論檔案的血液循環(huán)原理——以鄂爾多斯職業(yè)學院為例

檔案是指機關、單位、社會組織和個人在工作中產(chǎn)生的，具有保存價值的，以原始記錄保存起來以備查考的文字、照片、聲像、實物及其他各種載體的歷史記錄。機關、單位的檔案存在原理與血液循環(huán)原理相類似。檔案室為檔案存在的心臟，各個部門如同檔案靜脈，源源不斷的向檔案室輸送血液，部門中的每個個體就好似毛細血管；經(jīng)過分類、整理、歸檔之后形成的檔案好比動脈血，可以為各個部門、各個個體提供有價值的信息。

1 檔案——血液

檔案概念在學術上為一般意義上的檔案；在法律上是指涉及國家秘密的或?qū)液蜕鐣斜４鎯r值的檔案。檔案的學術概念是指國家機構、社會團體、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄。檔案的法律概念，是指國家機構、社會團體、社會組織以及個人從事政治、經(jīng)濟、軍事、技術、科學、宗教、文化等各種活動直接形成的具有保存價值的各種文字、照片、聲像、實物等各種形式的歷史記錄。檔案對于個體、單位、國家的作用非常重要，永久保存。在一個單位，檔案好比人體的血液一樣，從各個部門輸送到檔案室，又從檔案室以利用的方式輸出到各個部門。

2 檔案室——心臟

人體的心臟促使血液在心臟和全部血管所形成的管道中循環(huán)流動。檔案室好似心臟，檔案室的正常運作，促使學院各個部門形成的材料變成檔案，提升了價值，方便教職工及學生利用。學院檔案是指在教學、科研、學生管理、黨政管理等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖像、聲像、實物等各種載體的歷史記錄。

檔案是學院重要的信息資源和寶貴財富，學院檔案工作是學院的重要基礎工作之一,主要服務于教職工和學生，服務于教學、科研和管理。學院檔案室由專門檔案員專職管理，確保檔案的收集、整理工作正常進行，以確保檔案信息的完整、準確、安全，有效發(fā)揮檔案室的功能，方便用戶使用。

3 材料——靜脈血

學院檔案室檔案來源于學院各部門，各個部門好比血管。凡是在學院教學、學生、科研和管理等工作中形成的具有保存價值的各種材料，均由各部門整理、組卷，定期向機要檔案科歸檔。各部門應把檔案定期歸檔納入各自的工作目標，列入有關人員的職責范圍。

具體到我院，各部門設一個兼職檔案員，負責收集、整理，向機要檔案科上交工作過程中形成的具有保存價值的材料。下面主要羅列介紹一些有代表性部門的檔案材料：

   （1）黨政辦公室：黨政文件、黨的建設材料、學院黨代會材料、黨委會記錄、院長辦公會記錄、會議紀要、黨委工作計劃報告、黨委工作簡要簡訊、群眾來信來訪及處理材料、上級下發(fā)的重要文件、學院制定的規(guī)章制度、院領導重要講話發(fā)言稿、教職工代表大會材料、學院簡報、學院大事記、領導視察等。

    （2）組織統(tǒng)戰(zhàn)人事部：黨組織相關名冊、活動材料、黨員評議等材料、干部考核材料、人事工作相關文件、崗位設置和聘任材料、職工人事檔案、年度考核材料、教職工工資材料、人事統(tǒng)計報表、教職工錄用調(diào)入退職離職出國有關材料、師資建設培養(yǎng)材料等。

    （3）宣傳部：學院宣傳工作重要文件、有關理論學習材料、宣傳工作計劃總結、規(guī)章制度、重大活動視頻照片、學院院報等。

    （4）紀檢監(jiān)察審計處：紀檢工作重要文件、規(guī)章制度、紀檢工作計劃報告總結、紀檢會議記錄、職工處分復查資料、群眾來信來訪及處理意見、廉政建設材料、監(jiān)察審計工作計劃總結、審計工作統(tǒng)計年報、財務檢查材料、審計結論決定等。

    （5）教務處及各系部：教學改革、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)改革、學制等方面規(guī)定、辦法，教學規(guī)章制度，各專業(yè)人才培養(yǎng)方案、教學計劃和大綱，人才培養(yǎng)數(shù)據(jù)狀態(tài)平臺材料，教學能手、學科帶頭人、技能大賽材料，教師出版教材、講義，教師業(yè)務檔案、課程建設要求及安排、校歷及教學計劃、教學任務書，精品課程建設相關材料，教學簡報，新專業(yè)申批材料，專業(yè)建設評估材料，在校生花名冊，學籍檔案，教學評估及學生評教材料等。

    （6）學生工作部：學生工作計劃報告總結材料、獎助學金材料、學生處分及撤銷處分材料、學生資助材料、助學貸款材料、大學生思想政治教育材料、心理健康教育材料、軍訓工作計劃總結、大學生入伍材料、創(chuàng)業(yè)工作材料、團委工作計劃總結、團干部團員名冊、學生會材料、社團活動材料等。

    （7）財務處：財務規(guī)章制度、預算會計報表、年度決算報表、原始憑證、賬簿等。

    （8）總務處：后勤管理處工作計劃總結，房屋資產(chǎn)管理材料，水電暖設備、伙食工作材料，固定資產(chǎn)管理明細、統(tǒng)計及有關資料，采購材料，基建工作材料、安全保衛(wèi)工作材料，學院維穩(wěn)工作材料等。

    （9）實驗實訓中心：學院儀器設備管理規(guī)章制度，儀器設備采購、移交、報廢材料，實驗室建設材料，儀器設備購銷合同協(xié)議，設備驗收報告、使用說明書、指導書，設備使用及維護情況等。

  4 檔案——動脈血

學院各部門兼職檔案員將需要歸檔的材料于次年5月底之前交于學院檔案室，專職檔案員按內(nèi)容將其分成文書檔案、會計檔案、科技檔案、實物檔案、聲像檔案；不同種類的檔案按照不同的方法進行整理、組卷、排序、歸檔。歸檔的文件應齊全、完整，要保持文件之間的歷史聯(lián)系，科學分類整理、組卷。檔案好似動脈血，用戶通過對檔案的閱覽、復制、摘抄等，實現(xiàn)檔案的價值。

5 檔案利用——生命活動

心臟將動脈血運送到全身各部分器官、組織和細胞，供生命活動的需要。學院檔案的原始資料由各個部門提供，經(jīng)專職檔案員分類、整理、歸檔之后變成檔案。檔案工作的根本價值就是為用戶提供有用的信息資源。將檔案納入利用實踐，服務于各個部門，使檔案產(chǎn)生“生命價值”，進行“生命活動”。下面列舉我院檔案利用的幾個主要方向：

    （1）學院內(nèi)部各行政部門，查閱歷年文書檔案作為現(xiàn)階段工作參考。例如組織人事處查閱教職工退休、換屆選舉、職稱評定相關文件；紀檢監(jiān)察審計處查閱相關案子辦理文件；宣傳部查閱上級下發(fā)的相關理論學習文件；黨政辦公室查閱學院備案文件、領導任命文件、會計報表進行學院法人證年檢。

    （2）學生查閱《錄取新生名冊》，開具學籍證明，為報考軍校提供材料；畢業(yè)學生查閱學籍檔案進行學歷認證。

    （3）教職工查閱有關獲獎、科研項目審批、職稱認定評審相關文件，可為高一級職稱的評審作為依據(jù)。

    （4）相關部門查閱學院備案文件、學院歷屆領導任命文件、領導視察檔案、優(yōu)秀教職工檔案、優(yōu)秀畢業(yè)生檔案、獲獎實物檔案，為學院校史館建設提供有價值的資料。

 6 總結

檔案是在社會活動中逐漸形成的、是真實的歷史記錄，檔案產(chǎn)生于各個部門，服務于各個部門。檔案工作的重要性好比血液的重要性，在學院活動的各個領域都發(fā)揮著重要作用。它是學院行政工作的查考憑證，學院建設的必要依據(jù)，教學工作的基本條件，紀檢工作的有力武器，學生和教職工的行為記錄。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://m.xwlcp.cn/w/qk/21223.html