檔案管理面臨的首要問題是信息化水平的不均衡。由于不同高校在發(fā)展歷程、經(jīng)費投入、技術(shù)支持等方面的差異，導(dǎo)致高校文書檔案工作的信息化程度參差不齊。一些高校已建立了較為完善的信息管理體系，通過數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化查詢等手段，顯著提高了工作效率。然而，仍有部分高校因資金和技術(shù)限制，仍停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書管理模式，未能充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。這種信息化水平的不均衡不僅阻礙了校際間的信息共享與協(xié)同，也影響了學(xué)校的整體管理水平。

（二） 資源共享不足

多校區(qū)高校文書檔案管理工作中存在資源共享不足的問題。由于校區(qū)間的地域分散以及不同高校管理制度的不兼容，導(dǎo)致文書信息難以實現(xiàn)有效共享。這種信息孤島現(xiàn)象不僅增加了管理成本，還降低了工作效率。例如，某校區(qū)的教師需要查閱其他校區(qū)的資料時，往往需要經(jīng)過繁瑣的程序和長時間的等待。這既浪費了時間和資源，又降低了工作效率。為了實現(xiàn)多校區(qū)文書的有效管理，必須加強(qiáng)校區(qū)間的信息共享與合作。

（三） 安全隱患凸顯

在信息時代，文書檔案的安全問題日益凸顯。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，計算機(jī)病毒、黑客攻擊等安全事件頻發(fā)，對高校檔案管理工作構(gòu)成了嚴(yán)重威脅。一旦檔案資料遭受攻擊或泄露，將造成不可估量的損失。因此，在高校檔案信息化建設(shè)中，必須充分考慮安全隱患，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力，建立健全的安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保檔案信息的安全與完整。同時，也要加強(qiáng)對管理人員的安全培訓(xùn)，增強(qiáng)其防范意識和應(yīng)對能力。

（四） 人員素質(zhì)有待提高

在高校多校區(qū)文秘工作中，存在著人員素質(zhì)偏低的問題。當(dāng)前，高校檔案管理人員普遍存在著整體素質(zhì)不高、知識結(jié)構(gòu)不合理、服務(wù)創(chuàng)新能力不足等問題。這制約了高校檔案工作質(zhì)量的提高。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校應(yīng)加大對檔案管理人員的培養(yǎng)力度，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平。同時，要建立健全的激勵機(jī)制和評價體系，充分激發(fā)管理人員的工作熱情和創(chuàng)新能力。

（五） 文書管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不足

目前，多校區(qū)文書管理工作中仍存在文書管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不足的問題。部分檔案管理人員對文書資料了解不夠深入，導(dǎo)致文書收集不全、保管期限劃分不清等問題。這不僅影響了檔案的質(zhì)量和使用價值，也增加了檔案的管理成本和風(fēng)險。因此，高校應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立健全的工作制度和流程。同時，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，增強(qiáng)其檔案意識和責(zé)任心。只有這樣，才能確保多校區(qū)文書檔案的規(guī)范化、高效化管理。

二、信息化時代高校多校區(qū)文書檔案管理對策

（一）健全檔案管理體系，實現(xiàn)管理規(guī)范化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校多校區(qū)文書檔案工作迎來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。要提高檔案管理的質(zhì)量，確保檔案的完整與安全，必須健全檔案管理體系，實行規(guī)范化管理。學(xué)校要制定具體的檔案管理流程，涵蓋收集、整理、歸檔、借閱、銷毀等各個環(huán)節(jié)，并確保每一步驟的規(guī)范執(zhí)行。例如，在收集文書時，應(yīng)明確收集的時間節(jié)點、范圍和方法；在歸檔過程中，應(yīng)明確編目的標(biāo)準(zhǔn)、原則和標(biāo)識要求。建立一套完善的工作流程，能有效防止工作中的混淆與差錯，提高工作效率。

一所大學(xué)擁有三個校區(qū)，每個校區(qū)都有其獨立的檔案管理機(jī)構(gòu)。在建立健全檔案管理體系之前，各校區(qū)對檔案的分類、編號、標(biāo)識等要求各不相同，給檔案信息的檢索和使用帶來了一定困難。為此，大學(xué)制定了一套統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，要求各校區(qū)對同一類別的文書采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)、編號規(guī)則以及標(biāo)注方式。通過實踐，實現(xiàn)了各校區(qū)檔案工作的有序與標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案信息的檢索與使用更加便捷。通過建立健全檔案管理體系，實現(xiàn)規(guī)范化管理，使高校多校區(qū)文書檔案管理工作更加高效、規(guī)范，為學(xué)校的教學(xué)、科研及管理工作提供有力保障。

（二）以提升檔案工作效能為目標(biāo)，強(qiáng)化信息系統(tǒng)建設(shè)

在信息時代的今天，為滿足新時期的工作需求，高校多校區(qū)文書檔案工作必須加強(qiáng)信息化建設(shè)。信息系統(tǒng)的建立不僅可以提高檔案工作的效率，還可以確保檔案資料的完整與安全。高校應(yīng)提高對信息技術(shù)的認(rèn)識，加大信息技術(shù)投入力度。本文介紹了一種新型的電子檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具備電子存儲、電子檢索、電子傳遞等多種功能，以實現(xiàn)高效的檔案信息管理。例如，在大學(xué)中引入OCR技術(shù)，實現(xiàn)對紙質(zhì)文書的快速轉(zhuǎn)換，大大提高了文書的錄入效率。利用該系統(tǒng)，用戶可迅速找到所需檔案資料，并實現(xiàn)在線瀏覽、下載。同時，該系統(tǒng)還能將文書資料迅速傳遞給所需人員，降低了文書的發(fā)放與傳輸成本。

一所大學(xué)在強(qiáng)化信息系統(tǒng)建設(shè)方面引進(jìn)的完善的電子檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)具備強(qiáng)大的查詢功能，用戶只需輸入關(guān)鍵詞或檔案編號，即可迅速查找所需檔案資料。同時，還提供在線預(yù)覽、下載等功能，使用戶能夠輕松瀏覽、查閱檔案資料。此外，該系統(tǒng)還具備數(shù)據(jù)加密和訪問控制等強(qiáng)大的安全保障措施，確保文書的安全與機(jī)密性。經(jīng)過一段時間的使用，該系統(tǒng)大大提高了檔案工作的效率，為廣大教師、學(xué)生及市民群眾提供了更方便、高效的檔案信息服務(wù)。

（三）構(gòu)建多校區(qū)檔案管理的聯(lián)動機(jī)制

在我國高等教育大眾化進(jìn)程中，如何實現(xiàn)檔案信息資源的共享和協(xié)作成為一個亟待解決的問題。因此，構(gòu)建多校區(qū)的檔案管理聯(lián)動機(jī)制至關(guān)重要，它可以有效整合各校區(qū)的檔案資源，提高使用效能，避免“信息孤島”和“重復(fù)建設(shè)”。建立多校區(qū)檔案信息資源共享是構(gòu)建多校區(qū)檔案管理聯(lián)動機(jī)制的關(guān)鍵。通過建立一個統(tǒng)一的檔案管理平臺或系統(tǒng)，使各校區(qū)能夠?qū)崟r上傳、更新和查詢檔案資料，確保信息的時效性和準(zhǔn)確性。通過建立高校檔案信息資源共享機(jī)制，實現(xiàn)了高校檔案信息資源的有效利用。在統(tǒng)一的管理架構(gòu)下，各校區(qū)能夠明確其檔案管理的責(zé)任與職權(quán)，形成分工協(xié)作、協(xié)同推進(jìn)的工作模式。如在文書收集方面，各校區(qū)可結(jié)合自身特色和教學(xué)需求，有針對性地收集資料；在文書歸檔過程中，通過聯(lián)合制定分類標(biāo)準(zhǔn)、編號規(guī)則等措施，確保文書資料的標(biāo)準(zhǔn)化和一致性。

某大學(xué)擁有三個校區(qū)，每個校區(qū)都有獨立的檔案管理部門。該校建立了多校區(qū)的檔案管理聯(lián)動機(jī)制，以實現(xiàn)共建共享、協(xié)作管理的目標(biāo)。建立了一個統(tǒng)一的檔案管理體系，實現(xiàn)了各校區(qū)對檔案信息的實時上傳、更新和查詢。在資料收集方面，各校區(qū)結(jié)合自身學(xué)科特色和教學(xué)需求，有針對性地收集資料；在歸檔過程中，聯(lián)合制定了一套統(tǒng)一的編目規(guī)范，并進(jìn)行編號。此外，學(xué)校還會定期組織檔案管理員進(jìn)行交流與培訓(xùn)，分享管理經(jīng)驗和方法。經(jīng)過一年多的運行，該校的檔案管理工作已取得顯著成效，既有效提升了檔案資料的使用效能與管理水平，又為學(xué)校的教學(xué)、科研及管理工作提供了有力支持。

（四）加強(qiáng)檔案資料的保密工作，確保檔案資料的安全性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的安全性越來越受到重視。隨著高校多校區(qū)管理模式的推廣以及檔案資料的數(shù)字化，對檔案信息的安全性提出了更高的要求。為確保檔案資料的安全與機(jī)密性，學(xué)校應(yīng)采取一系列措施來加強(qiáng)檔案的安全性。數(shù)據(jù)加密是一種常見的保密措施，能確保文書在傳輸、保存過程中不被竊取。此外，還可以采用訪問控制和身份認(rèn)證等有效手段，確保文書的安全性。另外，在校園內(nèi)可以部署防火墻、IDS等安全設(shè)施，有效防止網(wǎng)絡(luò)入侵。其次，學(xué)校應(yīng)建立健全檔案資料的保密管理制度，對檔案資料的保密工作進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，并制定相應(yīng)的保密措施。其中，檔案信息安全的保障措施主要包括：建立檔案信息安全保密制度、制定應(yīng)急預(yù)案、定期對檔案信息的安全性進(jìn)行檢測與評估。在此基礎(chǔ)上，提出有針對性的、可操作地防范和化解檔案風(fēng)險的有效方法。

一所大學(xué)為加強(qiáng)檔案資料的保密工作所采取的一系列措施。首先，學(xué)校引進(jìn)了數(shù)據(jù)加密和訪問控制機(jī)制，將資料上傳至檔案管理系統(tǒng)，建立了嚴(yán)格的訪問和認(rèn)證機(jī)制。即使非法獲取了文書，也無法進(jìn)行解密和閱讀。其次，學(xué)校制定了檔案資料的保密管理制度，對檔案資料的安全管理提出了具體要求，并定期對檔案資料的安全性進(jìn)行檢測與評估。同時，學(xué)校還會定期對檔案管理員進(jìn)行相關(guān)的安全培訓(xùn)和教育，以增強(qiáng)他們的安全意識和防護(hù)能力。這些措施進(jìn)一步加強(qiáng)了學(xué)校檔案資料的保密工作，為學(xué)校的教學(xué)、科研及管理工作提供了有力保障。

（五）加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理水平

檔案管理隊伍的建設(shè)是提高高校多校區(qū)文書檔案管理水平的關(guān)鍵。隨著信息化時代的快速發(fā)展，檔案管理工作對人員的要求也在不斷提高。因此，高校需要加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)，培養(yǎng)一支既懂檔案業(yè)務(wù)又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊伍。

高校應(yīng)重視檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力的培養(yǎng)。通過組織系統(tǒng)地培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使檔案管理人員掌握檔案管理的基本理論、方法和技能，了解檔案工作的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。同時，還應(yīng)培養(yǎng)他們對信息技術(shù)的興趣和熱情，提高他們的計算機(jī)操作能力和信息化管理能力。這樣的復(fù)合型人才能夠更好地適應(yīng)信息化時代檔案管理工作的需要。其次，高校應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能提升。通過定期組織專題培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流和實踐活動等方式，讓檔案管理人員不斷更新知識、提高技能。可以邀請行業(yè)內(nèi)的專家學(xué)者進(jìn)行授課，分享最新的檔案管理理念和技術(shù)方法；也可以組織檔案管理人員到先進(jìn)的高校或檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行實地考察和學(xué)習(xí)，借鑒他人的成功經(jīng)驗，提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和工作能力。

結(jié)束語

本文深入探討了信息化時代高校多校區(qū)文書檔案管理的現(xiàn)狀、問題和對策。通過分析發(fā)現(xiàn)，雖然信息化技術(shù)為高校多校區(qū)文書檔案管理帶來了諸多便利和機(jī)遇，但同時也面臨著一些挑戰(zhàn)和問題。為了解決這些問題，本文提出了一系列對策和建議，包括加強(qiáng)頂層設(shè)計、加大投入、建立安全體系和提高人員素質(zhì)等。展望未來，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，高校多校區(qū)文書檔案管理將迎來更加廣闊的發(fā)展前景。我們相信，在全校全體師生的共同努力下，高校多校區(qū)文書檔案管理工作將不斷取得新的突破和進(jìn)展，為高校的事業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》    http://m.xwlcp.cn/w/wy/32640.html