IE理論在圖書館圖書入館編碼流程優(yōu)化中的應(yīng)用

引言

工業(yè)工程（IE）理論最初是在工業(yè)生產(chǎn)領(lǐng)域中產(chǎn)生的，旨在提高工人的勞動效率，提高生產(chǎn)效率，增大生產(chǎn)效益，提高生產(chǎn)質(zhì)量等，然而IE理論的不斷發(fā)展，已經(jīng)在諸如航空、建筑、金融、軍事后勤、政府部門以及其他行業(yè)中展開廣泛的應(yīng)用。

在我國城市化不斷推進的進程中，各大城市中公共建筑越來越多，基礎(chǔ)設(shè)施日益完善，公共建筑也在發(fā)揮越來越重要的作用。公共圖書館作為公共建筑的主要代表，在推動城市化進程中有著不可或缺的力量。在當(dāng)今時代，不僅僅各個城市中有獨屬于城市的圖書館供市民借閱圖書，而且每一所高校當(dāng)中也有圖書館供學(xué)生借閱學(xué)習(xí)。

圖書館中的圖書并不是長久不變，館藏圖書隨著時間的推移也在不斷增加。隨著科技不斷發(fā)展和文化的日新月異，很多新書都涉及到了最新的科技發(fā)展和文化發(fā)展趨勢。圖書館為了滿足讀者的需求，跟上科技發(fā)展的步伐和時代的變化，需要不斷購進新書。并且圖書館作為一個公共文化場所，有責(zé)任引導(dǎo)和培養(yǎng)讀者的閱讀興趣。購進新書可以激發(fā)讀者的閱讀熱情，拓展他們的閱讀視野，提升市民的文化涵養(yǎng)。

那么圖書的入館編碼是圖書館日常工作中不可或缺的一部分。當(dāng)有新的圖書進入圖書館，要對每本圖書進行圖書編碼。隨著信息化的不斷發(fā)展，圖書館中的圖書編碼已不是簡單的按照圖書名稱或作者名稱?！禝E理論在營業(yè)廳固網(wǎng)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中的應(yīng)用》一文中運用IE理論與技術(shù)應(yīng)用于營業(yè)廳固網(wǎng)業(yè)務(wù)，有效提高了營業(yè)廳在辦理固網(wǎng)業(yè)務(wù)的效率和服務(wù)質(zhì)量?！痘诜椒ㄑ芯考胺抡娴钠嚵悴考鞒虄?yōu)化》一文中運用IE中方法研究理論對工廠中汽車零部件生產(chǎn)過程進行優(yōu)化和改進，不僅提高生產(chǎn)效率也降低了生產(chǎn)成本，但是將IE技術(shù)運用到公共圖書館中圖書管理的文獻未見報道。針對某些圖書館中圖書入館編碼不合理，圖書擺放混亂借閱者找書難的現(xiàn)象，本文以xt圖書館為例應(yīng)用IE中的理論與技術(shù)方法改進和優(yōu)化圖書入館編碼，提高圖書入館效率及管理效率，解決圖書擺放混亂的現(xiàn)象，改善借閱者體驗感，這對于讀者愛上閱讀有一定積極作用。

1圖書入館編碼流程現(xiàn)狀

圖書館是城市公共場所的主要代表，也是每一個市民所要重視的場所，在城市文化中占有極為重要的地位，是一個城市名片的重要組成部分。雖然每本圖書在出版時都有一個全國性的圖書編碼，但是并不能直接運用到圖書館中，因為各個圖書館是相對獨立的，圖書信息并不共享，這其實也是出于方便市民借閱的必要之舉。可以想象，若是開放性的館藏，市民想要借閱圖書，在網(wǎng)上先查閱哪個圖書館有要借閱的圖書，可能會出現(xiàn)數(shù)以千計的檢索結(jié)果，這不便于市民借閱圖書，也不便于圖書館形成自己獨具特色的代表性。故每個圖書館擁有自己獨立的圖書入庫編碼系統(tǒng)和圖書借閱歸還管理系統(tǒng)。傳統(tǒng)方式下新圖書進入到圖書館中，該圖書館必須對圖書進行分類編碼工作，如圖1所示。

圖1:圖書館圖書入館流程（作者自制）

由圖可見該圖書館在圖書入館編碼的工作比較繁瑣，存在不小的改進空間。

xt圖書館中圖書碼只有條形碼和數(shù)字組成，只有通過該圖書館圖書管理系統(tǒng)掃碼才能查看該圖書在本圖書館的具體信息，僅憑觀察很難看出該圖書所屬類型、再版信息及入館時間等信息，而且需要專門的人員才能識別圖書擺放數(shù)碼，找到準(zhǔn)確擺放位置，而且部分圖書更新書版時，圖書管理員并不能及時發(fā)現(xiàn)并處理。發(fā)現(xiàn)之后，并沒有明確的操作流程，經(jīng)常簡單的放在原版本的旁邊，這給圖書管理增加工作量，不利于借閱者借閱，削減了借閱者的讀書熱情，同時也增加了圖書管理的人工成本。

為將起源于工業(yè)生產(chǎn)中的IE理論運用到圖書編碼流程改造中，現(xiàn)將IE理論中的圖表技術(shù)符號進行重新定義，結(jié)果見表1 。

表1圖書入館編碼分析技術(shù)符號（作者自制）

符號 名稱 意義 說明舉例

○ 操作 編碼設(shè)計相關(guān)活動 生成圖書碼、擺放數(shù)碼等

□ 檢驗 輔助圖書入館相關(guān)活動 粘貼0  圖書碼、擺放數(shù)碼等

→ 移動 圖書在圖書館內(nèi)的流動 送至錄入系統(tǒng)、擺放上架等

等待 圖書等待處理的時間 等待核實、等待錄入等

將表1的技術(shù)符號應(yīng)用到流程分析中，得傳統(tǒng)圖書入館編碼流程分析結(jié)果，見圖2 。

步驟 活動內(nèi)容 距離/m 時間/min 活動類別 ECRS改善

操作 移動 等待 檢驗 取消 合并 重排 簡化

1 確定入館圖書 5 ? →

2 等待核實入館 2 ? →

3 運送圖書到分析處 20 5 ? → √

4 對圖書分析 10 ? →

5 對圖書進行分類 2 ? → √

6 確認(rèn)圖書類型 2 ? →

7 設(shè)計唯一圖書碼 2 ? →

8 生成唯一圖書碼 0.5 ? →

9 打印圖書碼 1 ? →

10 粘貼圖書碼 0.5 ? →

11 將圖書送到系統(tǒng)錄入處 20 2 ? → √

12 錄入圖書管理系統(tǒng) 1 ? →

13 等待系統(tǒng)錄入 1 ? →

14 送圖書至圖書分析處 20 2 ? → √

15 確定圖書擺放區(qū)域 5 ? → √

16 設(shè)計擺放數(shù)碼 3 ? → √

17 生成擺放數(shù)碼 0.5 ? → √

18 打印擺放數(shù)碼 1 ? → √

19 粘貼擺放數(shù)碼 0.5 ? → √

20 送圖書到系統(tǒng)錄入處 20 2 ? → √

21 在圖書系統(tǒng)中錄入擺放數(shù)碼 1 → √

22 等待系統(tǒng)更新信息 1 ? → √

23 將書擺放到指定位置 50 5 ? →

圖2傳統(tǒng)圖書入館編碼流程分析

（作者自制）

從圖2 可以看出圖書進行了多次在圖書分析處和圖書錄入系統(tǒng)兩個場所的往返活動，進行了多次圖書分析的相關(guān)工作。大量時間浪費在移動和分析活動上，結(jié)合圖2，分析xt圖書館圖書入館編碼流程現(xiàn)狀。

1）圖書移動距離大，在圖書分析處和圖書錄入系統(tǒng)處多次重復(fù)移動，在移動活動中占據(jù)了較多時間，并不是從圖書進入圖書館，再到圖書分析處，到圖書錄入處，最后到圖書貨架，而是在兩個場所多次移動，這樣多余的移動增大了圖書入館時間，降低了圖書編碼效率。

2）出現(xiàn)了多次圖書分析，這些分析大致類似，然而在圖書入館編碼流程中卻進行了反復(fù)的分析活動，即降低了效率又為圖書分析員增加了工作量。

3）圖書在圖書管理系統(tǒng)錄入過程中存在網(wǎng)絡(luò)卡頓，等待或者排隊的現(xiàn)象，此時圖書處于等待狀態(tài)，沒有充分利用，降低了圖書入館流程的效率。

2優(yōu)化圖書入館編碼流程

將IE理論應(yīng)用在圖書館圖書入館編碼流程優(yōu)化中，主要方法是通過“5W1H”提問技術(shù)對圖書編碼中已有活動進行提問和思考，充分研究各個步驟，分析并找出問題所在，然后使用“ECRS”4大原則來對其優(yōu)化和改善。

2.1 ”5W1H“提問技術(shù)

使用“5W1H”提問技術(shù)從六個不同方面對圖書入館編碼流程進行提問，通過研究、提問和解答發(fā)現(xiàn)其中的問題。

以傳統(tǒng)的圖書入館編碼流程中的步驟4、步驟5為例進行說明，見表2.

表2:“5W1H”提問解答舉例（作者自制）

方面 問 答

What 為什么要對圖書進行分析？ 要確定圖書分類

Why 為什么要對圖書分類？ 錄入信息并歸納圖書

When 何時做？ 圖書送到圖書分析出

How 有沒有更好的方法？ 在圖書確認(rèn)入館時在網(wǎng)上查詢此書信息并錄入

Where 何處做？

有沒有更合適的場所？ 圖書分析室

在圖書入館管理處完成

Who 誰來做？

有沒有更合適的人選？ 圖書分析員

圖書入館管理人員完成

2.2 “ECRS“4大原則

對逐個項目提問來確定優(yōu)化項目（見圖2“√”標(biāo)注），接著使用“ECRS“4大原則優(yōu)化全部流程，需要遵循：取消（Eliminate）、合并（Combine）、重排（Rearrange）、簡化（Simply）。其中取消原則是優(yōu)先級最高的原則，對于無法取消但又必要的項目，研究它們是否可以合并，以達(dá)到簡化提效的目的。重排項目通過調(diào)整項目順序達(dá)到流程有序、節(jié)約時間的效果。簡化項目需要考慮是否有更簡單的方法或者設(shè)備供以使用，來節(jié)約人力、時間及費用并提高工作效率。

1）分析圖書。在傳統(tǒng)圖書入館編碼流程中，圖書進入到圖書館圖書分析處，先進行分析圖書，一本相同的圖書多次進入圖書分析出進行分析，花費了較多時間，對圖書分析進行合理配置尤為重要。

（1）取消步驟3。沒有必要將圖書送到圖書分析處才能對圖書進行分析，可由圖書館圖書入館管理處根據(jù)購書信息通過網(wǎng)上查詢到圖書所有相關(guān)信息。提前預(yù)錄入圖書管理系統(tǒng)。

（2）合并步驟4和步驟5.對于圖書分類活動不能取消，否則無法在圖書管理系統(tǒng)錄入圖書相關(guān)信息。因此合并步驟4和步驟5，交由圖書入館管理人員預(yù)錄入圖書分類信息。

（3）由于分析圖書的合理配置，取消步驟11、步驟14、步驟20。

2）獨立書碼。設(shè)計書碼是比較重要的步驟，書碼是圖書在圖書館中獨立的身份碼。兩次設(shè)計書碼，分別是設(shè)計圖書碼和擺放數(shù)碼，兩次送到圖書分析處，單獨設(shè)計，兩者之間有較大關(guān)聯(lián)性，有比較大的改善空間。

(1)取消步驟15、18、19 。將圖書碼和擺放數(shù)碼合并，改成只生成一個碼就能包含圖書識別和擺放位置等信息，在步驟7完成，這樣合并了兩次設(shè)計書碼的繁瑣步驟，也只需要設(shè)計、打印、粘貼一個書碼即可。

(2)合并步驟7和步驟16、步驟8和步驟17。只單獨設(shè)計一個書碼，包含圖書碼和擺放數(shù)碼信息。

(3)合并步驟9和步驟10 。將打印和粘貼書碼合并，簡化圖書入館編碼流程。

3)系統(tǒng)錄入。在傳統(tǒng)圖書入館編碼流程中，圖書錄入圖書管理系統(tǒng)需要把圖書送到錄入系統(tǒng)處進行系統(tǒng)錄入，粘貼圖書碼后把圖書運送去圖書錄入，粘貼完擺放數(shù)碼后把圖書送去圖書錄入，兩次送圖書到系統(tǒng)錄入處，有浪費現(xiàn)象，具有改善空間。

(1)取消步驟11和步驟21。錄入系統(tǒng)所需書碼可以由圖書管理處傳送到圖書錄入處直接錄入，節(jié)省了圖書送到錄入系統(tǒng)處的距離和等待時間。

(2)取消步驟22。只錄入一次系統(tǒng)，第二次系統(tǒng)錄入取消無需等待。

(3)圖書管理系統(tǒng)定期自動檢測圖書是否有再版，如有再版，提醒圖書管理員將再版圖書添加到圖書入館計劃目錄中，并標(biāo)注為再版更新圖書，重新實行一遍入館流程。

通過以上各個方面的優(yōu)化，圖書館圖書入館編碼優(yōu)化后的流程見圖3，前后效果對比見表3。

由圖3不難看出圖書入館編碼流程明顯簡化。4次移動被取消，有效的縮短了圖書在圖書館中移動的距離和時間，提高了圖書入館編碼的效率，節(jié)省了人力物力。

讀者借閱圖書流程中也更加方便，提升讀者滿意度，對于讀者借閱圖書有積極作用，提升圖書館在市民心中的重要性，增加圖書館作為公共建筑主要代表的城市影響力。

步驟 活動內(nèi)容 距離/m 時間/min 活動類型

操作 移動 等待 檢驗

1 確定入館圖書 5 ? →

2 等待核實入館 2 ? →

3 圖書入館管理處篩選圖書信息 5 →

4 將信息傳送到圖書管理處 0.5 ? →

5 圖書管理處設(shè)計獨立書碼 2 ? →

6 書碼傳送到圖書錄入管理處 0.5 ? →

7 圖書預(yù)錄入 1 ? →

8 打印粘貼書碼 2 ? →

9 擺放圖書 50 5 ? →

圖3:優(yōu)化后的圖書入館編碼流程分析（作者自制）

3．結(jié)論

筆者把IE理論方法引用到圖書入館編碼流程分析和優(yōu)化中，實際改進結(jié)果表明：使用優(yōu)化改進后減少了4次操作，減少2次等待，減少了4次移動；平均移動距離減少80m，圖書在整個入館編碼流程中平均時間由55min縮短至23min，從而提高了圖書入館編碼流程的效率，節(jié)約了時間成本，對于提高圖書館管理效率、節(jié)約時間成本具有借鑒意義。

在城市文化建設(shè)中，圖書館圖書入館編碼效率的提高，以及對于常見問題的改善，大大提高了讀者的滿意度，更加熱愛圖書館。圖書館是提高了城市影響力的一個比較重要的窗口，增加圖書館在市民心中的重要性是百利無一害。

本文來源：《文化產(chǎn)業(yè)》http://m.xwlcp.cn/w/wy/32640.html