事業(yè)單位檔案管理工作探究

檔案管理是收集、保管和使用檔案信息的一項工作，是維護單位穩(wěn)定發(fā)展所做各項決策的重要依據(jù)。隨著經(jīng)濟的全面發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也變得更加繁雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展要求。所以，需要事業(yè)單位認識到檔案管理工作的重要性，并且結(jié)合檔案管理的相關(guān)問題進行優(yōu)化處理，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的全面升級。

一、事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)分析

（一）事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，中國的部分事業(yè)單位對檔案管理工作仍然秉持著保守和傳統(tǒng)的態(tài)度，這樣的工作管理模式無法適應(yīng)新時代發(fā)展的要求。所以，事業(yè)單位要正確認識檔案管理工作，加強創(chuàng)新檔案管理的技術(shù)和方法，解決事業(yè)單位檔案管理工作中存在的一些問題。另外，還要通過新技術(shù)和新理念完善原有的檔案管理工作，從而保證管理工作的效率和水平得到全面提升。事業(yè)單位作為國家重要的組織機構(gòu)部門，其檔案管理工作具有一定的服務(wù)性、管理性及行政性的特征，與中國的政治建設(shè)之間具有緊密的聯(lián)系。因此，在事業(yè)單位中加強檔案管理工作，既可以保證原有工作的整體水平得到創(chuàng)新和優(yōu)化，還可以朝著現(xiàn)代化的方向不斷努力。

（二）事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容

在事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展過程中需要建立一個完善的檔案管理體系和檔案管理制度，確保檔案管理工作的全面開展。檔案管理主要包含材料的歸檔和檔案的核對。在行政事業(yè)單位的檔案建設(shè)過程中需要根據(jù)相關(guān)的檔案材料和文件進行分類處理。檔案的歸檔流程主要為以下4點：第一，針對具體的檔案材料進行合理的劃分，觀察檔案信息是否符合國家的相關(guān)標準；第二，工作人員根據(jù)實際情況及檔案記錄的具體內(nèi)容、檔案材料的使用方向等方面進行深入的研究，確定檔案的具體存放位置；第三，工作人員在進行檔案歸檔時，要對檔案管理的目錄進行補充，從而確保檔案的歸檔更加科學(xué)合理；第四，將新材料納到檔案中，便于后續(xù)檔案的查詢。在事業(yè)單位的檔案管理工作過程中需要針對實際情況采取相應(yīng)的核對管理措施，詳細核查檔案的完整性及合理性，最終確定具體的檔案管理措施。

（三）事業(yè)單位檔案管理的特點

事業(yè)單位的檔案管理工作具有自身的特點和屬性，與企業(yè)單位的檔案管理有一定的差別。首先，檔案管理的系統(tǒng)性。在資料的存儲工作中，事業(yè)單位大部分檔案資料都會先存放相應(yīng)的時間，然后集中匯總到專業(yè)的檔案管理部門。為了維護整個檔案的完整性和系統(tǒng)性就需要在檔案存儲的時候進行全面的檢查、記錄、分析。然后根據(jù)相應(yīng)的要求進行細致的管理，從而保證形成完善的檔案管理體系，確保檔案管理工作能夠全面開展。其次，檔案管理的完整性和真實性。事業(yè)單位要建立行之有效的檔案管理措施，結(jié)合檔案管理工作的相應(yīng)要求加強與各部門之間的聯(lián)系，保證檔案管理工作的效率得到提升。同時，要綜合分析事業(yè)單位的檔案信息，全面了解當(dāng)前的工作進度及工作的實際成果，更加直觀地掌握事業(yè)單位的具體工作狀態(tài)。此外，還需要保證檔案管理部門收集到的信息的完整性和準確性，否則就會導(dǎo)致整個檔案管理出現(xiàn)偏差。

（四）事業(yè)單位檔案管理的意義

在事業(yè)單位的內(nèi)部控制工作中，檔案管理是對重要資料進行系統(tǒng)匯總、規(guī)范管理的重要工作，需要結(jié)合中國的檔案法以及事業(yè)單位內(nèi)部具體檔案的實際情況，建立一套完善的管理體系。事業(yè)單位檔案管理工作措施的具體應(yīng)用，要符合事業(yè)單位的全面發(fā)展要求，同時具備廣泛的應(yīng)用價值。在事業(yè)單位進行檔案管理的時候，需要注重檔案的完整性，核查是否存在丟失和遺漏等情況。事業(yè)單位的檔案管理工作需要順應(yīng)社會發(fā)展的要求，管理人員要用一種超前的眼光對待檔案管理工作，同時還要具備創(chuàng)新精神，不斷優(yōu)化檔案管理工作的模式和理念，提升檔案管理工作的效率。

二、事業(yè)單位檔案管理的重要性

（一）促進社會的建設(shè)與發(fā)展

在政治、經(jīng)濟、文化全面發(fā)展的時代，檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的重點和難點，事業(yè)單位要通過創(chuàng)新的理念和方法，加強對檔案管理工作的重視，同時實現(xiàn)各項資源的優(yōu)化配置，發(fā)揮職能部門的作用，更好地服務(wù)社會和群眾，從而促進社會的建設(shè)與發(fā)展。

（二）促進檔案管理質(zhì)量的提升

在信息化發(fā)展背景下，各行各業(yè)都逐漸加大了對信息化技術(shù)的使用力度，促進了每個行業(yè)的工作效率和工作水平的提升，在事業(yè)單位的檔案管理工作中起到了重要的作用。通過信息化技術(shù)可以讓事業(yè)單位的檔案管理工作變得更加規(guī)范化，同時結(jié)合各部門的工作實現(xiàn)精細化管理，讓事業(yè)單位的管理工作更加合理，也讓民眾更加滿意事業(yè)單位的服務(wù)。事業(yè)單位要及時發(fā)現(xiàn)單位管理工作中一些細微的問題并及時進行調(diào)整，保證事業(yè)單位檔案管理流程的全面完善。另外，通過信息化技術(shù)還可以有效地緩解單位與群眾之間的矛盾，解決檔案管理工作中的一些問題。

（三）對事業(yè)單位的管理水平實施評價

檔案管理主要是記錄事業(yè)單位在發(fā)展過程中的具體業(yè)務(wù)情況與資金使用情況等方面，能夠幫助事業(yè)單位了解各階段的具體發(fā)展情況及發(fā)展結(jié)果。事業(yè)單位要根據(jù)檔案資料對之前的工作進行全面的總結(jié)和分析，結(jié)合以往的工作經(jīng)驗，為今后的發(fā)展做出重要的決策。檔案管理工作能夠更好地促進事業(yè)單位未來的發(fā)展，也可以促進事業(yè)單位各項服務(wù)工作水平的全面提升。

（四）實現(xiàn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展

在高科技的時代發(fā)展中，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為大趨勢，如何在新時代的發(fā)展過程中加強事業(yè)單位行業(yè)的全面建設(shè)是現(xiàn)代化行業(yè)管理者需要考慮的重點問題。通過在檔案系統(tǒng)中應(yīng)用信息化的技術(shù)可以有效地提升檔案管理的服務(wù)水平。事業(yè)單位與國計民生之間具有緊密的聯(lián)系，必須要注重管理與制度之間的融合。因此，事業(yè)單位需要應(yīng)用信息化技術(shù)加強檔案管理制度，推進整個行業(yè)的高速發(fā)展，為社會提供更好的服務(wù)，也能夠保障自身的服務(wù)價值。隨著社會的發(fā)展，檔案的種類在不斷創(chuàng)新，服務(wù)方式也發(fā)生了調(diào)整，只有讓事業(yè)單位適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，才能夠確保檔案管理工作的全面推進，實現(xiàn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

（五）為各部門查詢提供服務(wù)

事業(yè)單位的很多工作會參考以前的檔案資料，這就需要檔案管理部門為各個部門提供專業(yè)的參考數(shù)據(jù)和信息，便于查詢服務(wù)工作的順利進行。通過協(xié)助各部門確保資料的正確使用，能夠促進事業(yè)單位各項工作全面順利開展。

深圳市羅湖區(qū)智慧檔案館

三、事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施

（一）完善檔案管理制度

隨著事業(yè)單位檔案管理環(huán)境的變化，為了確保檔案管理工作的全面落實，就需要建立完善的管理機制，達到與時俱進的要求。結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實際情況對管理制度進行完善和優(yōu)化。首先，事業(yè)單位要提高對檔案管理工作機制的重視力度，對現(xiàn)有的檔案管理制度進行全面梳理。其次，結(jié)合實際情況制定符合現(xiàn)有使用要求的管理制度，歸納和總結(jié)好的經(jīng)驗和方法，幫助建立后續(xù)的檔案管理工作制度。最后，結(jié)合檔案管理工作中的具體要求，建立與檔案相適應(yīng)的管理制度，為事業(yè)單位檔案管理工作的全面建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)，確保事業(yè)單位檔案管理工作的全面落實。

（二）提高檔案管理人員的素養(yǎng)

檔案信息化管理工作具有很強的優(yōu)化作用，但是仍然有部分事業(yè)單位沒有引起重視。國家應(yīng)出臺相關(guān)的檔案管理政策，促進檔案管理的信息化建設(shè)，從而推動信息化技術(shù)的應(yīng)用水平。還要鼓勵事業(yè)單位對檔案管理建設(shè)的投入，確保各項技術(shù)、資金和人員的全面應(yīng)用，建立完善的管理平臺，實現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案管理人員需要具備扎實的檔案管理知識，同時還要了解一些先進的技術(shù)。人才是檔案管理信息化建設(shè)中的重點，只有積極引進、努力培養(yǎng)人才，才能夠提高整個信息化建設(shè)的水平，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，保證檔案管理工作的信息化建設(shè)水平得到全面的提升。

（三）實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)據(jù)共享

事業(yè)單位的工作水平是整個國家的服務(wù)水平評價的關(guān)鍵因素，提高事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量是現(xiàn)代化管理的重點內(nèi)容。檔案的信息化建設(shè)不僅可以創(chuàng)新管理方式，同時還可以應(yīng)用信息化技術(shù)，給人們帶來更多的便利。其中，“互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)”的使用能夠全面了解中國的基礎(chǔ)服務(wù)工作情況，加快檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，為國家和事業(yè)單位相關(guān)數(shù)據(jù)的應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）促進檔案管理流程的規(guī)范化

新時期，事業(yè)單位需要采取先進、智能化的檔案管理方式，這樣才能夠規(guī)范和完善檔案管理工作，建立完善的檔案管理體系。管理人員需要與時俱進，了解社會發(fā)展對檔案管理工作的具體要求，從而保證檔案管理工作更具有實效性。還需要建立高質(zhì)量的檔案管理工作流程，杜絕不良問題。結(jié)合檔案的實際情況建立專業(yè)的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，將不同的檔案信息歸整到相應(yīng)的類別中，這樣有利于規(guī)范化處理后續(xù)的檔案管理流程，也便于檔案工作的全面落實，防止檔案管理工作出現(xiàn)錯綜無章的現(xiàn)象，優(yōu)化檔案管理的水平。除此之外，還需要利用信息化的建設(shè)方式，創(chuàng)新檔案的整體記錄和存儲方式，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中存在的問題，避免傳統(tǒng)檔案管理方式帶來的不良影響。

（五）構(gòu)建安全的防護機制

當(dāng)前，部分事業(yè)單位在檔案管理工作中存在檔案管理不嚴、管理信息泄露等不良問題。針對這一情況，需要建立安全的防護機制有效地抵御現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)背景下帶來的信息泄露問題。要積極地構(gòu)建安全防護體系，提高對病毒和黑客的防控能力，確保檔案信息的安全性。還需要在檔案信息管理系統(tǒng)中進行定期的殺毒，防止病毒攻擊影響到信息的保存與使用。要建立平臺登錄權(quán)限機制，有效地控制登陸人員的權(quán)限，特別是在數(shù)據(jù)修改方面。只有達到一定級別的人員才可以使用特定信息，并且對信息進行修改處理，防止因人為操作造成數(shù)據(jù)泄露、造假和丟失等情況。還要積極地引進先進的檢測技術(shù)，實現(xiàn)對整個系統(tǒng)的全方位監(jiān)測預(yù)警，確保檔案管理的安全性。

（六）構(gòu)建科學(xué)的信息化管理系統(tǒng)

為了保證檔案管理的各項工作能夠全面落實，需要構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，這是提高檔案管理工作效率和水平的關(guān)鍵。在建立信息化管理平臺的時候，需要工作人員結(jié)合自身工作的具體情況以及現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中存在的一些問題進行綜合研究，從而制定符合單位自身發(fā)展要求的信息化管理系統(tǒng)，也可以進一步規(guī)范檔案管理工作。通過信息化管理系統(tǒng)，可以收集和整理檔案中的大量數(shù)據(jù)，了解檔案管理中存在的一些漏洞以及數(shù)據(jù)的相關(guān)問題，從而采取針對性的處理方法，提高檔案管理工作的效率。

四、結(jié)語

綜上所述，在事業(yè)單位的運行發(fā)展過程中，檔案管理工作至關(guān)重要。隨著社會發(fā)展，檔案管理工作也要與時俱進，應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，解決原有檔案管理工作中存在的問題，提高檔案管理工作的準確性和完善性。對檔案管理工作而言，事業(yè)單位還需要調(diào)整具體的工作內(nèi)容，制定完善的檔案管理工作制度，確保檔案工作能夠全面順利地開展，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中發(fā)揮重要的作用，使事業(yè)單位能夠符合時代發(fā)展的要求。