“單套制”背景下高校電子檔案信息生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)建研究

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，各個(gè)高校都在積極推進(jìn)“智慧校園”建設(shè)，檔案館作為智慧校園的重要組成部分，應(yīng)順勢(shì)而為抓住機(jī)遇及時(shí)推進(jìn)電子文件單套制歸檔。電子文件單套制歸檔不僅能節(jié)約人力、物力，也能更加方便檔案的保管利用。然而，目前電子文件單套制歸檔還有諸多困境，比如傳統(tǒng)觀念的固化、專(zhuān)業(yè)人員的緊缺、信息技術(shù)水平不高、各業(yè)務(wù)部門(mén)缺乏協(xié)作等，引入信息生態(tài)理念，有利于電子文件生命周期各階段健康運(yùn)行。信息生態(tài)系統(tǒng)就是信息、信息人、信息技術(shù)、信息環(huán)境等各要素之間互相影響調(diào)節(jié)從而形成一種動(dòng)態(tài)平衡的系統(tǒng)關(guān)系。高校電子檔案是高校在從事教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，以數(shù)字格式形成、傳輸和存儲(chǔ)的，具有保存和憑證價(jià)值的電子文件。電子檔案信息單套制是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，構(gòu)建電子檔案信息生態(tài)系統(tǒng)有利于電子檔案信息資源健康可持續(xù)發(fā)展。

一、信息生態(tài)理念引入高校電子檔案信息單套制管理模式可行性

  1.信息生態(tài)系統(tǒng)與高校電子檔案信息單套制管理模式構(gòu)成要素和特點(diǎn)相似。信息生態(tài)系統(tǒng)由信息、信息人、信息技術(shù)、信息環(huán)境等要素構(gòu)成，具有系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、人為性等特點(diǎn)。而高校電子檔案信息單套制管理模式也離不開(kāi)檔案人、檔案信息、檔案信息技術(shù)、檔案信息環(huán)境這些要素。高校電子檔案信息單套制管理模式就是形成電子檔案信息的相關(guān)人員在特定的信息環(huán)境下，利用信息技術(shù)將電子檔案以數(shù)字格式存儲(chǔ)利用。這種模式需要多部門(mén)協(xié)同治理，強(qiáng)調(diào)人的主體地位，也是一個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程。

  2.信息生態(tài)理念促使高校電子檔案信息單套制管理價(jià)值導(dǎo)向更加科學(xué)。電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備具有較強(qiáng)的依賴(lài)性，如何保證電子檔案的真實(shí)有效就需要強(qiáng)大的技術(shù)支持，

然而技術(shù)是把雙刃劍，一方面可以保證檔案信息的安全，另一方面也能阻礙檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。畢竟電子政務(wù)及單套制在我國(guó)運(yùn)行的時(shí)間還不長(zhǎng)，處于探索發(fā)展階段，而信息技術(shù)更新迭代迅速，這些電子檔案的保護(hù)技術(shù)究竟是利是弊仍未可知。信息生態(tài)理念強(qiáng)調(diào)人的主體地位，這與現(xiàn)今檔案強(qiáng)調(diào)人文精神不謀而合。筆者認(rèn)為，既然國(guó)家賦予檔案機(jī)構(gòu)權(quán)威與職責(zé)，檔案的真實(shí)性還是應(yīng)該由檔案機(jī)構(gòu)與人員鑒定，技術(shù)只是工具，人才是系統(tǒng)健康運(yùn)行的根本，以人為本的價(jià)值導(dǎo)向更加科學(xué)。

  3.信息生態(tài)理念促進(jìn)高校電子檔案信息單套制管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)發(fā)展。信息生態(tài)系統(tǒng)通過(guò)信息主體在信息技術(shù)的支持下適應(yīng)內(nèi)部與外部信息環(huán)境，從而達(dá)到一種動(dòng)態(tài)平衡的關(guān)系。運(yùn)用這一理念找出高校電子檔案信息單套制管理模式中影響系統(tǒng)平衡的要素與原因，從而擺脫困境建立有效的運(yùn)行機(jī)制。從信息生態(tài)的角度看，阻礙高校電子檔案單套制的因素主要有信息主體，也就是人員的意識(shí)與專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平；電子檔案的數(shù)量增長(zhǎng)迅速；形成與管理電子檔案的部門(mén)各自為政，缺乏協(xié)作治理；信息環(huán)境的內(nèi)驅(qū)動(dòng)力不足，外部標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范難以覆蓋高校電子檔案的各個(gè)門(mén)類(lèi)。解決這些問(wèn)題，促進(jìn)各要素的和諧發(fā)展，構(gòu)建一個(gè)穩(wěn)定平衡的信息生態(tài)系統(tǒng)，有利于單套制在高校電子檔案管理中推行，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

  4.信息生態(tài)理念促使高校電子檔案信息管理趨向于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合與共享。隨著高校信息化工作的推進(jìn)，電子文件數(shù)量呈爆發(fā)式增長(zhǎng)趨勢(shì)，通過(guò)單套制管理模式，可以更好地整合各類(lèi)電子檔案信息，打破信息孤島現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享，為高校的教學(xué)、科研和管理提供更全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘和分析，可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的潛在聯(lián)系和規(guī)律，為高校決策提供科學(xué)依據(jù)。信息生態(tài)理念促使高校電子檔案信息單套制管理順應(yīng)了大數(shù)據(jù)賦能的趨勢(shì)，更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求，推動(dòng)高校電子檔案信息管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、當(dāng)前高校電子文件單套制歸檔的困境

  1.人員積極性與專(zhuān)業(yè)性不夠。高校檔案館相較于公共檔案館的館藏與每年新增檔案數(shù)量少很多，加上大部分高校已經(jīng)逐漸意識(shí)到檔案工作的重要性，逐漸加大對(duì)檔案工作的經(jīng)濟(jì)投入，高校檔案館的數(shù)字化工作大多進(jìn)行的比較順利，極大方便了檔案利用。傳統(tǒng)的雙套制管理模式雖然需要投入較多的人力物力，但是更便于檔案的長(zhǎng)期、安全保管。單套制對(duì)檔案人員的信息技術(shù)素養(yǎng)要求較高，而且長(zhǎng)期保管和安全問(wèn)題也存在不確定性，因此檔案人員對(duì)于單套制管理推行積極性不高。隨著高校智慧校園的推行，信息技術(shù)人才在高校各個(gè)部門(mén)都比較熱門(mén)，檔案部門(mén)作為學(xué)校的教輔部門(mén)很難招聘到信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)人才。而電子文件從形成、處理到歸檔移交以及長(zhǎng)期保存都需要信息技術(shù)的支撐，沒(méi)有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)背景很難理清電子文件生命周期中各個(gè)環(huán)節(jié)的原理，電子文件管理過(guò)程中出現(xiàn)意外情況難以及時(shí)處理。況且電子文件單套制在我國(guó)運(yùn)行的時(shí)間較短，長(zhǎng)期保管的安全性還沒(méi)得到實(shí)踐的檢驗(yàn)，檔案人員自然會(huì)傾向于傳統(tǒng)的雙套制管理。

  2.高校電子文件單套制歸檔相關(guān)制度不完善。2021年1月1日實(shí)施的新檔案法規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，明確了電子檔案的法律效力和憑證作用。2022年國(guó)家檔案局又先后發(fā)布了《電子檔案單套制管理一般要求》、《電子檔案移交接收操作規(guī)程》、《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》等一系列有關(guān)電子檔案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)高校電子檔案工作有一定的指導(dǎo)作用。然而，每個(gè)專(zhuān)業(yè)都應(yīng)該有自身的行業(yè)規(guī)范準(zhǔn)則，單純依靠國(guó)家層次的立法來(lái)推動(dòng)電子文件單套制歸檔是不夠的，高校電子檔案工作需要緊跟國(guó)家的腳步，制定符合自身實(shí)際情況的準(zhǔn)則，明確電子文件整個(gè)生命周期相關(guān)部門(mén)的責(zé)任。高校檔案類(lèi)別多，除了文書(shū)、會(huì)計(jì)還有科研、教學(xué)等門(mén)類(lèi)，有關(guān)高校電子檔案單套制管理的直接細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)還沒(méi)出臺(tái)。2008年頒布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》至今未修訂，《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》2018年宣布失效后也沒(méi)有新的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)。高校電子檔案已經(jīng)產(chǎn)生，而相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范卻沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，嚴(yán)重阻礙了高校電子檔案單套制全面推行進(jìn)程。

  3.缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃及頂層設(shè)計(jì)。電子文件單套制歸檔不單單只是檔案部門(mén)的事情，需要多部門(mén)協(xié)同合作。雖然智慧校園是一個(gè)整體，但是大多信息規(guī)劃部門(mén)只是將各部門(mén)的信息化規(guī)劃整合在一起，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃。學(xué)校各個(gè)部門(mén)都有自己的管理系統(tǒng)，例如人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的初期很少會(huì)將檔案系統(tǒng)對(duì)接的工作考慮進(jìn)去，沒(méi)留有對(duì)接接口，后期開(kāi)發(fā)接口成本較高，這給電子文件單套制歸檔帶來(lái)了一定的困難。電子文件要求“系統(tǒng)生成、來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，現(xiàn)實(shí)情況是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)配套技術(shù)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一，很難互相兼容，難以有效對(duì)接檔案管理系統(tǒng)。即便成功對(duì)接，形成的電子文件也無(wú)法完全符合電子檔案歸檔要求。目前高校電子文件歸檔范圍不明確，直接導(dǎo)致了重復(fù)歸檔問(wèn)題，同個(gè)電子文件從不同的部門(mén)或系統(tǒng)流轉(zhuǎn)到檔案系統(tǒng)，有時(shí)候版本也不一樣，給電子檔案鑒定帶來(lái)一定難度，不利于電子檔案單套制管理。

  4.信息技術(shù)存在短板影響信息安全。無(wú)論電子文件還是電子檔案都對(duì)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備有較強(qiáng)的依賴(lài)性，也離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)間的傳輸，傳輸和利用過(guò)程中都容易收到網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，使電子檔案的真實(shí)安全性受到威脅。電子檔案的長(zhǎng)期保管對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)有很高的技術(shù)要求，目前存儲(chǔ)介質(zhì)在多年之后是否還能正常讀取電子檔案信息，電子檔案的真實(shí)、可靠、完整、可用屬性是否能得到保障還未可知。另外，多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，使電子文件單套制歸檔“四性”檢測(cè)面臨更大的挑戰(zhàn)，容易造成在不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過(guò)程中證據(jù)鏈斷裂的風(fēng)險(xiǎn)，使電子信息和電子檔案來(lái)源不可靠進(jìn)而失去憑證價(jià)值。

三、 基于“單套制”的高校電子檔案信息生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)建途徑

  1.提高認(rèn)識(shí)、轉(zhuǎn)變觀念，是推動(dòng)單套制的高校電子檔案信息生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)建的重要前提。首先，信息化思維是一種以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，強(qiáng)調(diào)信息獲取、處理、傳遞和利用的思維方式。在高校電子檔案信息管理中，普及信息化思維有助于提高管理人員的信息化素養(yǎng)和技術(shù)能力，使其更好地適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的需求。其次，單套制的高校電子檔案信息生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)建是一種創(chuàng)新的管理模式，其核心理念是以單一的電子文件管理系統(tǒng)集中管理電子檔案信息。這種模式的優(yōu)勢(shì)在于簡(jiǎn)化管理流程、提高管理效率、降低管理成本，并且更好地適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的需求。通過(guò)組織宣傳活動(dòng)、提供培訓(xùn)課程、建立示范項(xiàng)目、加強(qiáng)交流與合作以及制定激勵(lì)政策等措施，可以更好地提高人們對(duì)單套制的認(rèn)識(shí)和理解，推動(dòng)觀念的轉(zhuǎn)變，為單套制管理模式的推廣和應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

  2.強(qiáng)化信息主體單套制歸檔意識(shí)，培訓(xùn)或引進(jìn)信息技術(shù)人才。無(wú)論是前端電子文件形成部門(mén)人員還是最終的電子檔案管理人員都應(yīng)該充分意識(shí)到真正決定單套制能否順利推行的決定因素不是技術(shù)而是人。從信息生態(tài)的角度來(lái)說(shuō)，信息主體是信息生態(tài)系統(tǒng)運(yùn)行的核心要素。從傳統(tǒng)的雙套制管理模式過(guò)渡到單套制，首先需要轉(zhuǎn)變的就是管理理念，檔案人員必須打破禁錮，緊跟時(shí)代的洪流，接受單套制、了解單套制，理清單套制的運(yùn)行模式，探索電子檔案單套制管理變革，從而推進(jìn)高校檔案信息化，更好地為學(xué)校中心工作提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。檔案部門(mén)也要意識(shí)到信息技術(shù)對(duì)高校檔案工作的影響，辯證看待信息技術(shù)的作用，優(yōu)化人才隊(duì)伍，引進(jìn)并留住信息技術(shù)人才。對(duì)于現(xiàn)有的檔案工作人員，加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)，理論學(xué)習(xí)與實(shí)操培訓(xùn)相結(jié)合，完善學(xué)習(xí)保障機(jī)制，提高檔案人員的電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)操能力，為單套制的運(yùn)行提供有力保障。

  3.加強(qiáng)信息管控能力，多部門(mén)聯(lián)動(dòng)協(xié)同治理。單套制的實(shí)現(xiàn)僅靠檔案部門(mén)的努力是不夠的，要統(tǒng)籌規(guī)劃，信息技術(shù)部門(mén)與各業(yè)務(wù)部門(mén)聯(lián)動(dòng)協(xié)同治理電子檔案信息。電子文件單套制歸檔是一個(gè)系統(tǒng)工程，學(xué)校要從信息化整體布局進(jìn)行規(guī)劃，明確電子文件產(chǎn)生的部門(mén)職責(zé)。

  學(xué)校信息規(guī)劃部門(mén)做好統(tǒng)籌工作，在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的初期就將電子檔案工作考慮在內(nèi)，設(shè)計(jì)好各系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接的接口，統(tǒng)一電子文件傳輸、歸檔、檢測(cè)的規(guī)范流程。在電子文件形成的初期就統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式的標(biāo)準(zhǔn)等，保證電子文件的順利流動(dòng)以及與檔案系統(tǒng)的對(duì)接。檔案部門(mén)制定科學(xué)合理的電子文件歸檔范圍和保管期限并告知業(yè)務(wù)部門(mén)，業(yè)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定及時(shí)移交電子檔案，檔案部門(mén)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督責(zé)任。由于電子文件脫離了紙質(zhì)載體的束縛，可以做到實(shí)時(shí)歸檔，檔案部門(mén)要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)制定電子文件接收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。通過(guò)多部門(mén)聯(lián)動(dòng)形成電子檔案信息資源共建共治，推動(dòng)分層分類(lèi)先行先試，突破瓶頸與困境。針對(duì)“單套制”歸檔實(shí)施過(guò)程中碰到的問(wèn)題進(jìn)一步討論和研究，形成可供推廣的經(jīng)驗(yàn)和做法。

  4.優(yōu)化信息環(huán)境，完善單套制相關(guān)制度規(guī)范。電子文件單套制歸檔受到外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境的影響，而規(guī)范制度是信息環(huán)境的重要環(huán)節(jié)。國(guó)家層面和地方層面的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)可以明確電子檔案的法律地位和效力，具有宏觀層面的指導(dǎo)作用，真正具體和針對(duì)性較強(qiáng)的還是高校自身根據(jù)實(shí)際情況制定的電子文件單套制歸檔規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。雖然電子檔案已有國(guó)家層面的法律和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)加持，但是針對(duì)高校電子檔案的規(guī)范卻遲遲沒(méi)有修訂，政策的缺乏一直也影響著“單套制”的實(shí)施力度和效率，強(qiáng)烈呼吁相關(guān)部門(mén)早日修訂高校重要的規(guī)范制度，提出明確要求。確認(rèn)高校電子檔案的效力，明確電子檔案單套制歸檔的合法地位才能真正推動(dòng)單套制歸檔。另外，針對(duì)高?；?、科研、教學(xué)等類(lèi)別的電子檔案管理規(guī)范也需要盡快出臺(tái)，為高校電子檔案工作提供依據(jù)。除了這些權(quán)威的制度規(guī)范，檔案部門(mén)也需要根據(jù)自己的實(shí)際情況制定本校的單套制管理辦法，為電子檔案單套制管理提供指導(dǎo)依據(jù)。

  5.提升信息技術(shù)水平，保障電子檔案信息安全可靠。信息技術(shù)對(duì)單套制的重要影響不可否認(rèn)，信息平臺(tái)的建設(shè)，數(shù)字簽章、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的應(yīng)用目前仍是保證電子檔案真實(shí)性的重要手段。要實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理，必須要與時(shí)俱進(jìn)，更新升級(jí)，形成有利于電子檔案長(zhǎng)期保存的信息技術(shù)環(huán)境。在電子文件形成、處理、移交時(shí)期，保障系統(tǒng)安全，符合網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)和涉密安全分級(jí)保護(hù)要求，具備可靠的信息認(rèn)證技術(shù)。在電子文件歸檔環(huán)節(jié)加強(qiáng)“四性”檢測(cè)。在電子檔案長(zhǎng)期保存方面，不斷完善存儲(chǔ)技術(shù)，檔案安全備份技術(shù)，以及系統(tǒng)遷移過(guò)程中對(duì)于電子檔案元數(shù)據(jù)的保護(hù)。在保護(hù)元檔案數(shù)據(jù)安全的同時(shí)，依據(jù)相關(guān)制度開(kāi)發(fā)便捷電子檔案歸檔、利用的系統(tǒng)體系，從而解決檔案人員漏歸、遲歸現(xiàn)象。從歸檔可馬上轉(zhuǎn)化為利用，減少了目前的掃描中間環(huán)節(jié)，也將大大減少了出錯(cuò)概率，長(zhǎng)期來(lái)看也是大大減輕了高校的人力財(cái)力投資。

結(jié)語(yǔ)

  隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)融合帶來(lái)了更多應(yīng)用場(chǎng)景，電子文件歸檔成為大勢(shì)所趨。國(guó)內(nèi)外已經(jīng)有大量的研究與實(shí)踐，我們必須與時(shí)俱進(jìn)，正面迎接挑戰(zhàn)與機(jī)遇。在實(shí)際工作中，部分的單位進(jìn)行了積極的嘗試，但受制于政策不明確、觀念沒(méi)革新、技術(shù)保障不到位等原因，導(dǎo)致電子文件單套制歸檔的推動(dòng)遇到瓶頸，難以有效突破。當(dāng)前需改變傳統(tǒng)認(rèn)知，進(jìn)一步探索分層分類(lèi)推進(jìn)，加大信息化和技術(shù)化支持，在應(yīng)用管理和制度建設(shè)上不斷改革創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)從點(diǎn)到面，從淺入深的協(xié)同推進(jìn)。

文章來(lái)源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://m.xwlcp.cn/w/wy/32640.html