高校電子發(fā)票無紙化報銷存在的問題及優(yōu)化路徑——以T大學為例

一、電子發(fā)票無紙化報銷的現(xiàn)實意義

（一）實現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報銷是“碳中和”、“碳達峰”理念[1]的內(nèi)在要求

2020年9月22日，習近平主席在第七十五屆聯(lián)合國大會一般性辯論上發(fā)表講話，承諾中國將在2030年前實現(xiàn)“碳達峰”，努力爭取2060年前實現(xiàn)碳中和。其實早在2019年，第25屆聯(lián)合國氣候變化大會期間，T大學就有關(guān)碳中和的相關(guān)領(lǐng)域進行了積極參與，提出了自己的研究計劃，為實現(xiàn)碳中和的目標貢獻自己的力量。美國加州州立大學北嶺分校通過數(shù)據(jù)研究表明，樹木對實現(xiàn)碳中和有重要作用，實現(xiàn)碳中和的三個技術(shù)手段是降碳、零碳、負碳[2]。節(jié)約用紙，實現(xiàn)無紙化就是“降碳”的實現(xiàn)途徑之一，而我們可以通過信息化的手段去優(yōu)化管理模式，建設(shè)低碳校園[3]。

（二）實現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報銷是科研經(jīng)費管理的必然選擇

《國務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財政科研經(jīng)費的若干意見》（國辦發(fā)【2021】32號）中明確指出減輕科研人員事務(wù)性負擔，改進財務(wù)報銷管理方式，推進科研經(jīng)費無紙化報銷試點，選擇部分電子票據(jù)接收、入賬、歸檔處理工作量比較大的中央高校、科研院所、企業(yè)，納入電子入賬憑證跨級數(shù)據(jù)標準推廣范圍，推動科研經(jīng)費數(shù)字化、無紙化。實際上，T大學早在2020年就逐漸將收入確認、支出報銷的無紙化核算納入計劃中，分別于2020年9月份推出資金結(jié)算平臺試點電子發(fā)票開具和收入確認工作，于2021年9月開展電子發(fā)票無紙化報銷工作。T大學對于無紙化智能辦公的探索從未停止，據(jù)可靠數(shù)據(jù)顯示，早在2017年T大學就率先和提出電子成績單數(shù)字簽名可信歸檔的解決方法，這些努力，也為高校建立電子檔案系統(tǒng)提供了良好的基礎(chǔ)。

（三）電子發(fā)票無紙化報銷是數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展，中國稅務(wù)信息化改革和企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然要求

據(jù)國內(nèi)權(quán)威數(shù)字媒體機構(gòu)I-Media Research（艾媒咨詢）研究分析，2017年-2020年中國電子發(fā)票開具數(shù)量規(guī)模逐年猛漲(如下圖1)，2020年電子發(fā)票開具數(shù)量為246億張，2021年電子發(fā)票開具數(shù)量更是將近500億張，預計2022年仍會繼續(xù)呈上升趨勢。國家對于電子發(fā)票的推廣是發(fā)票報銷電子化、無紙化的風向標，發(fā)票報銷逐漸從人工向智能化變革。高校推廣試點無紙化報銷模式，是發(fā)展信息化和數(shù)字化經(jīng)濟的現(xiàn)實要求[4]。

圖12017-2021電子發(fā)票開具數(shù)量

二、T大學報銷模式的演變

（一）“面對面”服務(wù)模式

“面對面”服務(wù)模式也就是傳統(tǒng)的窗口報銷，財務(wù)報銷經(jīng)辦人與財務(wù)審核人員“面對面”溝通交流，然后進行財務(wù)結(jié)算（如圖所示）。這種模式好處在于可以很直觀同當事人進行業(yè)務(wù)交流，財務(wù)審核人員可以更直接的同當事人了解報銷業(yè)務(wù)的真實情況，保障了會計核算的真實性和準確性。但是，這種模式在疫情大流行的趨勢下存在很大的弊端，首先，它增加了人與人之間的接觸，使得高校防疫風險大大上升；其次，就模式本身而言，會使得工作的效率大大降低，不符合科研經(jīng)費“放管服”改革的需要，使得科研老師陷入“報銷繁瑣”的困境中;最后，這種模式也不符合高?！半p一流”改革的要求，不符合T大學財務(wù)服務(wù)爭創(chuàng)國際化、智能化服務(wù)的趨勢。

                     圖2.“面對面”報銷模式

（二）“自助報賬”模式

T大學在2017年6月份上線了網(wǎng)上自助報賬系統(tǒng)，開發(fā)了借款、日常報銷、國內(nèi)差旅費報銷、公務(wù)卡等幾個網(wǎng)報模塊。財務(wù)經(jīng)辦人只需在網(wǎng)上填報報銷單，后附需要報銷的票據(jù)，簽好字后送各區(qū)財務(wù)進行報銷。（如圖）這種形式較“面對面”模式而言，節(jié)省了經(jīng)辦人時間，經(jīng)辦人不需在現(xiàn)場等待審核，在一定程度上緩解了“報銷繁”的壓力，提高了財務(wù)報銷的工作效率。缺點是經(jīng)辦人仍然需要去現(xiàn)場送報銷材料，審核人員后期發(fā)現(xiàn)材料有問題后還需要聯(lián)系經(jīng)辦人，無形中增加了業(yè)務(wù)處理的時間成本，使得報銷工作“二次返工”。

圖3.“自助報賬”模式

（三）“投遞機投遞”模式

T大學在2018年末試點，2019年正式上線投遞機投遞報銷模式，在校內(nèi)各個需求高的網(wǎng)點放置網(wǎng)報投遞機，由財務(wù)部門人員每天定時取送報銷單至各財務(wù)室處理（如圖）。進一步完善了自助報賬系統(tǒng)的線上反饋功能，借助財務(wù)微信公眾號，對接自助報賬系統(tǒng)，適時對師生的報銷結(jié)果推送反饋。這種模式在報銷流程上進一步優(yōu)化，節(jié)約了溝通成本，報銷不合格的材料被退回后，直接利用平臺進行推送，同時備注應(yīng)當聯(lián)系的財務(wù)人員，節(jié)約了溝通時間，縮短了票據(jù)流通的時間，提高了工作效率[5]。缺點是無形中增加了財務(wù)審核人員的工作量，各財務(wù)室需要對投遞的單據(jù)進行分單，然后交各審核人員制單，出現(xiàn)問題后再溝通反饋，一些問題單據(jù)需要經(jīng)辦人再次去各財務(wù)室進行解決，報銷單并不是“投遞”即完成。

圖4.“投遞機投遞”模式

（四）“無紙化”報銷模式

1.對接國家稅務(wù)局票據(jù)驗證系統(tǒng)

無紙化報銷模式構(gòu)建了“我的票夾”功能模塊，該模塊與國家稅務(wù)局電子發(fā)票系統(tǒng)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通，經(jīng)辦人員在將電子發(fā)票上傳至“我的票夾”后即可實現(xiàn)線上驗證，保證了電子發(fā)票的真實性和唯一性，而這對于無紙化報銷是至關(guān)重要的?！拔业钠眾A”功能還支持對所有上傳票據(jù)的數(shù)字化管理，師生可根據(jù)需求對上傳的電子發(fā)票做標記、歸類等處理。在勾選所需報銷的電子發(fā)票后，即可進入無紙化報銷環(huán)節(jié)，線上提交無紙化報銷單。

2.對接財務(wù)線上審批系統(tǒng)

師生在提交無紙化報銷單之后，即進入線上審批環(huán)節(jié)，根據(jù)學校內(nèi)控制的要求，在審簽環(huán)節(jié)進行審批層級的設(shè)置，可直接通過電腦端或手機端的財務(wù)審批功能推薦給相關(guān)負責人。相關(guān)人員可以實現(xiàn)在線審批，并且可以在手機移動端進行審批確認，大大提高了審批效率。

3.實現(xiàn)了電子發(fā)票報銷線上全過程控制

通過審批的報銷單可以直接線上推送至財務(wù)室自助接單庫，各財務(wù)室在收到推送后即可進行賬務(wù)處理。整個過程從發(fā)票的取得到報銷完全實現(xiàn)了線上操作，突破了時間和空間的限制。經(jīng)辦人需要做的僅僅是發(fā)票在線上傳，項目負責人或者相關(guān)人員在線對報銷票據(jù)進行審批確認，同時在線推送給財務(wù)部門，財務(wù)人員進行線上接單分單并進行賬務(wù)處理。真正實現(xiàn)了“讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿” [6]。更重要的是各個環(huán)節(jié)是可以適時進行監(jiān)控和追蹤，打破了財務(wù)報銷數(shù)據(jù)信息孤島的壁壘，所有相關(guān)人員都可以查詢到報銷單據(jù)的狀態(tài)。

圖5.“無紙化”報銷模式

三、T大學電子發(fā)票無紙化報銷存在的問題

（一）電子發(fā)票無紙化報銷在試點擴大過程中，系統(tǒng)上存在很多有待優(yōu)化的地方

1.“我的票夾”管理有待優(yōu)化

由于電子發(fā)票無紙化報銷依托系統(tǒng)開發(fā)的“我的票夾”功能模塊，需要報銷的票據(jù)都會首先上傳至“我的票夾”，上傳完畢后系統(tǒng)會與稅務(wù)局電子發(fā)票系統(tǒng)對接，實現(xiàn)實時驗證。但是由于票據(jù)種類繁多，目前仍存在一些票據(jù)無法驗證的情況，導致這類發(fā)票無法實現(xiàn)無紙化報銷。另一方面電子發(fā)票無紙化報銷對票據(jù)格式有一定的要求，必須是發(fā)票源文件，且格式為PDF或者OFD的才可以上傳，這也導致師生在報銷過程中存在一定的局限性。

2.票據(jù)驗證存在時間上的滯后性

當天開具的電子發(fā)票由于數(shù)據(jù)上傳需要時間，當天開具的電子發(fā)票不能進行驗證，需要隔天才能驗證，報銷人員需要等待數(shù)據(jù)更新才可驗證報銷。

3.無紙化報銷路徑有待優(yōu)化

目前在進行無紙化報銷時，要先進入“我的票夾”上傳票據(jù)，對發(fā)票經(jīng)辦人和證明人進行添加，之后再進入“無紙化報銷模塊”進行報銷單據(jù)的填寫和提交，流程路徑有待優(yōu)化。理想路徑是直接在“我的票夾”模塊直接勾選需要報銷的發(fā)票，通過鏈接方式直接進行無紙化單據(jù)的提交。這也是后期需要逐步優(yōu)化的程序之一。

（二）部分財務(wù)工作人員對信息化工作認識不足，信息化業(yè)務(wù)能力有待提高

對高校財務(wù)服務(wù)人員來說，一部分財務(wù)服務(wù)人員還采用傳統(tǒng)的服務(wù)方式，大多專注于具體業(yè)務(wù)，重視專業(yè)知識的業(yè)務(wù)討論與學習，綜合素質(zhì)能力不足，計算機知識儲備不足，對數(shù)據(jù)庫建設(shè)等專業(yè)操作更是敬而遠之。還有的財務(wù)服務(wù)人員自身不重視信息化，這樣也無法將財務(wù)信息化指導給科研助理或者財務(wù)經(jīng)辦人員，這直接導致電子發(fā)票無紙化報銷的推進步履維艱[7]；

一些經(jīng)費責任人或者項目負責人本人忙于科研工作，無暇顧及經(jīng)費報銷使用的規(guī)范性，對財務(wù)部門的一些信息化、智能化改革漠不關(guān)心。要知道項目負責人只要能學習一些財務(wù)報銷的基本常識，學習一些經(jīng)費報銷的信息化流程，將會對經(jīng)費的使用產(chǎn)生“事半功倍”的效果；

科研助理或者財務(wù)報銷經(jīng)辦人由于長時間和財務(wù)部門業(yè)務(wù)溝通交流，一時間習慣了傳統(tǒng)的報銷方式，信息化改革后，產(chǎn)生為難情緒，不愿意接受或者學習新的報銷模式也是無紙化報銷推進緩慢的原因。

（三）T高校共享服務(wù)平臺不全面，部門之間聯(lián)動不足

高校的運轉(zhuǎn)依靠的是各個部門間的合作，要真正全面實現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報銷，必須依賴各部門的鼎力合作，因為電子發(fā)票無紙化報銷涉及到學校的資產(chǎn)管理配置、試劑材料的保管、辦公物資采購甚至是差旅費報銷得等一系列可能涉及的所有業(yè)務(wù)，這些業(yè)務(wù)所涉及的部門有資產(chǎn)處、實驗室管理處、各院系部處等，所以必須重視各部門之間互聯(lián)網(wǎng)和辦公平臺的使用。但是目前由于各個部門所使用的軟件通常不是一個公司提供，所以之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系無法順利搭建，無法充分實現(xiàn)業(yè)務(wù)間的對接和溝通。同時由于各部門權(quán)限問題，無法真正實現(xiàn)完整的財務(wù)共享平臺，這樣的現(xiàn)實狀況為實現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報銷帶來了不利影響。 

四、電子發(fā)票無紙化報銷的優(yōu)化路徑

（一）繼續(xù)優(yōu)化電子發(fā)票無紙化報銷系統(tǒng)，提高其可操作性和便捷性

在大數(shù)據(jù)時代下，T高校應(yīng)該充分依托大數(shù)據(jù)與互聯(lián)網(wǎng)平臺，結(jié)合實際的工作發(fā)展需要對電子發(fā)票無紙化報銷系統(tǒng)進行進一步優(yōu)化。

完善電子發(fā)票“我的票夾”功能模塊，增加預設(shè)電子票據(jù)的種類，比如增加機票電子票據(jù)、火車票電子票據(jù)等，只有擴大可驗證票據(jù)的范圍才能提高師生對電子發(fā)票無紙化報銷的使用率，才能提高報銷的便捷性。

解決部分地區(qū)電子發(fā)票驗證困難問題，比如浙江、廣東通用電子發(fā)票、深圳區(qū)塊鏈電子發(fā)票、財政類電子票據(jù)等，可單獨設(shè)置驗正選項，提高電子發(fā)票驗證的準確性。將光學字符識別（Optical Character Recognition OCR）技術(shù)擴大應(yīng)用到電子發(fā)票審核過程中，實現(xiàn)財務(wù)智能審核，確保電子發(fā)票報銷的真實性和唯一性[8].

針對電子發(fā)票驗證的滯后性，可通過實時及時上傳發(fā)票數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換效率的形式來解決。優(yōu)化無紙化報銷路徑，采用單一接口進入的形式，減少不必要的信息路徑，不讓老師在信息化的流程上多浪費時間，否則也就失去了信息化的意義。讓財務(wù)經(jīng)辦人從電子發(fā)票入手一步到位過渡至無紙化報銷模式，真正實現(xiàn)路徑優(yōu)化才能實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”的目標。

（二）全面提高學校財務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)水平

     高校財務(wù)信息化是歷史的選擇，更是發(fā)展的趨勢，隨著各類智能化的報銷系統(tǒng)上線，財務(wù)審核工作不再是簡單的手工制單，對于審核人員而言，需要的是綜合科研管理需求和財務(wù)管理需求的專業(yè)型人才。尤其是在技術(shù)方面，審核人員不僅要了解最新的財務(wù)政策，掌握各類經(jīng)費支出的要求，并且還需要熟悉操作和使用各類報銷系統(tǒng)，更需要財務(wù)人員熟悉計算機信息技術(shù)操作系統(tǒng)。這就要求加強財務(wù)人員計算機網(wǎng)絡(luò)知識的學習，成為全能型、復合型的財務(wù)人員。同時，作為專業(yè)的財務(wù)人員還應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，學習信息化相關(guān)軟件，提出對于軟件使用和設(shè)計的需求，更好地解決系統(tǒng)設(shè)置上的漏洞。最后，還要重視培訓，對內(nèi)和對外的培訓，高校內(nèi)部需要加強對專業(yè)財務(wù)人員的無紙化報銷業(yè)務(wù)培訓，對外要加強對服務(wù)對象的操作培訓，只有雙方共同努力，才會，真正實現(xiàn)無紙化辦公，減少面對面接觸，提升工作效率。

（三）建立健全財務(wù)共享服務(wù)平臺

高校財務(wù)工作聯(lián)系方方面面，涉及學校各個經(jīng)濟活動，但是各部門所使用的軟件是分裂的，導致許多業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系無法順利搭建，缺乏共享的管理服務(wù)平臺，無法實現(xiàn)業(yè)務(wù)間的對接和溝通。目前API(Application Programming Interface) 即應(yīng)用程序編程接口技術(shù)，可以實現(xiàn)不同程序進行信息交互，在一定程度上為建設(shè)共享服務(wù)平臺解決了技術(shù)性難題[9]。通過API技術(shù)，我們可加快各部門的信息對接進程，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動連接與核對，提高管理的規(guī)范性與全局性。對電子發(fā)票無紙化報銷而言，可利用此技術(shù)加強網(wǎng)上自助報賬系統(tǒng)、審批系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、試劑耗材系統(tǒng)等之間的勾稽聯(lián)系。只有建立各部門系統(tǒng)之間的聯(lián)動，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)，才能大大提高工作效率，提高核算的準確性[10]。此外，我們可以通過線下的調(diào)研、走訪、參觀，線上的參與其他部門業(yè)務(wù)培訓的形式，促進業(yè)務(wù)融通，找到業(yè)務(wù)對接點，從而優(yōu)化財務(wù)流程，增強師生體驗感、獲得感。

五、結(jié)語

在這場電子發(fā)票“無紙化”報銷改革的浪潮中，T高校勇于嘗試，積極探索，摸索出一條適用于自身服務(wù)特色的發(fā)展之路，盡管探索的過程中遇到了很多的挫折和挑戰(zhàn)，正是這些挫折和挑戰(zhàn)使得T高校財務(wù)服務(wù)“無紙化”的道路更加光明。目前，T高校對于“無紙化”的探索并未停止，財務(wù)人員會繼續(xù)深化學習，提供數(shù)字化、智能化的財務(wù)服務(wù)，相信在不久的將來，各項業(yè)務(wù)均能逐步實現(xiàn)“無紙化”，從而為T高校高質(zhì)量的財務(wù)管理工作奠定堅實基礎(chǔ)。

本文來源：《商業(yè)觀察》http://m.xwlcp.cn/w/jg/125.html