企業(yè)檔案管理中避免重復(fù)歸檔策略淺議

 在信息化高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代，企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中每天都接收到大量的資料，這些資料以紙質(zhì)或電子的形式通過(guò)各種途徑傳遞到企業(yè)各崗位員工的手中，成為他們?nèi)粘９ぷ鞯膮⒖?、依?jù)、憑證，其中具有保存價(jià)值的一部分最終歸檔成為檔案資料。由于原始資料的來(lái)源廣泛，并且越來(lái)越多的工作需要各部門(mén)協(xié)作配合，常常出現(xiàn)同一資料多渠道接收、多部門(mén)交互使用的情況，一旦進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)，則出現(xiàn)多部門(mén)重復(fù)提交同一檔案資料的問(wèn)題。由于目前檔案歸檔“雙軌制”的要求，紙質(zhì)文件和電子文件都需要妥善保管，重復(fù)歸檔會(huì)造成檔案庫(kù)房空間的浪費(fèi)；由于重復(fù)歸檔造成同一文件出現(xiàn)多個(gè)版本，一旦其中一個(gè)版本出現(xiàn)缺損，會(huì)給檔案調(diào)閱人員造成一定困擾，使其無(wú)法判定該資料的真實(shí)面目。

鑒于重復(fù)歸檔對(duì)檔案管理和利用造成的不良影響，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取一些策略避免重復(fù)歸檔，以提高檔案資料的準(zhǔn)確性。可以從檔案收集、檔案管理和檔案利用三方入手，采取不同的策略來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，從而提升檔案管理質(zhì)量，提高檔案利用效率。

1、提高業(yè)務(wù)部門(mén)檔案收集意識(shí)，樹(shù)立大檔案觀念

1.1業(yè)務(wù)部門(mén)檔案收集意識(shí)誤區(qū)

企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)是文件資料形成、使用和傳遞的基層環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)部門(mén)重復(fù)收集提交文件資料是造成重復(fù)歸檔的重要原因之一。當(dāng)前業(yè)務(wù)部門(mén)存在的普遍現(xiàn)象是以單獨(dú)業(yè)務(wù)的辦理為單元保存文件資料，比如審計(jì)部門(mén)對(duì)某項(xiàng)目進(jìn)行了審計(jì)，因?yàn)槭亲陨懋a(chǎn)生的文件，將該項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告作為部門(mén)文件留存在部門(mén)文檔中，并于年終歸入文書(shū)檔案；而項(xiàng)目管理部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)檔案要求將項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告歸入該項(xiàng)目獨(dú)立檔案中，待項(xiàng)目完成后統(tǒng)一歸入科技檔案。同一份審計(jì)報(bào)告在檔案中出現(xiàn)了兩次，就業(yè)務(wù)部門(mén)自我利用而言比較方便，對(duì)其他部門(mén)查閱利用就容易出現(xiàn)困擾。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，究其根本原因在于業(yè)務(wù)部門(mén)雖然具有一定的檔案保管意識(shí)，但僅僅將檔案視為本部門(mén)業(yè)務(wù)工作的參考憑證，而沒(méi)有看到檔案作為整個(gè)企業(yè)信息資源的重要價(jià)值。

1.2樹(shù)立檔案全過(guò)程和大檔案意識(shí)的作用

為避免上述重復(fù)歸檔情況，業(yè)務(wù)部門(mén)首先應(yīng)該樹(shù)立檔案全過(guò)程管理意識(shí)和大檔案意識(shí)。檔案全過(guò)程管理要求業(yè)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)辦理之初、文件資料產(chǎn)生之時(shí)就根據(jù)國(guó)家或企業(yè)相關(guān)規(guī)定確定其歸檔類(lèi)目，由管理相應(yīng)類(lèi)目的業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔工作，其他協(xié)作部門(mén)只負(fù)責(zé)向其提供文件資料，不單獨(dú)向檔案管理部門(mén)提交資料。比如項(xiàng)目建設(shè)檔案的審計(jì)報(bào)告是項(xiàng)目檔案的組成部門(mén)，應(yīng)由審計(jì)部門(mén)提供給項(xiàng)目管理部門(mén)，項(xiàng)目管理部門(mén)整理后將項(xiàng)目建設(shè)資料整體移交檔案管理部門(mén)，而審計(jì)部門(mén)不再單獨(dú)向檔案管理部門(mén)提交資料。這樣做可以將同一資料的出口控制在一個(gè)部門(mén)，避免出現(xiàn)重復(fù)提交檔案資料的情況。大檔案意識(shí)要求業(yè)務(wù)部門(mén)將自身的業(yè)務(wù)資料視為整個(gè)企業(yè)信息資源的有機(jī)組成部分，將其他部門(mén)的檔案資料作為自身業(yè)務(wù)參考的信息資源，各部門(mén)各業(yè)務(wù)要開(kāi)放信息資源使其可共享、可流動(dòng)，杜絕那種認(rèn)為歸檔工作沒(méi)必要、檔案留在自己身邊更有利于今后查考利用的錯(cuò)誤觀念。如此當(dāng)進(jìn)行業(yè)務(wù)參考時(shí)，即可隨時(shí)直接調(diào)取查閱對(duì)方的信息資源，不需要自己再去復(fù)制和留存一份，從而避免了部門(mén)重復(fù)歸檔，從源頭上杜絕了檔案的重復(fù)制作和提交。

業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)將歸檔工作納入部門(mén)的考核獎(jiǎng)懲體系，制定歸檔工作實(shí)施細(xì)則，根據(jù)歸檔工作的時(shí)效、質(zhì)量等進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，提高他們對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)調(diào)，動(dòng)檔案工作人員的積極性。

2、明確檔案管理部門(mén)職責(zé)，互相協(xié)作統(tǒng)一管理

提高業(yè)務(wù)部門(mén)科學(xué)的歸檔意識(shí)，樹(shù)立檔案全過(guò)程管理意識(shí)和大檔案意識(shí)，能夠從源頭上避免重復(fù)歸檔。而作為檔案工作中樞機(jī)構(gòu)的檔案管理部門(mén)，對(duì)避免重復(fù)歸檔具有決定性的作用。

2.1檔案管理部門(mén)歸檔工作現(xiàn)狀

檔案管理部門(mén)在統(tǒng)一機(jī)構(gòu)下根據(jù)檔案性質(zhì)不同一般分為科技檔案、文書(shū)檔案、人事檔案和財(cái)務(wù)檔案等，在許多單位這些檔案由不同人員負(fù)責(zé)管理，各自接收各自的資料，相互之間是否有重復(fù)并不清楚。由于不同類(lèi)別檔案之間在歸檔范圍上有所重合，如果檔案各處室之間交流不暢，容易出現(xiàn)重復(fù)歸檔，比如某工程的批復(fù)文件，歸入文書(shū)檔案和科技檔案都有其合理性；文書(shū)檔案中的人事任免文件和財(cái)務(wù)文件是人事檔案和財(cái)務(wù)檔案中的重要組成部分。

2.2檔案管理部門(mén)避免重復(fù)歸檔的相關(guān)對(duì)策

2.2.1規(guī)范歸檔范圍及整理要求

規(guī)范歸檔范圍及整理要求，使檔案整理有據(jù)可依，比如規(guī)定在資料歸屬有爭(zhēng)議的情況下，優(yōu)先考慮按相關(guān)性進(jìn)行歸檔，比如科研項(xiàng)目批復(fù)按照項(xiàng)目檔案管理規(guī)定應(yīng)是項(xiàng)目科技檔案的一部分，故按其相關(guān)性的密切度優(yōu)先歸入科技檔案。此外，考慮確保文書(shū)檔案的完整性，可將文件名列入文書(shū)檔案目錄，注明該文件歸入科技檔案某卷，這樣既避免了重復(fù)歸檔，又照顧了從不同檔案進(jìn)行檢索的實(shí)際需要。

2.2.2規(guī)范檔案資料登記錄入

規(guī)范檔案資料登記錄入，統(tǒng)一檔案名稱(chēng)格式，科學(xué)設(shè)定標(biāo)識(shí)和關(guān)鍵字，利用信息化技術(shù)避免重復(fù)歸檔。檔案管理人員要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，仔細(xì)鑒別檔案資料的全部?jī)?nèi)容，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行概括命名，文書(shū)檔案的案卷名稱(chēng)應(yīng)準(zhǔn)確概括本卷文件的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種，卷內(nèi)目錄要完整填寫(xiě)順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、提名、日期、頁(yè)號(hào)、備注，基建檔案案卷題名應(yīng)包括單位或地區(qū)名稱(chēng)、工程名稱(chēng)、卷內(nèi)材料內(nèi)容及主要文種，科技檔案案卷則要準(zhǔn)確填寫(xiě)項(xiàng)目名稱(chēng)、代字、代號(hào)及組件、附件、階段代號(hào)和名稱(chēng)。每一件檔案資料都要設(shè)定關(guān)鍵字，如年代、類(lèi)目（行政、黨群、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)等）、項(xiàng)目名稱(chēng)、階段等，一方面方便歸檔時(shí)將相關(guān)性密切的文件資料進(jìn)行組卷，另一方面也為歸檔后的復(fù)檢提供便利。比如檢索“某項(xiàng)目一標(biāo)段”，則調(diào)出一標(biāo)段全部資料，再查看關(guān)鍵字為“招標(biāo)”的某幾個(gè)文件，如產(chǎn)生日期、頁(yè)號(hào)等完全一致，則有可能該文件重復(fù)歸檔，可查閱實(shí)際文件進(jìn)行確認(rèn)。由上述方法可有效避免多人合作整理同一項(xiàng)目資料可能出現(xiàn)的重復(fù)歸檔問(wèn)題。

2.2.3規(guī)范資料接收機(jī)構(gòu)和工作流程

規(guī)范資料接收機(jī)構(gòu)，應(yīng)縮小檔案接收部門(mén)，由多渠道遞交資料，而入口只設(shè)定一個(gè)檔案接收部門(mén)。這個(gè)唯一的檔案接收部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)收集資料進(jìn)行甄別，根據(jù)歸檔范圍及整理要求，將資料分入對(duì)應(yīng)的檔案門(mén)類(lèi)進(jìn)行歸檔，避免各種檔案各自為政、交叉作業(yè)。檔案接收部門(mén)應(yīng)精簡(jiǎn)工作流程，采用數(shù)字化技術(shù)將接收、審核、登記、錄入等環(huán)節(jié)集成操作，管理員通過(guò)對(duì)比數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)信息即可對(duì)資料是否留存、留存歸入去向進(jìn)行準(zhǔn)確判斷，避免資料重復(fù)采集；加強(qiáng)管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保錄入信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、工作流程上下環(huán)節(jié)銜接，同時(shí)可利用圖文識(shí)別軟件等技術(shù)提高錄入速度和準(zhǔn)確率。檔案接收部門(mén)還應(yīng)根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀和國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，并將分類(lèi)以制度的形式固化下來(lái)，并向整個(gè)企業(yè)推而廣之，成為全員共識(shí)，能夠減少習(xí)慣思維的干擾。

檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)著力提高檔案工作人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織科技、文書(shū)、財(cái)務(wù)、人事等不同類(lèi)型檔案的管理人員進(jìn)行交流，也可定期輪崗，擴(kuò)大檔案工作人員視野，鍛煉業(yè)務(wù)能力。組織工作人員提前主動(dòng)進(jìn)入工程科研項(xiàng)目收集檔案資料，全程參與項(xiàng)目管理過(guò)程，熟悉各類(lèi)工程科研情況，督促項(xiàng)目兼職檔案員做好收集整理工作，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化檔案管理隊(duì)伍。

3、重視檔案利用反饋，推動(dòng)檔案資源共享利用

3.1檔案資料的動(dòng)態(tài)化現(xiàn)狀

檔案資料歸檔之后并不是完全固定下來(lái)，隨著時(shí)間推移、人們認(rèn)識(shí)的深入等原因，會(huì)有新的資料產(chǎn)生并要求歸檔，這中間存在一定的時(shí)間差，有可能造成重復(fù)歸檔；某一類(lèi)檔案如基建項(xiàng)目檔案一般要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工多個(gè)階段，文件資料形成周期長(zhǎng)、涉及面廣，也容易出現(xiàn)重復(fù)歸檔現(xiàn)象。比如某一項(xiàng)目的批復(fù)由項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人開(kāi)會(huì)帶回，為復(fù)印件，后由檔案部門(mén)歸檔；兩年后項(xiàng)目竣工時(shí)，項(xiàng)目組從上級(jí)機(jī)關(guān)取得了批復(fù)原件并歸入科技檔案。顯然后者的原件比前者的復(fù)印件更具有權(quán)威性和保存價(jià)值，而兩份檔案資料相差兩年，重復(fù)歸檔一時(shí)之間難以發(fā)現(xiàn)。

3.2業(yè)務(wù)部門(mén)反饋對(duì)優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)的作用

為避免上述這種情況，檔案管理部門(mén)可以采取前文所說(shuō)的關(guān)鍵字檢索的方法，定期篩查重復(fù)檔案。而業(yè)務(wù)部門(mén)在查閱信息資料時(shí)，由于其業(yè)務(wù)工作的需要，必然對(duì)檔案內(nèi)容作深入研讀，也就更加容易發(fā)現(xiàn)重復(fù)歸檔的問(wèn)題；出于對(duì)檔案準(zhǔn)確性的客觀要求，檔案查閱人必不會(huì)放過(guò)重復(fù)歸檔問(wèn)題，而是會(huì)通過(guò)反復(fù)比對(duì)等手段確定唯一的參考依據(jù)，實(shí)際上幫助檔案部門(mén)鑒定和剔除了重復(fù)的檔案資料。這種互相促進(jìn)的效應(yīng)需要得到高度重視并加強(qiáng)鼓勵(lì)和引導(dǎo)。檔案管理部門(mén)在檔案查詢(xún)利用環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)設(shè)置查閱人反饋環(huán)節(jié)，且將反饋環(huán)節(jié)設(shè)置為必填項(xiàng)，督促查閱人反饋意見(jiàn)；對(duì)有價(jià)值的反饋內(nèi)容應(yīng)該進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，比如開(kāi)放知識(shí)社區(qū)的閱讀權(quán)限、延長(zhǎng)檔案借閱時(shí)間、提供編研資料參考等，或與部門(mén)考核獎(jiǎng)懲體系掛鉤進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)部門(mén)和全員參與檔案建設(shè)的積極性。

為切實(shí)推動(dòng)檔案管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的互幫互助，檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門(mén)的工作聯(lián)系，想方設(shè)法為業(yè)務(wù)部門(mén)利用檔案提供方便的途徑和方式，確保其及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地查找到所需要的檔案資料。通過(guò)檔案信息檢索的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢(xún)的全面率、準(zhǔn)確和快速。以檔案信息資源為紐帶，構(gòu)建檔案管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)之間協(xié)同聯(lián)動(dòng)、分級(jí)授權(quán)、開(kāi)放透明的檔案信息共享機(jī)制，更好地推動(dòng)檔案資源共享利用，發(fā)揮其應(yīng)有的寶貴價(jià)值。

綜上所述，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案宣傳工作力度，提高全員檔案意識(shí)，培育人人參與檔案建設(shè)的良好氛圍；高度重視檔案工作，將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督、分管領(lǐng)導(dǎo)主抓、檔案部門(mén)落實(shí)、業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)助的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各層級(jí)在網(wǎng)絡(luò)中的工作職責(zé)；應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，規(guī)范制定檔案管理辦法及有關(guān)規(guī)章制度，明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，形成完整的檔案利用和管理體系；利用信息化手段做好檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，提高檔案專(zhuān)兼職人員素質(zhì)，有效發(fā)揮檔案的信息功能，為企業(yè)的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

 

本文來(lái)源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://m.xwlcp.cn/w/qk/21223.html