淺談基建期間企業(yè)辦公室工作

辦文指的是文書處理類工作，它是做好辦公室工作的最基礎(chǔ)的重要性工作，體現(xiàn)的是辦公室人員的基本功和工作效率?；ㄆ陂g，尤其是基建初期，為了使各項工作有章可循，需要根據(jù)實際情況制定基建、勞動、衛(wèi)生、會議、車輛、電話等一系列管理制度；為了及時向上級匯報基建工作進(jìn)度情況、問題，需要撰寫匯報材料、文件；為了及時協(xié)調(diào)設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位之間關(guān)于工程管理、進(jìn)度等方面的問題，需要及時了解情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求撰寫來往函件；為了發(fā)包工程、購置材料，需要撰寫、審核協(xié)議；為了完整保存工程資料，需要做好檔案登記、管理；為了使上級文件指令及時得到貫徹落實，需要做好公文辦理，做到上情下達(dá)。做好上述工作的前提是，作為辦公室人員，要有吃苦、耐得住寂寞的準(zhǔn)備，要對單位的基本情況了如指掌，且要有較高的管理水平和較好的文字功底。有些材料領(lǐng)導(dǎo)要求時間緊，撰寫者就不得不加班加點(diǎn)。可以說，基建期間，為寫材料加班加點(diǎn)是常事。
基建工作根據(jù)工程實際，有的基建時間長，有的基建時間短?？缒甓鹊幕üぷ?，其第一個年度工作總結(jié)是以后各項工作總結(jié)的基礎(chǔ)。因此，在基建第一年度撰寫工作總結(jié)時，撰寫人員必須對基建項目的調(diào)研論證、立項、籌建、開工、建設(shè)情況、存在問題、明年基建工作（生產(chǎn)工作）、安全工作、經(jīng)營工作、質(zhì)量管理工作、企業(yè)文化建設(shè)工作等都要有一個詳細(xì)的了解。對這些情況的了解，有的是自己親身實踐、親眼所見，有的可以通過查看相關(guān)資料，有的則需要詢問參與領(lǐng)導(dǎo)、人員。而對明年工作的總體安排則要在充分了解項目工程里程碑計劃的同時，充分征求主管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)的意見。對上述情況有了一個充分的了解以后，就可以列出提綱，開始撰寫總結(jié)?？偨Y(jié)初稿出來以后，還要反復(fù)征求各位基建工作領(lǐng)導(dǎo)的意見，對總結(jié)進(jìn)行反復(fù)修改。筆者執(zhí)筆了一個跨年度基建項目第一個年度總結(jié)的撰寫工作。由于時間緊，在撰寫過程中，材料沒定稿前，為了查閱資料、按照領(lǐng)導(dǎo)要求修改材料，天天夜里加班，有時工作到夜里零點(diǎn)以后。經(jīng)過反復(fù)幾易其稿，最終稿件得到了領(lǐng)導(dǎo)的肯定。
（二）辦會
辦會就是會議管理，它是辦公室最常見的工作，體現(xiàn)的是辦公室管理者的組織能力、協(xié)調(diào)能力?；ㄆ陂g，會議較多，有項目開工儀式、每天的工程例會、每天的調(diào)度會、領(lǐng)導(dǎo)檢查工作會議、竣工儀式等。辦公室人員面對將要舉行的會議，在會議的布置和準(zhǔn)備上要有預(yù)判性，要針對不同的會議做好相應(yīng)準(zhǔn)備。也就是要因會做好不同準(zhǔn)備。這就要求對會議內(nèi)容、參加人員、會議地點(diǎn)及要求提前了解，做好會場布置、人員通知、材料準(zhǔn)備等工作，會議期間還要及時安排人員給與會人員做好茶水等服務(wù)工作。
2009年筆者參加了一個選煤廠項目建設(shè)。該項目建成后選煤能力可達(dá)300萬噸，實現(xiàn)銷售收入近20億元。按照集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的要求，項目開工前將要舉行隆重的開工儀式。作為項目開工儀式的辦公室籌備人員，我們在公司的領(lǐng)導(dǎo)下，創(chuàng)新管理的方式方法，扎實工作，確保了項目開工儀式的成功舉行，受到了集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的好評。一是早著手，早安排。項目開工工期緊，工作量大。項目開工前，在做好其它工作的同時，為了使項目開工儀式成功舉行，我們及時組織人員制定方案，從儀式選址、會場布置、材料準(zhǔn)備、接待迎賓等環(huán)節(jié)進(jìn)行了周密的部署和人員、時間安排。二是跟蹤落實，確保各項工作落到實處。儀式準(zhǔn)備工作安排后，按照工作性質(zhì)和時間要求，組織人員及時進(jìn)行跟蹤落實。對于在落實過程中存在的問題，及時進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，確保了各項工作落到實處。三是科學(xué)調(diào)度，確保儀式成功舉行。儀式舉行當(dāng)天，指定專人，對人員進(jìn)場、車輛停放、材料發(fā)放與準(zhǔn)備、就餐等方面給予科學(xué)調(diào)度，確保儀式成功舉行。
（三）辦事
辦公室人員的辦事能力體現(xiàn)在待人接物、說話、督辦落實、參謀助手作用等方面。在待人接物上要樹立辦公室良好的工作作風(fēng)，待人接物要熱情，什么時候都要克服門難進(jìn)、臉難看、話難聽的不良現(xiàn)象，不能因為工作忙而有所懈怠，影響辦公室和領(lǐng)導(dǎo)的形象，影響公司的形象。除此之外，還要注重做好以下工作：
督辦落實。辦公室的一個主要工作職責(zé)是對領(lǐng)導(dǎo)安排的事情和文件、指令進(jìn)行督辦落實?；ㄆ陂g，我們把這項工作作為一項日常工作，狠抓落實，使各項工作落到實處，推動了各項工作的進(jìn)展。一是圍繞工程里程碑計劃，與公司工程管理部門一道，嚴(yán)格按照《進(jìn)度目標(biāo)書》控制工程進(jìn)度，對未按期完成者，加大處罰力度，并要求制定趕工措施，限期趕工，確保各單項工程按接點(diǎn)順利進(jìn)行，出色完成了集團(tuán)提出的“投資、工期、質(zhì)量、安全”建設(shè)目標(biāo)要求。二是針對上級文件、公司領(lǐng)導(dǎo)指令、公司文件要求辦理內(nèi)容、時限督辦落實，確保了文件精神、領(lǐng)導(dǎo)指令的貫徹落實，確保了政令暢通。
針對上級要求的每周、每半月、每月以表格形式匯報工程進(jìn)度情況，我們及時督促相關(guān)人員對各單項工程建設(shè)情況按工程名稱、概算、形象進(jìn)度、完成百分比、施工單位、存在問題等項目統(tǒng)計上報。不但使領(lǐng)導(dǎo)及時了解了工程進(jìn)展情況，而且也使好多工程問題經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)而得到快速解決。
參謀助手。辦公室人員要經(jīng)常深入基層，開展調(diào)查研究，收集單位發(fā)展的好建議、存在問題、職工意見，在擬定好解決方案的前提下，給領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。這是辦公室的基本職能?；ㄆ陂g，我們組織辦公室人員經(jīng)常深入施工單位、監(jiān)理單位、職工中去，傾聽意見；深入工地，從安全施工、解決施工問題等方面查看施工情況，充分掌握第一手資料，給領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。針對查看過程中發(fā)現(xiàn)的個別施工工人高空作業(yè)不按規(guī)定使用安全帶的現(xiàn)象和不按規(guī)定佩戴安全帽的現(xiàn)象，我們及時給領(lǐng)導(dǎo)建議，在施工單位中開展定期不定期的反三違大檢查活動和干部下基層活動，通過活動的開展，遏制了三違現(xiàn)象，促進(jìn)了基建期間安全施工目標(biāo)的實現(xiàn)。
后勤管理。兵馬未動，糧草先行，說的是后勤工作的重要性和服務(wù)性?；ㄆ陂g，后勤管理主要是為人員的吃、住、行提供保障和辦公物品（電腦、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)、筆、本、紙等）的配備、管理、使用。
在人員的吃、住、行方面，基建期間，條件簡陋，辦公室要為人員的吃、住、行提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，就必須未雨綢繆，提前根據(jù)人員的需求做好安排，以免臨時來不及，影響服務(wù)質(zhì)量，甚至影響正常的基建工作。
在辦公物品的配備上，要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求，本著節(jié)資的原則，合理配備。在辦公物品的管理、使用上，要建立臺賬，做好各種物品的出入登記，防止資產(chǎn)流失；要精打細(xì)算，節(jié)支降耗，嚴(yán)格筆、紙、本等低值易耗品的管理使用。筆的使用要以舊換新（芯），紙張要兩面用，并制定考核措施，認(rèn)真落實。
企業(yè)文化建設(shè)。企業(yè)文化是企業(yè)長期形成的、為企業(yè)員工所接受的共同的行為意識準(zhǔn)則，它是企業(yè)的軟實力，是企業(yè)的核心競爭力。鐵打營盤流水兵，也從一個側(cè)面說明了企業(yè)文化的重要性。
基于對企業(yè)文化重要性的認(rèn)識，基建期間即企業(yè)建設(shè)之初，就要把企業(yè)文化建設(shè)提到重要工作方面。筆者參加建設(shè)的項目公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視企業(yè)文化建設(shè)，基建期間就確立了公司企業(yè)文化的建設(shè)原則：“從代表先進(jìn)文化前進(jìn)方向和科學(xué)發(fā)展觀的高度，確立企業(yè)理念系統(tǒng)，形成理念力；把理念貫穿于項目建設(shè)（生產(chǎn)）的全過程，形成管理力；發(fā)動職工積極廣泛參與文化建設(shè)，形成行動力。以“三力”為企業(yè)文化建設(shè)的著力點(diǎn)，在落實上狠下攻夫，用物質(zhì)文化建樹公司形象，用核心價值觀凝聚力量，用先進(jìn)的行為文化規(guī)范職工行為，為公司持續(xù)快速發(fā)展提供有力的思想保證和精神動力?！卑凑者@個原則，我們辦公室與相關(guān)部門密切合作，從制定落實制度、員工行為規(guī)范等方面入手，在職工工作、出勤等方方面面形成按章操作、按制度辦事的風(fēng)氣和習(xí)慣，為公司的企業(yè)文化建設(shè)奠定了良好基礎(chǔ)，為企業(yè)注入了生機(jī)和活力。
結(jié)束語：辦公室管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分，也是企業(yè)管理的一個重要方面?；ㄆ陂g，如何更好地發(fā)揮企業(yè)辦公室的管理作用，促進(jìn)和推動企業(yè)的基建工作，提升企業(yè)的核心競爭力，為企業(yè)早日投產(chǎn)創(chuàng)效打下堅實基礎(chǔ)，還需要結(jié)合企業(yè)的實際情況進(jìn)一步研究。筆者相信，在企業(yè)辦公室管理者的英明領(lǐng)導(dǎo)下，通過全體辦公室人員的共同努力，企業(yè)辦公室管理工作一定會發(fā)揮更大的作用，為企業(yè)的健康發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)，使企業(yè)在激烈的市場競爭中永遠(yuǎn)立于不敗之地。