智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理數(shù)字化路徑研究

引言

“智慧校園”作為高?！笆奈濉毙畔⒒ㄔO(shè)的重要組成部分，其建設(shè)不僅關(guān)乎學(xué)校教育的現(xiàn)代化水平，更直接影響著高校管理效率和服務(wù)質(zhì)量的提升?！吨腔坌@總體框架》、《教育管理信息化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系框架》等國(guó)家政策標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布，不僅為智慧校園的建設(shè)提供了科學(xué)的指導(dǎo)和規(guī)范，也預(yù)示著高校信息化建設(shè)將步入一個(gè)更加科學(xué)、規(guī)范、高效的新階段。在這一背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以適應(yīng)智慧校園建設(shè)的需求，數(shù)字化檔案管理不僅可以大幅提高管理效率，還能更好地實(shí)現(xiàn)資源共享，挖掘檔案的深層價(jià)值，因此高校檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型顯得尤為必要。

一、智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

1.提供管理效率

傳統(tǒng)的高校檔案管理方式往往依賴于紙質(zhì)檔案，不僅限制檔案的流轉(zhuǎn)速度，還增加管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度。紙質(zhì)檔案的歸類、整理上架工作耗時(shí)且繁瑣，容易出現(xiàn)工作失誤。相比之下，數(shù)字化檔案管理通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別和匯總，極大地節(jié)省了人力物力，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和工作效率。數(shù)字化手段還能借助網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的迅速互聯(lián)和互通，從而加速了檔案的查詢、借閱和下載過(guò)程。

2.實(shí)現(xiàn)資源共享

在智慧校園的建設(shè)框架下，高校檔案的數(shù)字化管理進(jìn)一步推動(dòng)了檔案信息的流通與共享。通過(guò)二維碼、物聯(lián)網(wǎng)及遠(yuǎn)程控制平臺(tái)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)共享，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，打破了校園內(nèi)外的信息壁壘。此外，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建的“檔案云”，能夠整合和開(kāi)發(fā)資源，推動(dòng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，從而建立一個(gè)數(shù)字化的檔案交換平臺(tái)，不僅能加強(qiáng)檔案信息的有效連接和升級(jí)，還能為師生提供更為智能和精準(zhǔn)的信息共享服務(wù)。

3.創(chuàng)造深層價(jià)值

高校檔案蘊(yùn)含了豐富的數(shù)據(jù)、科研、歷史、社會(huì)和人文價(jià)值，這些價(jià)值在數(shù)字化管理過(guò)程中將得到更深層次的挖掘和利用。數(shù)字化檔案管理正在逐漸改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，其不僅僅是對(duì)檔案的存儲(chǔ)和保管，更是對(duì)檔案價(jià)值的深度開(kāi)發(fā)和利用。借助數(shù)字化手段，可以更好地記錄學(xué)校的發(fā)展歷程、學(xué)術(shù)成果和辦學(xué)特色，構(gòu)建一個(gè)持久的投資機(jī)制和價(jià)值體系，有助于引導(dǎo)高校的決策和教學(xué)改革，還能推動(dòng)信息化管理的深入發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。

二、智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理數(shù)字化面臨的挑戰(zhàn)

1.設(shè)備設(shè)施配置不足

高校檔案數(shù)字化管理對(duì)設(shè)備設(shè)施的依賴程度極高，而現(xiàn)實(shí)中卻往往面臨配置不足的困境。一方面，隨著技術(shù)的快速發(fā)展，軟硬件的更新速度日益加快，但高校在資金和資源分配上可能無(wú)法及時(shí)跟上這種更新速度。老舊的數(shù)據(jù)采集設(shè)備、落后的輸出設(shè)備以及存儲(chǔ)容量和服務(wù)器的空間限制，都嚴(yán)重制約了檔案數(shù)字化的效率和質(zhì)量。例如，一些高校仍在使用老舊的掃描儀和存儲(chǔ)設(shè)備，不僅影響了檔案數(shù)字化的速度，還可能因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。另一方面，檔案信息化軟件方面的問(wèn)題也同樣突出，系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)困難、數(shù)據(jù)加密技術(shù)不足等問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮。由于高校檔案管理系統(tǒng)往往與其他校園管理系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)，因此一旦檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，則會(huì)影響到整個(gè)智慧校園的穩(wěn)定運(yùn)行。

2.開(kāi)發(fā)利用水平較低

受傳統(tǒng)思維觀念和技術(shù)水平的限制，許多高校的檔案資源開(kāi)發(fā)利用水平仍然較低。盡管高校已經(jīng)開(kāi)始嘗試各種開(kāi)發(fā)手段，但大量檔案資源仍然處于“沉睡”狀態(tài)，未能有效轉(zhuǎn)化為對(duì)高校各項(xiàng)工作有價(jià)值的信息。比如，在人事檔案方面，通過(guò)深入挖掘和分析，本可以優(yōu)化人力資源配置，提高教職工的工作效率。但由于缺乏有效的開(kāi)發(fā)手段和技術(shù)支持，這類檔案的潛在價(jià)值往往被忽視。此外，一些高校在檔案開(kāi)發(fā)利用上還存在重藏輕用的現(xiàn)象，過(guò)于注重檔案的保密性和安全性，而忽視了其作為信息資源的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。

3.信息安全保障欠缺

由于高校檔案管理部門通常不具備獨(dú)立研發(fā)能力，因此其信息安全維護(hù)往往依賴于外部供應(yīng)商，而這種依賴一旦形成，也會(huì)帶來(lái)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)系統(tǒng)受到黑客攻擊或破壞，會(huì)導(dǎo)致整個(gè)智慧校園系統(tǒng)的癱瘓，數(shù)據(jù)資源可能面臨被篡改、刪除的風(fēng)險(xiǎn)。此外，網(wǎng)絡(luò)攻擊還會(huì)導(dǎo)致檔案重要資料的泄露，對(duì)高校造成重大損失。例如，一些黑客可能會(huì)利用系統(tǒng)漏洞竊取學(xué)生的個(gè)人信息或?qū)W校的敏感數(shù)據(jù)，進(jìn)而進(jìn)行非法活動(dòng)。同時(shí)，數(shù)字化檔案的公開(kāi)共享與保密設(shè)置之間也存在一定的矛盾，如何在保障信息安全的前提下實(shí)現(xiàn)檔案的合理利用和共享，是高校檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中需要解決的重要問(wèn)題。

4.人員素質(zhì)有待提高

檔案管理信息系統(tǒng)的引入對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，不僅需要熟悉檔案管理的流程和制度，還需要具備較高的信息素養(yǎng)和信息技術(shù)操作能力。然而，許多高校檔案管理人員雖然經(jīng)驗(yàn)豐富，但在新技術(shù)接受和學(xué)習(xí)方面卻往往存在不足，體現(xiàn)在技術(shù)、思維方式、工作習(xí)慣等各個(gè)層面。一些檔案管理人員固守傳統(tǒng)思維方式，對(duì)新技術(shù)的接受和學(xué)習(xí)意愿不高，即使引進(jìn)了先進(jìn)的智慧檔案管理系統(tǒng)，也存在操作不當(dāng)或不會(huì)操作的情況，不僅影響檔案管理信息化的推進(jìn)效率，還因操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞等嚴(yán)重后果。

三、智慧校園建設(shè)背景下高校檔案管理數(shù)字化的優(yōu)化路徑

1.加大資金投入，完善智慧系統(tǒng)平臺(tái)

在智慧校園建設(shè)的背景下，高校檔案管理數(shù)字化的推進(jìn)離不開(kāi)穩(wěn)定且持續(xù)的資金投入。資金是完善智慧系統(tǒng)平臺(tái)的關(guān)鍵要素，它不僅關(guān)系到檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還影響著后續(xù)的技術(shù)更新和服務(wù)升級(jí)。

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的目標(biāo)，高校需要構(gòu)建一個(gè)長(zhǎng)期穩(wěn)定的投入機(jī)制，確保有足夠的資金支持檔案管理的持續(xù)信息化進(jìn)程。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)與檔案管理部門緊密合作，根據(jù)信息化建設(shè)的藍(lán)圖來(lái)合理編制預(yù)算，并分配專項(xiàng)資金用于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，主要用于購(gòu)置和更新高性能的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)備以及采購(gòu)或開(kāi)發(fā)適合高校檔案管理需求的軟件系統(tǒng)。在資金得到保障的前提下，高?？梢灾纸⒑屯晟浦腔蹤n案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)字檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、鑒定、利用和移交等全方位的功能，滿足檔案管理的日常需求。同時(shí)，為了提高系統(tǒng)的易用性和便捷性，可以開(kāi)發(fā)一些特色功能，如語(yǔ)音檔案查詢、自助查詢、離線下載和遠(yuǎn)程傳閱等，極大地提升全校師生使用檔案的體驗(yàn)。為了進(jìn)一步延伸服務(wù)觸角，檔案管理部門還可以考慮推出移動(dòng)應(yīng)用，如“掌上檔案館”，使師生能夠隨時(shí)隨地通過(guò)手機(jī)或其他移動(dòng)設(shè)備訪問(wèn)智慧檔案管理系統(tǒng)，為師生提供更加便捷的服務(wù)，還能促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推動(dòng)智慧校園建設(shè)的深入發(fā)展。

2.注重開(kāi)發(fā)利用，挖掘檔案潛在價(jià)值

在智慧校園建設(shè)的背景下，高校檔案管理的數(shù)字化不僅要關(guān)注檔案的存儲(chǔ)與保管，更要著眼于檔案的開(kāi)發(fā)利用，才能充分挖掘檔案的潛在價(jià)值。

一方面，要深化檔案編研與學(xué)術(shù)研究。高校檔案蘊(yùn)含著豐富的歷史、文化和科研信息，是學(xué)術(shù)研究的重要資源。為了有效挖掘這些資源的價(jià)值，檔案管理部門可以采取以下具體措施：其一，組織專題編研項(xiàng)目。針對(duì)學(xué)校發(fā)展歷史、重要事件、知名人物等主題，組織專門的編研團(tuán)隊(duì)進(jìn)行深入研究。通過(guò)梳理相關(guān)檔案資料，編寫(xiě)校史、年鑒、大事記等編研成果，借助書(shū)籍、文章、展覽等多種形式向社會(huì)和學(xué)術(shù)界展示。其二，開(kāi)展跨學(xué)科合作項(xiàng)目。檔案管理部門可以主動(dòng)尋求與其他學(xué)科的合作，共同開(kāi)展基于檔案資料的學(xué)術(shù)研究。例如，與歷史學(xué)、社會(huì)學(xué)、文化學(xué)等學(xué)科的研究人員合作，利用檔案資料探討相關(guān)學(xué)術(shù)問(wèn)題，推動(dòng)產(chǎn)生新的學(xué)術(shù)成果。其三，建立學(xué)術(shù)研究數(shù)據(jù)庫(kù)。將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立專門的學(xué)術(shù)研究數(shù)據(jù)庫(kù)，增加關(guān)鍵詞搜索、數(shù)據(jù)分析等功能，為研究人員提供便捷的查詢和分析工具。

另一方面，要推進(jìn)檔案信息化服務(wù)與應(yīng)用。在智慧校園框架下，開(kāi)發(fā)面向全校師生和社會(huì)的檔案查詢與利用平臺(tái)，提供多樣化的查詢方式（如關(guān)鍵詞搜索、時(shí)間軸瀏覽等），并支持在線預(yù)覽、下載和打印等功能，以便用戶能夠方便快捷地獲取所需檔案資料。同時(shí)，檔案管理部門可以利用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行深入挖掘和分析，為用戶提供個(gè)性化的知識(shí)服務(wù)。例如，根據(jù)用戶的研究方向和興趣偏好，推送相關(guān)的檔案資料和研究動(dòng)態(tài)，幫助用戶更好地進(jìn)行學(xué)術(shù)研究或教學(xué)工作。此外，檔案管理部門可以定期舉辦檔案知識(shí)講座、展覽等活動(dòng)，向全校師生和社會(huì)公眾普及檔案知識(shí)，提高大家對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和重視程度，也可以邀請(qǐng)校內(nèi)外專家進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，推動(dòng)檔案領(lǐng)域的創(chuàng)新發(fā)展。

3.加強(qiáng)安全管理，保障檔案隱私安全

為了全面提升數(shù)字化檔案的安全性，必須構(gòu)建堅(jiān)固的信息安全防護(hù)體系，需要從技術(shù)防護(hù)、數(shù)據(jù)加密、用戶身份驗(yàn)證、系統(tǒng)監(jiān)控和日志審計(jì)等多個(gè)維度來(lái)確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。

首先，安裝防火墻，阻止外部非法訪問(wèn)。防火墻能夠監(jiān)控和控制進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)流，從而有效抵御外部的網(wǎng)絡(luò)攻擊，同時(shí)入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS）能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)傳輸，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告任何可疑活動(dòng)，為檔案管理人員提供預(yù)警。除了網(wǎng)絡(luò)層面的防護(hù)，還應(yīng)在每臺(tái)服務(wù)器和終端上安裝防病毒軟件，確保系統(tǒng)和數(shù)據(jù)不被惡意軟件感染和破壞。其次，數(shù)據(jù)加密是保護(hù)檔案數(shù)據(jù)不被竊取或篡改的關(guān)鍵技術(shù)，所有存儲(chǔ)在服務(wù)器或傳輸中的數(shù)字化檔案都應(yīng)采用高強(qiáng)度的加密算法進(jìn)行加密，如此一來(lái)即使數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中被截獲，攻擊者也難以解密其中的內(nèi)容。同時(shí)，為了防止數(shù)據(jù)丟失或損壞，必須實(shí)施定期的數(shù)據(jù)備份策略，備份數(shù)據(jù)不僅要存儲(chǔ)在本地，還應(yīng)考慮使用遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)中心或云存儲(chǔ)平臺(tái)進(jìn)行異地備份。此外，嚴(yán)格用戶身份驗(yàn)證與訪問(wèn)控制。除了傳統(tǒng)的用戶名和密碼驗(yàn)證方式外，還應(yīng)引入更安全的動(dòng)態(tài)口令、生物識(shí)別身份驗(yàn)證技術(shù)，有效防止密碼被盜用或暴力破解。在訪問(wèn)控制方面，應(yīng)根據(jù)用戶的角色和職責(zé)來(lái)設(shè)定不同的訪問(wèn)權(quán)限。例如，檔案管理員可以擁有對(duì)檔案的完全訪問(wèn)權(quán)限，而普通用戶則只能查看和下載自己權(quán)限范圍內(nèi)的檔案。實(shí)施細(xì)粒度的訪問(wèn)控制策略，可以最大限度地減少數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

4.加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升管理人員素養(yǎng)

在智慧校園建設(shè)的大背景下，高校檔案管理數(shù)字化的推進(jìn)不僅需要先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，更需要一支具備專業(yè)素養(yǎng)和技能的管理團(tuán)隊(duì)。

一方面，要開(kāi)展專業(yè)技能培訓(xùn)。由于數(shù)字化檔案管理涉及到計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等多個(gè)領(lǐng)域，因此需要為管理人員提供專業(yè)的技能培訓(xùn)，包括但不限于檔案數(shù)字化處理技術(shù)、電子檔案管理系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)安全與備份策略等。高?？梢远ㄆ诮M織內(nèi)部培訓(xùn)或邀請(qǐng)行業(yè)專家進(jìn)行授課，確保管理人員能夠熟練掌握相關(guān)技能。同時(shí)，為了適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的快速變化，高校還可以與相關(guān)技術(shù)提供商建立合作關(guān)系，定期安排管理人員參與外部培訓(xùn)或研討會(huì)，以便及時(shí)了解并掌握最新的技術(shù)和行業(yè)動(dòng)態(tài)。

另一方面，加強(qiáng)培養(yǎng)信息化意識(shí)和創(chuàng)新思維。在培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)強(qiáng)調(diào)信息化對(duì)檔案管理工作的重要性，引導(dǎo)管理人員樹(shù)立信息化意識(shí)，學(xué)會(huì)利用信息技術(shù)提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。此外，還應(yīng)鼓勵(lì)管理人員培養(yǎng)創(chuàng)新思維，勇于嘗試新的管理方法和技術(shù)手段。高校可以設(shè)立創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)在檔案管理工作中做出創(chuàng)新嘗試并取得成效的管理人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)新活力。

5.推動(dòng)跨部門合作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合與共享

當(dāng)前，高校內(nèi)部各個(gè)部門之間往往存在著信息孤島現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案資源分散、重復(fù)建設(shè)以及利用效率低下，為了解決這一問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)積極與其他部門展開(kāi)合作，打破部門壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合與共享。具體而言，可以建立跨部門的檔案管理協(xié)作機(jī)制，明確各部門的職責(zé)與分工，共同推進(jìn)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。借助智慧校園平臺(tái)，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，將各個(gè)部門的檔案資源進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。制定開(kāi)放的檔案數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)與其他校園管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，進(jìn)一步提高檔案資源的利用效率和共享程度。

跨部門合作不僅能夠減少重復(fù)勞動(dòng)和資源浪費(fèi)，還能夠?yàn)楦咝熒峁└颖憬?、高效的檔案服務(wù)，推動(dòng)智慧校園建設(shè)的深入發(fā)展。例如，通過(guò)與教學(xué)、科研、學(xué)生管理等部門的緊密合作，檔案管理部門可以及時(shí)了解并掌握學(xué)校各項(xiàng)工作的最新動(dòng)態(tài)，主動(dòng)收集并歸檔相關(guān)檔案資料，確保檔案信息的實(shí)時(shí)性和全面性。同時(shí)，其他部門也可以利用檔案管理系統(tǒng)查詢和獲取所需的檔案資料，為教學(xué)、科研和學(xué)生管理等工作提供有力的信息支持。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在智慧校園建設(shè)的時(shí)代背景下，高校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性日益凸顯，然而在轉(zhuǎn)型過(guò)程中也面臨著設(shè)備配置、開(kāi)發(fā)利用、信息安全和人員素質(zhì)等方面的諸多挑戰(zhàn)。為此，本文提出了一系列切實(shí)可行的優(yōu)化路徑，旨在全面提升高校檔案管理的數(shù)字化水平，為高校的教育教學(xué)和管理工作提供更加堅(jiān)實(shí)的支撐。

文章來(lái)源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://m.xwlcp.cn/w/wy/32640.html