專項(xiàng)審核工作視角下人事檔案管理和利用

干部人事檔案能夠反映干部政治思想和個(gè)人素質(zhì)，科學(xué)記載著干部成長(zhǎng)履歷、業(yè)績(jī)貢獻(xiàn)、廉政勤政等情況。相較于其他檔案資料，干部人事檔案屬于一種專門檔案，它涵蓋干部成長(zhǎng)全貌的信息資料，是組織人事部門進(jìn)行人力資源管理的重要工具，能夠?yàn)楦刹窟x拔和任用提供參考意見。

1.探討開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作意義

第一，優(yōu)化干部檔案管理質(zhì)量，保證檔案資料真實(shí)、可靠。干部人事檔案是新時(shí)代黨的重要執(zhí)政資源，干部人事檔案作為干部考察的證明和依據(jù)，是開展干部提拔和任用相關(guān)工作的核心參考資料，規(guī)范的專項(xiàng)審核工作，能夠有效提升檔案管理品質(zhì)，通過落實(shí)規(guī)范干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，能夠有效改善資料篡改現(xiàn)象，更準(zhǔn)確的掌握干部的基本信息和個(gè)人履歷情況，進(jìn)而為后續(xù)干部選拔工作提供科學(xué)有效支持。

第二，保證干部信息準(zhǔn)確性，夯實(shí)干部隊(duì)伍。人事管理是提高單位核心競(jìng)爭(zhēng)力、促進(jìn)單位持續(xù)發(fā)展的一項(xiàng)重要管理內(nèi)容。干部人事檔案資料反映個(gè)人的業(yè)務(wù)能力、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)，是內(nèi)部評(píng)優(yōu)評(píng)先和提拔任用的基礎(chǔ)資料，通過完成干部人事檔案專項(xiàng)審核，能夠提高人事管理效率，利用準(zhǔn)確的審核結(jié)果夯實(shí)干部人才基礎(chǔ)，保障單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.分析干部人事檔案專項(xiàng)審核工作難點(diǎn)

干部人事檔案專項(xiàng)審核工作主要是對(duì)“三齡、兩歷、一身份”的審核，通過人事檔案專項(xiàng)審核工作研究，深入結(jié)合干部人事檔案專項(xiàng)審核的8個(gè)項(xiàng)目，44個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，對(duì)檔案材料的高危隱患進(jìn)行深入排查，以我院納入審核范圍的321卷檔案為研究基礎(chǔ)，對(duì)檔案審核的難點(diǎn)以及原因進(jìn)行研究分析統(tǒng)計(jì)。

2.1檔案信息、資料不全面

根據(jù)我院檔案專項(xiàng)審核工作統(tǒng)計(jì)，干部人事檔案最常見的材料缺失主要集中在干部任免材料，學(xué)習(xí)經(jīng)歷證明資料、工資薪級(jí)及崗位變動(dòng)、職稱變動(dòng)、勞動(dòng)合同等，以上材料缺失情況較為嚴(yán)重。上述材料缺失的原因主要有：第一，前期檔案管理的不足，檔案材料形成、歸檔不及時(shí)是主要原因。第二，干部沒有對(duì)檔案政策形成正確理解和認(rèn)知，檔案意識(shí)差，檔案中有關(guān)表格的信息資料的填寫不完全、不準(zhǔn)確，甚至錯(cuò)填信息，這給后續(xù)干部檔案資料審核檢查工作造成阻礙，降低專項(xiàng)審核效率。第三，單位對(duì)職工日常宣教不足、檔案收集工作不到位。干部工作期間的進(jìn)修培訓(xùn)資料、工作后取得的學(xué)歷材料，大多數(shù)由干部本人保管。干部本人不知道人事檔案材料的歸檔范圍，干部本人上交檔案材料不及時(shí)，單位組織人事檔案專項(xiàng)審核時(shí)才開始整理、采集，這導(dǎo)致一些資料早已缺失，增加了干部檔案專項(xiàng)審核工作的復(fù)雜程度。第四，干部工作變動(dòng)，原單位對(duì)檔案材料未進(jìn)行審核。檔案材料例如：年度考核表、薪級(jí)工資表及崗位變動(dòng)工資表等部分缺失，沒有補(bǔ)充完整就進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞工作。

2.2基本信息記載不一致

筆者統(tǒng)計(jì)了納入審核范圍的321份干部人事檔案資料信息，發(fā)現(xiàn)一些基礎(chǔ)信息普遍存在記載不一致的現(xiàn)象，這些基礎(chǔ)信息是干部提拔、晉升等各項(xiàng)工作審核的重點(diǎn)內(nèi)容，信息記載不一致是人事檔案管理的漏洞造成的。記載不一致的信息主要有：（1）干部出生日期這一基本信息，貫穿于整本人事檔案，存在記載錯(cuò)誤、記載不一致或者亂涂改的情況。出生日期記載不一致，經(jīng)分析小部分存在為升學(xué)改小年齡、入團(tuán)以及就工改大年齡等原因，大多數(shù)為非趨利性記載不一致或者涂改。干部本人陰陽(yáng)歷換算交替填寫；個(gè)別表格填寫不認(rèn)真、筆誤修正；檔案早期材料非本人填寫，具體細(xì)節(jié)記憶不清；還有個(gè)別特例，干部本人早期身份證辦理錯(cuò)誤與本人實(shí)際出生日期不符，后期記載與身份證填寫一致。（2）第四類學(xué)歷材料，小學(xué)入學(xué)時(shí)間記載不一致較為多見，小部分檔案出現(xiàn)小學(xué)、初中、高中學(xué)習(xí)時(shí)間段或者所在學(xué)校記載不一致。學(xué)習(xí)經(jīng)歷記載不一致，絕大多數(shù)存在填表隨意性大 ，小學(xué)入學(xué)時(shí)間記憶不清，還存在部分干部本人初中、高中復(fù)課，后期為了遮蓋，小學(xué)入學(xué)時(shí)間記載拖后一年，個(gè)別檔案存在高考移民風(fēng)險(xiǎn)。（3）第六類黨團(tuán)材料，入黨、入團(tuán)時(shí)間、地點(diǎn)、介紹人記載不一致。這種情況通常是入黨、入團(tuán)時(shí)間記錄在記憶遺忘和混淆的情況下，所填時(shí)間和信息存在差異，最終與志愿書入黨、入團(tuán)時(shí)間不符。（4）第九類工資材料，參加工作時(shí)間與相關(guān)證明資料存在差異，工作經(jīng)歷時(shí)間記載不一致。個(gè)別檔案，工作經(jīng)歷與學(xué)習(xí)經(jīng)歷存在交叉、矛盾現(xiàn)象，需要調(diào)查核實(shí)相關(guān)經(jīng)歷。參加工作時(shí)間記載不一致，原因主要是工資表形成不嚴(yán)謹(jǐn)，轉(zhuǎn)正定級(jí)工資表的參加工作時(shí)間和后期工資表的工齡起算時(shí)間不相符。其次，干部本人由于工作調(diào)動(dòng)，工作經(jīng)歷時(shí)間段記憶模糊，填寫表格不重視。再次，干部人事檔案中早期缺少合同、社保繳費(fèi)記錄導(dǎo)致有工作經(jīng)歷工作人員工齡核定困難。

2.3戶籍檔案管理、服務(wù)方式落后，調(diào)取戶籍檔案耗時(shí)費(fèi)力

在審核過程中，會(huì)遇到早期材料涂改、出生日期記載不一致的檔案。現(xiàn)行認(rèn)定干部出生日期的主要政策依據(jù)是《中共中央組織部、人事部、公安部關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字﹝2006﹞41號(hào)）：“對(duì)個(gè)別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)”。以濰坊地區(qū)為例，在取證原始戶籍檔案材料的過程中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)戶籍檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，但是不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢，極個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)戶籍檔案仍然需要查詢紙質(zhì)檔案材料，檔案堆積無序，檢索困難。筆者認(rèn)為，在戶籍檔案管理方面，應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)戶籍檔案數(shù)字化全覆蓋，應(yīng)隨著互聯(lián)網(wǎng)、人工智能技術(shù)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查檔，提升服務(wù)效率。

2.4專項(xiàng)審核人才儲(chǔ)備不足、水平參差不齊

干部人事檔案專項(xiàng)審核人才的計(jì)劃儲(chǔ)備不足，不重視，檔案專項(xiàng)審核人員臨時(shí)調(diào)配，不能全職參加干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。專項(xiàng)審核工作人員水平參差不齊，對(duì)《干部人事檔案操作手冊(cè)》的認(rèn)定原則和干部檔案審核風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)掌握不熟練，研究不深入，不能熟練處理審核發(fā)現(xiàn)的問題，故此，檔案審核工作進(jìn)展緩慢、檔案審核質(zhì)量有待提高。

2.5信息化滯后，日常管理不足

從當(dāng)前干部人事檔案專項(xiàng)審核現(xiàn)狀來看，干部人事檔案信息化起步較晚且水平相對(duì)滯后以及我國(guó)很長(zhǎng)一段時(shí)間里紙質(zhì)版人事檔案日常檔案管理欠規(guī)范，給檔案的涂改現(xiàn)象創(chuàng)造了很多機(jī)會(huì)。這帶來的最為直觀的影響是信息記載不一致，專項(xiàng)審核效率較低下，影響檔案的有效利用。無論是數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展還是大數(shù)據(jù)環(huán)境的來臨，都要求干部人事檔案管理和專項(xiàng)審核工作隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而創(chuàng)新。

3. 人事檔案管理和利用工作機(jī)制研究

3.1加強(qiáng)檔案日常管理，梳理管理制度

為有效改善干部檔案資料不完整、不規(guī)范的問題，以醫(yī)院組織人事需求為驅(qū)動(dòng)，以提供干部精準(zhǔn)信息為導(dǎo)向，梳理修訂《濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人事檔案管理制度》，制定了《人事檔案材料收集催繳時(shí)間明細(xì)表》、《人事檔案材料收集催繳情況反饋通知單》、《人事檔案材料收集、歸檔審核事項(xiàng)登記表》、《人事檔案材料收集、歸檔審核反饋整改通知單》。從檔案收集、鑒別、整理、歸檔環(huán)節(jié)細(xì)化責(zé)任分工，促進(jìn)業(yè)務(wù)科室和人事檔案室的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，保證人事檔案材料齊全、完整、真實(shí)、規(guī)范。

3.2做好“三齡、兩歷、一身份”認(rèn)定工作，推行人事檔案審核全覆蓋機(jī)制

嚴(yán)格遵守檔案審核的工作流程和工作制度，檔案專項(xiàng)審核工作常態(tài)化，發(fā)現(xiàn)涉嫌造假、存疑問題，要根據(jù)需要調(diào)查核實(shí)。人事檔案審核全覆蓋機(jī)制，是有推廣的必要性和可行性的。首先，有利于準(zhǔn)確的掌握干部隊(duì)伍的基本情況和個(gè)人履歷情況，方便人力資源管理。我院為了更好的利用人事檔案專項(xiàng)審核成果，梳理審核認(rèn)定信息，建立了《退休人員篩選數(shù)據(jù)庫(kù)》、《臨床科室主任、護(hù)士長(zhǎng)基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)》。其次，人事檔案審核全覆蓋，可以加強(qiáng)干部對(duì)人事檔案專項(xiàng)審核的重視程度，使職工正確認(rèn)識(shí)到資料準(zhǔn)確、完整填寫的重要性，進(jìn)而從根本上避免干部檔案資料不完整、欠準(zhǔn)確的問題，以此保證檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確。

3.3建立檔案管理人員、檔案專項(xiàng)審核人員培訓(xùn)制度

加強(qiáng)人事檔案管檔隊(duì)伍的建設(shè)力度，制定崗位培訓(xùn)制度，利用定期的教育培訓(xùn)將最新的檔案管理理念、專項(xiàng)審核技術(shù)和工作流程及時(shí)傳遞給工作人員，促進(jìn)專項(xiàng)審核工作質(zhì)量和管檔隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)雙提升。為有效解決干部檔案資料記載與實(shí)際情況不一致的問題，要根據(jù)檔案管理特點(diǎn)做到專人專職，落實(shí)獨(dú)立的管理體系和標(biāo)準(zhǔn)，利用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)約束檔案資料信息，增強(qiáng)其規(guī)范性。

3.4深化激勵(lì)和約束機(jī)制，調(diào)整獎(jiǎng)懲制度

首先，加強(qiáng)其他部門與檔案管理部門之間的有效溝通，要求各個(gè)部門積極主動(dòng)配合檔案資料采集工作，杜絕拖拉散漫，將其與工資績(jī)效掛鉤。提高信息采集的及時(shí)性和干部資料檔案歸檔效率，從而提高檔案資料信息記載與實(shí)際情況之間的一致性，讓造假現(xiàn)象無處容身。其次，把檔案管理員的日常管理工作和工資績(jī)效掛鉤，不斷督促管理人員完善自身，促進(jìn)專業(yè)化干部人事檔案工作隊(duì)伍的形成與發(fā)展。

3.5完善監(jiān)督機(jī)制、責(zé)任追究制度

加強(qiáng)干部人事檔案工作監(jiān)督機(jī)制、責(zé)任追究制度，對(duì)檔案管理工作和專項(xiàng)審核工作提出嚴(yán)明的紀(jì)律要求。要堅(jiān)持“誰管理、誰把關(guān)，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負(fù)責(zé)”的原則。要利用制度較強(qiáng)的監(jiān)督和約束性，首先，幫助管理人員及時(shí)掌握干部情況變化，實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息資料高效采集，做好資料更新工作、檔案資料真?zhèn)畏直婀ぷ?，把好選拔、任用的第一關(guān)，促進(jìn)干部人事檔案動(dòng)態(tài)化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。其次，要幫助干部提高對(duì)干部人事檔案資料真實(shí)性審核的重視，全面提升干部政治意識(shí)，增強(qiáng)其道德自覺性、在尊重事實(shí)的前提下規(guī)范、準(zhǔn)確、誠(chéng)信填寫相關(guān)資料。

3.6加強(qiáng)信息化建設(shè)，創(chuàng)新人事檔案管理和審核方式

應(yīng)遵循檔案管理“走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”的發(fā)展要求，推進(jìn)人事檔案管理信息化水平，從而使人事檔案更好地服務(wù)干部隊(duì)伍建設(shè)。在干部人事檔案信息化建設(shè)過程中，要根據(jù)發(fā)展趨勢(shì)搭建規(guī)范、科學(xué)的信息化平臺(tái)，積極引進(jìn)各種數(shù)據(jù)采集和處理技術(shù)軟件，以方便隨時(shí)從人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提取信息，更新、完善干部人事信息庫(kù)數(shù)據(jù)內(nèi)容。要積極開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)和干部人事檔案專項(xiàng)審核系統(tǒng)模塊的功能，切實(shí)提升干部人事檔案專項(xiàng)審核的速度，充分發(fā)揮檔案在干部選拔任用中的參考作用，為相關(guān)工作提供準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)支撐。在推進(jìn)信息化建設(shè)的同時(shí)做好干部檔案資料的保密和備份工作，嚴(yán)防干部檔案資料涂改造假，進(jìn)一步提高干部人事檔案資料準(zhǔn)確性和真實(shí)可靠性。

3.7調(diào)研豐富檔案信息，保障檔案信息完整性

筆者在審核過程中發(fā)現(xiàn)近年來《入團(tuán)志愿書》、《畢業(yè)生登記表》格式簡(jiǎn)化，表格中缺少家庭成員信息欄目的設(shè)置和填寫。在個(gè)別學(xué)習(xí)經(jīng)歷記載不一致的檔案審核過程中，我們發(fā)現(xiàn)由于表格的簡(jiǎn)化，不利于掌握干部家庭成員信息在升學(xué)前和升學(xué)后的變化整體情況，不利于分析調(diào)查學(xué)習(xí)經(jīng)歷記載不一致的原因。因此結(jié)合干部人事檔案專項(xiàng)審核工作調(diào)研干部人事檔案材料各類信息表涵蓋的信息，保障人事檔案信息的完整性和可利用性是非常有必要的。此外我們應(yīng)借鑒國(guó)外人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善人事檔案信息的完整性，豐富檔案材料的內(nèi)容類別，加強(qiáng)人事檔案管理、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。

4  結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，本研究以積極推進(jìn)人事檔案的規(guī)范化管理和利用活動(dòng)為主要路徑，以確保人事檔案的完整性、可靠性、可利用性為主要目標(biāo)，以服務(wù)新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義偉大事業(yè)為導(dǎo)向，健全管理制度，細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)新工作方式，強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制，以干部人事檔案專項(xiàng)審核工作為切入點(diǎn)推進(jìn)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，建章立制，進(jìn)而為后續(xù)干部選拔、選用等工作提供科學(xué)有效支持，為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

文章來源：  《上海輕工業(yè)》  http://m.xwlcp.cn/w/kj/30978.html