淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理

 1 簡要了解醫(yī)院檔案的含義
醫(yī)院檔案主要是指醫(yī)院在最初建設(shè)以及后來的不斷發(fā)展之中所從事的管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等等各項活動之中逐漸形成的具有保留與參考價值的一項記錄，包含著文字、圖表、聲音、圖像等等各種形式、各種載體的歷史記錄。而對于醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，則是指的是包括黨務(wù)、行政、醫(yī)療技術(shù)、儀器設(shè)備、人事資料在內(nèi)等等各種檔案資料的管理，這是一項幾乎可以覆蓋到醫(yī)院各個部門的工作，是醫(yī)院進(jìn)行自身管理的一個重要的方面。而且，現(xiàn)今階段，隨著時代的不斷進(jìn)步，檔案管理工作在醫(yī)院管理之中的地位也在逐步上升，受到更多地重視。如何緊跟時代發(fā)展，適應(yīng)醫(yī)院不斷進(jìn)步的要求，改進(jìn)醫(yī)院檔案的管理已經(jīng)成為一項值得深究的問題。
2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的一些問題
2.1 醫(yī)院檔案管理的意識不足，單純地認(rèn)為檔案管理是專職人員的責(zé)任 所謂的檔案管理意識指的是人們可以自覺地認(rèn)識與了解檔案的價值，明白檔案在管理之中所含有的價值，所具備的功能以及所占據(jù)的地位的一種自覺的思維活動意識。就目前實際情況而言，我國大多數(shù)醫(yī)院的人員對于檔案意識是十分模糊的，大多數(shù)醫(yī)院重視經(jīng)營、輕視檔案的意識是普遍存在的。部分醫(yī)院的科室甚至認(rèn)為檔案管理工作是一項可有可無的工作，意識不到檔案管理工作對于醫(yī)院管理的重要性，對檔案管理沒有一個該有的認(rèn)識，還有一些醫(yī)院出現(xiàn)了為了簡便，將一些檔案資料隨便存放在自己科室的柜子里，而沒有把這些具備價值的檔案資料提交給醫(yī)院綜合檔案資料管理室進(jìn)行統(tǒng)一綜合性的保管，致使很多具有重要價值的檔案資料破損甚至丟失?！皺n案管理是專職檔案員的事情，與我沒有關(guān)系”這項錯誤的意識，使得很多的科室人員對于檔案資料的寶貴程度沒有認(rèn)識，更加認(rèn)識不到保護(hù)好檔案是每一個員工都應(yīng)該具備的一項責(zé)任。
2.2 醫(yī)院檔案管理制度不夠健全，管理的范圍也不夠明確 隨著社會的不斷發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，醫(yī)院檔案的內(nèi)涵以及外延也隨著發(fā)生了巨大的變化，但是與之相關(guān)的檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、制度、考核等等卻沒有隨之緊跟發(fā)展起來，這些方面還處于較為空白的狀態(tài)。醫(yī)院缺乏一套完善科學(xué)的管理體系，沒有形成一項健全的制度，致使很多的醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時，一般都會根據(jù)自己的實踐情況，或者依據(jù)自己對于檔案管理的理解進(jìn)行簡單的管理，從而使得檔案在進(jìn)行管理之時呈現(xiàn)出一種分散的狀態(tài)，也正是由于沒有進(jìn)行統(tǒng)一性的管理，使得眾多珍貴的檔案資料在四處的分散中逐漸丟失，沒有將檔案該具有的積極作用發(fā)揮出來。
2.3 檔案管理工作人員的素質(zhì)良莠不齊，缺乏專有人才 目前，我國在檔案管理人員的培養(yǎng)方面還是不足的，使得我國的檔案管理人員的管理水平、專業(yè)能力、理論知識、文化程度以及整體素質(zhì)方面存在較大的差距，與不斷進(jìn)步的時代發(fā)展是格格不入的，無法滿足時代發(fā)展對于檔案管理人員的要求。主要表現(xiàn)為檔案管理專業(yè)出身的人員很少，而且檔案管理人員學(xué)歷一般比較低，知識結(jié)構(gòu)也不是很科學(xué)合理，尤其是高層次的檔案管理人員更是少之又少。這些情況是無法適應(yīng)新形勢下檔案管理發(fā)展的時代需要的，檔案管理人員的這種較低層次的水平已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的總體水平。而在醫(yī)院進(jìn)行人才的培養(yǎng)中，對于醫(yī)療技術(shù)人員技術(shù)以及素質(zhì)不斷提高與繼續(xù)教育投入了大量的精力，但是對于檔案管理人員素質(zhì)水平如何則沒有一個進(jìn)行改善的計劃，這樣的差距，更加使得我國的檔案管理工作無法更好地進(jìn)行，檔案管理人員在思想觀念上無法跟上時代發(fā)展，管理水平上更是難以與新時代相跟，致使我國的檔案管理工作明顯缺乏創(chuàng)新性，像一潭死水，沒有活力。
2.4 對于檔案管理所需要的硬件設(shè)施投入不足 由于醫(yī)療用房一般呈現(xiàn)出緊張狀態(tài)，這就導(dǎo)致了檔案管理所需要的用房更加狹小，很難滿足檔案安全保管的客觀需要。而在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，科技不斷進(jìn)步的情況下，檔案管理所需要的計算機(jī)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本應(yīng)該在醫(yī)院進(jìn)行廣泛的使用，但由于對于此項的投入不足，致使許多醫(yī)院仍舊采用手工收集、記錄、檢索的方式，這樣就大大減少了檔案的信息量，從而很難對檔案進(jìn)行利用與開發(fā)，使得檔案管理的重要作用難以發(fā)揮。
3 在發(fā)展醫(yī)院檔案管理工作中的幾項建議
3.1 加大對于檔案管理工作的宣傳，增強(qiáng)全院人員對于檔案管理的意識 做好檔案管理的宣傳工作，首先要樹立檔案管理的良好的形象，可以充分利用醫(yī)院的院報、墻報、櫥窗以及網(wǎng)站等形式，進(jìn)行積極的宣傳，向更多的員工宣傳檔案管理的工作，讓廣大的職工更加充分認(rèn)識到檔案管理工作在醫(yī)院的醫(yī)療、科研以及教學(xué)方面所起到的重要作用，從而提高員工對于檔案管理工作的積極性，促使每一位員工的檔案管理意識不斷增強(qiáng)，樹立好檔案管理人人有責(zé)的管理觀念。同時，在宣傳本院寶貴的檔案資料之時，還要加強(qiáng)對于國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及各種規(guī)范制度的宣傳，強(qiáng)化全體職員尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對于檔案管理的意識，只有他們逐漸重視起檔案管理工作，才能夠促進(jìn)檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)管理的日常管理事務(wù)議程，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作有計劃、有步驟的開展進(jìn)行，促進(jìn)我國的檔案管理工作日趨完善。
3.2 加強(qiáng)對于檔案管理利用的重視程度 進(jìn)行檔案管理的最終目的是為了更好地利用這些檔案，因此，每一位檔案管理人員要學(xué)會樹立運(yùn)用檔案進(jìn)行服務(wù)的意識，促進(jìn)檔案管理工作，可以使檔案為更多的臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作進(jìn)行較為全面的服務(wù)。與此同時，我們還要做好各種編輯研究活動，對于各種檔案信息進(jìn)行開發(fā)，編寫出各種各樣的專題，并且做好匯編工作，只有這樣才能更好地運(yùn)用檔案信息。在進(jìn)行檔案管理的同時，還要做好檔案信息的反饋管理工作，來滿足不斷發(fā)展的醫(yī)療活動，使得檔案管理的效率得以加強(qiáng)，實現(xiàn)檔案管理應(yīng)該具備的社會效益。
3.3 完善檔案管理的制度，增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì) 檔案本身具有著真實性、完整性、有效性的特點(diǎn)，因而對于檔案的管理工作我們也必須做好制度性的管理。建立健全科學(xué)合理的檔案管理體系，做好檔案管理的規(guī)章制度，以制度條例進(jìn)行檔案的管理，這樣才可以減少檔案管理之中出現(xiàn)的隨意性現(xiàn)象，促進(jìn)檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。各個醫(yī)院要學(xué)會根據(jù)自身實際發(fā)展的情況，根據(jù)檔案管理的規(guī)則，實施統(tǒng)一的管理，建立專職的檔案管理人員，建立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，做好檔案的保管、借閱、移交等等管理工作。同時，為了更好地進(jìn)行管理，還要加大對于檔案管理人員的培養(yǎng)，提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。首先要加強(qiáng)檔案管理人員對于檔案專業(yè)主體知識的學(xué)習(xí)，同時還要學(xué)習(xí)相關(guān)的信息化知識。其次，檔案管理人員還要學(xué)會開拓自己的視野，將自己的知識結(jié)構(gòu)加以拓展，才能更好地滿足檔案管理工作的發(fā)展。再次，醫(yī)院也要加強(qiáng)對于檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，進(jìn)行有計劃、有步驟的組織。