醫(yī)療保障局電子檔案管理建設(shè)措施

在我國(guó)全力發(fā)展社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，社會(huì)體制的剛剛方面也在不斷進(jìn)步和發(fā)展。醫(yī)療保險(xiǎn)制度關(guān)系到群眾基本的健康保障，因此也有著較高的發(fā)展需求。醫(yī)保信息檔案是醫(yī)保體系中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，我國(guó)由于人口基數(shù)大，隨著城市化的發(fā)展，醫(yī)保檔案通過(guò)紙質(zhì)化管理模式開展的壓力越來(lái)越大，因此催生了電子醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的快速到來(lái)，為醫(yī)保局的檔案管理工作提供較大的支持。

一、醫(yī)療保障局電子檔案管理概述

我國(guó)醫(yī)療的現(xiàn)行體制決定了，群眾到大城市醫(yī)院尤其是三甲醫(yī)院的集中程度非常高，這種情況下，醫(yī)保涉及到的信息也就更多，在醫(yī)院檔案管理難度也增加了。電子檔案的出現(xiàn)，有效提高了醫(yī)院醫(yī)保相關(guān)制度下的辦事效率[1]。我國(guó)的醫(yī)保系統(tǒng)中，文件主要來(lái)自于門診保險(xiǎn)和住院住院保險(xiǎn)兩個(gè)部分，而檔案的收集與管理都將匯總到醫(yī)療保障局的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。利用信息化的支付體系，患者在門診就醫(yī)或者住院的過(guò)程過(guò)程中，都可在醫(yī)院進(jìn)行刷卡，同時(shí)其就診信息和醫(yī)療費(fèi)用的相關(guān)記錄就能上傳到醫(yī)保局的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，并形成電子文檔留存下來(lái)。參保人員和醫(yī)保局都可以輕易地查詢到該次醫(yī)保的具體信息。醫(yī)保檔案對(duì)于我國(guó)醫(yī)保系統(tǒng)的整體建設(shè)也有著重要意義，隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展，對(duì)于醫(yī)保有著大量數(shù)據(jù)的行業(yè)來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)數(shù)據(jù)建立有效的模型，充分挖掘數(shù)據(jù)背后的深層次含義，能夠讓醫(yī)保局的管理者更加清晰的了解醫(yī)保費(fèi)用的總體情況。

由于每一次就醫(yī)都會(huì)進(jìn)行醫(yī)保數(shù)據(jù)的記錄并形成電子文檔，這樣長(zhǎng)期積累下來(lái)的電子文件量是非常大的，文件檔案的管理也成了一個(gè)難度較高的問(wèn)題。這就要求在醫(yī)療保障局中，建立一支專業(yè)的電子文件管理小組，以團(tuán)隊(duì)的形式對(duì)電子文件進(jìn)行更加科學(xué)、規(guī)范的管理[2]。電子文檔管理人員應(yīng)當(dāng)通過(guò)軟件和數(shù)據(jù)參數(shù)，定期將符合歸檔要求的檔案進(jìn)行分類，歸檔，并移交到醫(yī)保局檔案管理部門進(jìn)行保管。一般情況下，做好清楚分類歸檔的文件，檔案部門可直接對(duì)電子檔案進(jìn)行光盤刻錄統(tǒng)一保存，并且可以做兩份管理，一份復(fù)制使用，一份歸檔留存。對(duì)于電子檔案中核心關(guān)鍵的文檔，醫(yī)療保障局應(yīng)當(dāng)更加重視，檢查其文檔的形式、公章等是否符合規(guī)范的要求。

二、醫(yī)保局電子檔案管理體系的建設(shè)

醫(yī)保局電子檔案的歸檔首先要做好范圍確定的工作，在整個(gè)工作的最初環(huán)節(jié)，就要弄清楚哪些文件和信息是需要納入到檔案管理范圍中來(lái)的。一般來(lái)說(shuō)，醫(yī)保電子文檔在信息中，需要包含參保人員信息，所繳費(fèi)用信息，醫(yī)保轉(zhuǎn)移信息，具體就診信息等，在方式上，隨著信息化計(jì)算機(jī)處理能力的增強(qiáng)，應(yīng)當(dāng)通過(guò)數(shù)據(jù)的控制采用電子文件自動(dòng)化歸檔的模式，提高檔案管理的工作效率。

電子檔案的時(shí)間是管理體系的另一個(gè)規(guī)范化要求，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行更加嚴(yán)格的管理。一般來(lái)說(shuō)，醫(yī)保檔案的電子文檔通常都在就醫(yī)所有過(guò)程完成以后，在某一個(gè)選定好的時(shí)間段內(nèi)對(duì)文件進(jìn)行歸檔處理，主要采用階段化的管理模式，但應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)間情況和變化，對(duì)歸檔的時(shí)間段做出適當(dāng)?shù)倪x擇，降低歸檔出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能，使電子檔案管理工作的質(zhì)量和效率都得到提升。

醫(yī)保電子檔案體系中對(duì)安全性有著較多的考量。因此在電子文檔的保存中，首先通過(guò)輔助雙份的方式來(lái)保存，一份是封存不再使用的，另一份是臨時(shí)使用的。同時(shí)，對(duì)于機(jī)密性的文件在歸檔的過(guò)程中還應(yīng)做好加密處理，有效保證每一個(gè)參保人員必要的隱私，加密儲(chǔ)存的文件應(yīng)當(dāng)單獨(dú)歸類管理，并做好解密的相關(guān)工作，以防文件完全失去效用[3]。在文檔保存的載體上，也應(yīng)當(dāng)注意采用簡(jiǎn)單慣用的格式，以防文檔由于格式的不一樣在特定的環(huán)境中無(wú)法使用。對(duì)于儲(chǔ)存所采用的載體，一般可選擇光盤、U盤、硬盤等方式，我國(guó)的醫(yī)療保障局一般采用光盤的形式，避免其他儲(chǔ)存設(shè)備由于磁性材料不穩(wěn)定性造成的風(fēng)險(xiǎn)。

醫(yī)療電子檔案的最后一個(gè)階段就是保管階段，首先要對(duì)醫(yī)保電子檔案管理人員的基本素質(zhì)進(jìn)行加強(qiáng)。從理念上改變輕視管理工作的看法。很多工作人員會(huì)認(rèn)為管理保存的工作非常容易，而實(shí)際上管理醫(yī)保電子檔案信息，不僅需要懂得文檔的基本信息知識(shí)和使用方法，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)的各種基本使用和技巧有著熟練的操作能力。對(duì)文檔處理上，還需要有著一定的管理思維。同時(shí)，即使不加密的文檔，醫(yī)保信息檔案相對(duì)來(lái)說(shuō)還是較為機(jī)密性的文件，管理人員在招聘和選用人工的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)采用較為嚴(yán)格的審核機(jī)制，不僅是基本知識(shí)水平，還需要有過(guò)硬的道德水平。并且，在日常工作中需要保持定期的培訓(xùn)，培訓(xùn)包括專業(yè)技能培訓(xùn)和思想理念培訓(xùn)兩方面，通過(guò)體系化的方式，從長(zhǎng)期上保持醫(yī)保局電子檔案管理人員隊(duì)伍的工作精神。

三、結(jié)語(yǔ)

自我國(guó)醫(yī)療保障政策實(shí)施以來(lái)，醫(yī)療信息檔案問(wèn)題一直是醫(yī)療保障局工作的一個(gè)重要組成部分。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)療保障部門和學(xué)術(shù)界也一直對(duì)醫(yī)保電子文檔的歸檔和保存管理方式進(jìn)行這廣泛的討論，希望通過(guò)最優(yōu)的方式來(lái)保障其安全性、穩(wěn)定性、可靠性。在信息化潛力不斷挖掘的形勢(shì)下，在醫(yī)保局電子檔案的處理上，逐漸建立了一套更為科學(xué)、合理的體系方法，相信在醫(yī)保局管理者和工作人員的努力下，醫(yī)保電子檔案管理體系將會(huì)更加完善。

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