加強(qiáng)高職院校系級教學(xué)檔案管理的思考-教育論文

記表；年度考核表；參與團(tuán)隊(duì)建設(shè)情況；參與課程建設(shè)情況參與教學(xué)改革情況；教學(xué)獲獎情況。
學(xué)籍檔案的清晰度、完整度和正確率代表了一個(gè)學(xué)校的管理水平。它是教學(xué)檔案的一個(gè)重要部分，不僅涵蓋了學(xué)生在校期間的所有活動，也是反映學(xué)生在校時(shí)期學(xué)習(xí)、生活情況的最原始材料。如：胡錦濤主席在訪問法國期間，參觀了鄧小平先生在二十世紀(jì)二十年代留學(xué)法國時(shí)期曾經(jīng)就讀的學(xué)校，學(xué)校當(dāng)即調(diào)出小平先生當(dāng)年的學(xué)籍檔案請胡錦濤主席觀看。近百年的時(shí)間保留完好，一方面反映了學(xué)校對鄧小平先生的尊敬，一方面也可以看出學(xué)校教學(xué)檔案的優(yōu)良管理水平。學(xué)籍檔案的內(nèi)容有：
學(xué)生入學(xué)材料。包括招生計(jì)劃、招生簡章、報(bào)名表、入學(xué)成績冊、學(xué)生本人自然情況、審批表、錄取通知書存根等一系列入學(xué)前的原始材料。
在校學(xué)籍材料。包括學(xué)生登記表、注冊表、學(xué)籍表、學(xué)籍異動情況、學(xué)生獎懲材料等。
畢業(yè)材料。包括畢業(yè)、結(jié)業(yè)生名單、證書發(fā)放存根、學(xué)生通訊錄、畢業(yè)生照片、畢業(yè)成績單、論文成績、優(yōu)秀畢業(yè)生材料及有關(guān)審批材料等。
隨著高職院校教育體制改革的不斷深入及辦學(xué)形式的多元化發(fā)展，教學(xué)形式與課程模式呈多元化、多樣化和復(fù)雜化發(fā)展，這就對我們教學(xué)檔案的管理提出了更新和更高的要求。教學(xué)檔案是教學(xué)管理和教學(xué)評估不可缺少的重要組成部分。而高職院校系級教學(xué)檔案管理工作起步較晚，制度不夠健全。因此，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作愈發(fā)顯得更為重要，形勢的發(fā)展迫切要求教學(xué)檔案的管理更上一層樓。必須進(jìn)行系統(tǒng)化、科學(xué)化的整理，才能使教學(xué)檔案為提高教學(xué)質(zhì)量服務(wù)，才能確保教學(xué)工作順利開展。系級教學(xué)檔案一般分為文字、圖表、圖片、聲像等不同載體的文件材料，是教學(xué)的重要?dú)v史信息。包括下五類：
一、教學(xué)材料檔案
是指反映教學(xué)活動的教學(xué)材料檔案，涉及范圍廣范，也是系級檔案的主體。主要有各專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)、教學(xué)計(jì)劃、各學(xué)科教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃單、擬任課及師資配備表、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)任務(wù)單、課程表、教學(xué)工作的各項(xiàng)管理規(guī)章制度、考試試題及標(biāo)準(zhǔn)答案、考試安排表、學(xué)生成績單、試卷分析、命審題說明書、考試質(zhì)量分析報(bào)告、各專業(yè)使用教材情況、課程建設(shè)、教學(xué)改革方面的材料等。
二、實(shí)踐教學(xué)檔案
包括實(shí)踐計(jì)劃、實(shí)踐課表、學(xué)生實(shí)踐報(bào)告等、頂崗實(shí)踐及專業(yè)見習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)大綱、實(shí)習(xí)教案、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)總結(jié)以及調(diào)查報(bào)告等。
三、教師業(yè)務(wù)檔案
教師業(yè)務(wù)檔案是反映教學(xué)業(yè)務(wù)及
個(gè)人學(xué)術(shù)成績的綜合材料。凡屬教師業(yè)務(wù)活動直接形成的有保存價(jià)值的材料重點(diǎn)選擇收集整理、保存入檔。主要有：
1、專業(yè)技術(shù)職務(wù)自然情況檔案材料。包括教師的學(xué)歷、學(xué)位證書；專業(yè)技術(shù)職務(wù)證書；教師資格證書；職業(yè)資格證書；進(jìn)修證書；學(xué)術(shù)兼職及行政榮譽(yù)證書；行業(yè)企業(yè)經(jīng)歷情況；外語、計(jì)算機(jī)證書；普通話證書。
2、專業(yè)技術(shù)職務(wù)科研檔案材料。包括科研論文；專著或教材；參與科研項(xiàng)目；科研成果獲獎情況。
3、專業(yè)技術(shù)職務(wù)教學(xué)檔案材料。包括承擔(dān)教學(xué)任務(wù)情況；學(xué)期工作量登
4、行政材料檔案包括系年度總結(jié)和計(jì)劃；院級行政單位下達(dá)的指令性文件、材料以及圖像資料；院、系召開的會議記錄、圖像資料等。
四、采取科學(xué)管理的方法，加強(qiáng)系級檔案管理的對策
1、建立和健全系統(tǒng)有序的管理體制。高職院校必須建立“專人、專權(quán)、專管”的檔案管理制度，明晰管理人員責(zé)任和職務(wù)范圍，成立和完善專門檔案室，確定專兼職檔案管理員，出臺相應(yīng)的檔案管理員崗位職責(zé)。深化崗位重要性培訓(xùn)，提高職工對教學(xué)檔案管理的重視度和認(rèn)知度，適當(dāng)普及科學(xué)管理的知識。對教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則、以及立卷歸檔的程序等做出了明確的規(guī)定。并定期檢查、考核，引導(dǎo)系部檔案管理工作向制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。
2、加強(qiáng)服務(wù)管理意識。檔案管理
這的檔案意識是影響基礎(chǔ)管理的另一項(xiàng)重要內(nèi)容。我們的一切工作都是為提高教學(xué)質(zhì)量服務(wù)的。我們應(yīng)從宣傳入手，提高各級檔案人員對檔案管理重要性的認(rèn)識，把給及教學(xué)檔案負(fù)責(zé)制落實(shí)到實(shí)處，嚴(yán)格做好檔案的收集整理工作。糾正“重管輕用”的思想，充分調(diào)動各級檔案管理人員的積極性，不斷提高教學(xué)檔案服務(wù)水平，才能是教學(xué)檔案充分發(fā)揮其在教學(xué)科研中的重要作用。
3、適當(dāng)?shù)脑黾咏?jīng)費(fèi)，采用先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)施和方法，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化和開發(fā)利用。隨著教育事業(yè)的不斷發(fā)展，原檔案封閉落后的管理機(jī)制已不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的需要，甚至很大程度上制約了檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展，我們應(yīng)解放思想、更新觀念，逐步將先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備引入管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化、統(tǒng)一化。
如試題庫、成績管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、教師電子檔案系統(tǒng)等，提高效率，避免人力、物力的浪費(fèi)。利用現(xiàn)代技術(shù)手段對信息搜索的便利、快捷、準(zhǔn)確的優(yōu)勢，通過建立網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺，構(gòu)建數(shù)字化檔案目錄，配合建立各類檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，為廣大師生提供便捷的目錄索引搜索，更大程度上方便資料的檢索和查詢，是檔案管理工作的成果發(fā)揮最大作用。
綜上所述，教學(xué)檔案的管理工作是高職院校一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。系級教學(xué)檔案也是學(xué)校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)，只有做好系級教學(xué)檔案管理工作，才能實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。形成全校教學(xué)檔案梯級管理的科學(xué)先進(jìn)模式。這不僅是高職院校教學(xué)檔案管理目前跟上現(xiàn)實(shí)需求的當(dāng)務(wù)之急，也是今后持續(xù)發(fā)展的必由之路。