以績(jī)效考核提升督辦工作質(zhì)量的探索

督辦體系是企業(yè)落實(shí)管理行動(dòng)的重要工具，中海福建天然氣有限責(zé)任公司在督辦管理中堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新。本文詳細(xì)介紹了與公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)相匹配的督辦體系的基本架構(gòu)，詳細(xì)介紹了督辦工作的業(yè)務(wù)流程，分析了督辦工作的難點(diǎn)和績(jī)效考核方案，為企業(yè)督辦體系的建立和運(yùn)行給提供借鑒。

1  督辦工作的內(nèi)涵、作用和職責(zé)

1.1  督辦的內(nèi)涵

督辦，在《說文解字》中其注解是：“督，察也”“辦，致力也”，由此可知，督辦即為“致力于監(jiān)督、督查工作”之意。因此督辦工作的內(nèi)涵不僅包括監(jiān)督檢查工作任務(wù)執(zhí)行情況，及時(shí)上傳下達(dá)，還包括確保任務(wù)高質(zhì)量地完成。督辦作為企業(yè)管理不可或缺的環(huán)節(jié)之一，利用督辦工作來提高工作執(zhí)行力，確保重大決策、部署順利完整實(shí)施，取得切實(shí)成效。

1.2  督辦工作的作用

督辦工作的是確保公司戰(zhàn)略部署、工作要求及時(shí)、準(zhǔn)確貫徹落實(shí)，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的重要保障，是確保公司政令暢通，提高管理效率的重要手段，利用督辦信息反饋的職能優(yōu)勢(shì)，可以為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有力支持，提高工作質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)。督辦事項(xiàng)的范圍包括：公司黨委會(huì)、總經(jīng)理會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題會(huì)議、務(wù)虛會(huì)等會(huì)議部署的重要工作；上級(jí)單位督辦部門批辦、交辦的事項(xiàng)；公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交辦的其他事項(xiàng)。

1.3  督辦工作的職責(zé)

綜合管理部作為督辦工作歸口管理部門，不僅要做傳達(dá)任務(wù)指令的“通訊員”、跟蹤落實(shí)工作的“觀察員”、組織協(xié)調(diào)工作的“調(diào)解員”、還要做深入一線實(shí)地調(diào)查“監(jiān)督員”和“考核員”。當(dāng)公司決策部署在一些層級(jí)出現(xiàn)“中梗阻”現(xiàn)象時(shí)，發(fā)揮“橋梁紐帶”作用，把公司管理層的重大決策部署、方針政策迅速、準(zhǔn)確地傳達(dá)到基層，避免產(chǎn)生信息延誤和錯(cuò)誤解讀等現(xiàn)象。同時(shí)，督辦人員還應(yīng)該將貫徹落實(shí)決策部署時(shí)，基層反映的困難和需要協(xié)調(diào)解決的問題及時(shí)向管理層報(bào)告，收集真實(shí)、有效的信息，通過認(rèn)真分析和研判，為管理層科學(xué)決策提供可靠的依據(jù)。最后，應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督檢查，以創(chuàng)造性地開展績(jī)效考核工作促進(jìn)各方面力量統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，形成落實(shí)工作任務(wù)的合力。

2  督辦工作的流程

2.1  督辦下達(dá)

根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)安排，確定需列入督辦反饋表的工作和完成時(shí)限。未明確完成時(shí)限的督辦事項(xiàng)，原則上文字材料類工作自督辦事項(xiàng)布置之日起一周內(nèi)完成，其他類型事項(xiàng)限期一個(gè)月完成。

2.2  督辦提醒

督辦崗將工作列入督辦反饋表中，利用郵件和OA系統(tǒng)等方式進(jìn)行提醒，同時(shí)對(duì)工作的進(jìn)展進(jìn)行監(jiān)督。根據(jù)工作的完成與否和工作時(shí)限，以“周”為反饋周期，對(duì)工作用“進(jìn)行中”“超期進(jìn)行中”“已辦結(jié)”標(biāo)示。正在進(jìn)行中的工作用“進(jìn)行中”予以標(biāo)示；暫未完成的工作從完成時(shí)限之日起用“超期進(jìn)行中”予以標(biāo)示，直至完成；已完成的工作則用“已辦結(jié)”予以標(biāo)示。

2.3  督辦反饋

承辦部門每周向督辦崗反饋真實(shí)準(zhǔn)確、詳實(shí)具體的辦理進(jìn)度，督辦事項(xiàng)辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)提交辦結(jié)申請(qǐng)，必要時(shí)應(yīng)提交工作成果（如涉及該項(xiàng)工作的重要文件或報(bào)告等）作為佐證材料。

2.4  督辦延期

有明確要求應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦結(jié)的督辦事項(xiàng)，如果因客觀原因無法辦結(jié)或需要延長(zhǎng)辦結(jié)期限的，應(yīng)該及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出處理意見，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可延長(zhǎng)完成時(shí)限。延長(zhǎng)時(shí)限后仍無法辦結(jié)或需延期辦結(jié)的，應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)，提出處理意見，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可再次延長(zhǎng)完成時(shí)限。原則上督辦事項(xiàng)完成時(shí)限至多延長(zhǎng)兩次。

3  建立和督辦工作符合的績(jī)效考核辦法

3.1  績(jī)效考核導(dǎo)向分類

3.1.1  結(jié)果導(dǎo)向

企業(yè)是以盈利為最終目的的，則所有企業(yè)管理工作是以取得業(yè)績(jī)、增加盈利為目標(biāo)，績(jī)效考核作為企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理的手段之一，往往是將工作結(jié)果作為績(jī)效考核重點(diǎn)。遵循SMART原則，將公司總體目標(biāo)分解為各部門工作目標(biāo)，再將各部門工作目標(biāo)分解為個(gè)人目標(biāo)，將目標(biāo)完成與否作為考核依據(jù)。

3.1.2  過程導(dǎo)向

過程管理是一種動(dòng)態(tài)的管理，能夠在任務(wù)辦理過程中及時(shí)糾偏，提高任務(wù)完成率和任務(wù)完成質(zhì)量。根據(jù)戴明PCDA循環(huán)，即計(jì)劃、實(shí)施、檢視、改進(jìn)四個(gè)步驟進(jìn)行過程導(dǎo)向的管理，對(duì)工作任務(wù)的計(jì)劃制定情況、工作任務(wù)實(shí)施進(jìn)展、任務(wù)實(shí)施偏差管控等方面進(jìn)行考核，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)任務(wù)辦理過程精細(xì)化管控。

圖1  督辦工作中的PCDA循環(huán)

3.2  建立督辦工作績(jī)效考核辦法

以促進(jìn)督辦工作質(zhì)量為目標(biāo)設(shè)計(jì)績(jī)效考核體系，應(yīng)不僅考慮工作任務(wù)完成結(jié)果，還應(yīng)該注重對(duì)督辦工作任務(wù)過程情況的考核。即不僅要對(duì)“辦理成果”進(jìn)行考核，還要對(duì)督辦事項(xiàng)“工作實(shí)施計(jì)劃反饋”以及“階段性完成情況反饋”進(jìn)行考核，以此來對(duì)督辦工作任務(wù)開展過程管控，將結(jié)果導(dǎo)向和過程導(dǎo)向控制方式相結(jié)合，規(guī)范任務(wù)辦理流程，提升管理精細(xì)化的程度，提高工作任務(wù)的辦結(jié)率和辦結(jié)質(zhì)量。

3.2.1  工作實(shí)施計(jì)劃反饋

任務(wù)承辦部門應(yīng)在決策部署下達(dá)后應(yīng)快速響應(yīng)，及時(shí)提出工作任務(wù)實(shí)施方案和計(jì)劃，對(duì)于不具備辦理?xiàng)l件的事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)反饋說明原因。其考核的標(biāo)準(zhǔn)為：在督辦工作任務(wù)下達(dá)的5個(gè)工作日內(nèi)，任務(wù)的承辦部門應(yīng)書面反饋督辦工作任務(wù)的實(shí)施計(jì)劃，其中應(yīng)包括計(jì)劃安排、工作方法、階段性目標(biāo)、階段性完成時(shí)間以及整體辦結(jié)時(shí)限等，如不能按照工作實(shí)施計(jì)劃及時(shí)完成任務(wù)的，則予以扣分處理。

3.2.2  階段完成情況及時(shí)反饋方式

考核對(duì)象應(yīng)根據(jù)工作實(shí)施計(jì)劃中時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成工作任務(wù)，以“周”為反饋周期，及時(shí)反饋真實(shí)準(zhǔn)確、詳實(shí)具體的辦理進(jìn)度，督辦事項(xiàng)辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)辦理《督辦事項(xiàng)辦結(jié)審批單》。如果因客觀原因?qū)е聼o法辦結(jié)或需延長(zhǎng)期限辦結(jié)的，及時(shí)辦理《督辦事項(xiàng)延期審批單》并加快辦理進(jìn)度，對(duì)于不能及時(shí)辦理辦結(jié)和延期申請(qǐng)的予以扣分。

3.2.3  辦理結(jié)果方式

考核對(duì)象應(yīng)在辦結(jié)期限前完成工作任務(wù)，且應(yīng)將任務(wù)完成情況向公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，并提交必要的工作成果（如涉及該項(xiàng)工作的重要文件或報(bào)告等）作為佐證材料，由公司領(lǐng)導(dǎo)地對(duì)工作成果進(jìn)行評(píng)價(jià)。各部門、項(xiàng)目組每辦結(jié)1項(xiàng)（無論是否超期）則在原始分基礎(chǔ)上加1分，每超期5個(gè)工作日扣0.5分，同時(shí)按照辦結(jié)個(gè)數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)排名，排名靠前的予以適當(dāng)加分獎(jiǎng)勵(lì)，最終根據(jù)各部門全年得分情況進(jìn)行排名，按名次賦分。

4  改進(jìn)督辦工作的思考與實(shí)踐

為增強(qiáng)部門和員工的責(zé)任感和目標(biāo)意識(shí)，在督辦工作中應(yīng)該推行以重點(diǎn)工作部署為主的績(jī)效考核方式。不斷根據(jù)督辦工作的實(shí)際情況完善督辦工作劉晨，創(chuàng)新督辦工作方法，及時(shí)修訂督辦管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，強(qiáng)化督辦工作效果，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量完成工作目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)有效益發(fā)展。

4.1  推行部門工作督辦

將公司工作督辦向部門延伸，在各部門推廣部門工作督辦，安排專人負(fù)責(zé)動(dòng)態(tài)跟蹤。各部門根據(jù)公司督辦和部門自身業(yè)務(wù)安排，分解任務(wù)計(jì)劃落實(shí)到人，安排部署工作任務(wù)時(shí)同時(shí)下達(dá)任務(wù)完成時(shí)限，任務(wù)完成時(shí)限不可隨意更改。各部門人員完成督辦任務(wù)情況可作為其月度個(gè)人績(jī)效考核參考依據(jù)，各部門完成督辦工作情況可作為部門績(jī)效考評(píng)參考依據(jù)。

4.2  不斷創(chuàng)新督辦工作方法

依照公司年度關(guān)鍵工作、部門年度目標(biāo)等重難點(diǎn)工作及進(jìn)行梳理，合理安排服務(wù)調(diào)研活動(dòng)，深入調(diào)研、發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)反饋、集思廣益尋求解決方案，將各部門遇到的問題和困難及時(shí)傳達(dá)至管理層協(xié)調(diào)解決，有序推進(jìn)重難點(diǎn)工作開展。認(rèn)真總結(jié)提煉調(diào)研成果，不斷完善督辦工作方式方法，確保重難點(diǎn)工作落實(shí)到位。

4.3  充分發(fā)揮績(jī)效考核激勵(lì)作用

實(shí)行目標(biāo)管理機(jī)制，采用量化考核的模式，將個(gè)人和部門督辦工作完成情況與個(gè)人和部門績(jī)效掛鉤，將其作為個(gè)人和部門績(jī)效工資分配的重要依據(jù)。增加督辦工作所占績(jī)效考核比例（權(quán)重），層層傳導(dǎo)經(jīng)營(yíng)壓力，讓全體員工主動(dòng)向公司總體目標(biāo)前進(jìn)。

5  結(jié)語(yǔ)

近年來公司在促進(jìn)工作督辦方面進(jìn)取得了一定效果,將繼續(xù)通過把握督辦工作的規(guī)律、特點(diǎn)及其關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，積極做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的工作，不斷優(yōu)化督辦方式，改進(jìn)督辦措施，強(qiáng)化督辦的及時(shí)性和有效性，及時(shí)反饋工作進(jìn)展和需要協(xié)調(diào)解決的問題，真正提高督辦工作的實(shí)際效率，把每一件工作都落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)公司可持續(xù)、高質(zhì)量的發(fā)展。

來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://m.xwlcp.cn/w/kj/21223.html