山東中學(xué)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

隨著社會(huì)不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)電子信息化的日新月異，檔案作為一種原始記錄是歷史的真憑實(shí)據(jù)，它在社會(huì)上的使用范圍及利用率在不斷攀升。而現(xiàn)有的檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式及手工翻閱查詢方式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的檔案管理工作。檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)已日益突顯，形成及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，成為檔案管理的自動(dòng)化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。

一、檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)

（一）節(jié)約時(shí)間，提高效率

數(shù)字化檔案的實(shí)施利用，極大地減少了人們對(duì)檔案的查詢時(shí)間，提高了效率。傳統(tǒng)的檔案查詢方式基本上都是手工翻閱，要想查詢一本比較厚的檔案資料，工作人員就需要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，這是既浪費(fèi)時(shí)間也降低辦事效率的表現(xiàn)。而數(shù)字化電子檔案可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制,在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。改善了查詢的時(shí)間和空間問題，給查詢?nèi)藛T帶來(lái)了更有效便捷的方法。

（二）成本的節(jié)約

利用數(shù)字化技術(shù)管理檔案，在很大程度上降低了管理成本。傳統(tǒng)的檔案管理，為了提高檔案的利用率，都是采用增加檔案工作人員和加大辦公費(fèi)用的方式的，導(dǎo)致檔案管理的成本不斷增加。而數(shù)字化檔案的機(jī)讀檔案技術(shù)取代了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息，節(jié)約了由于復(fù)印、打印、裝訂所產(chǎn)生的費(fèi)用，同時(shí)也節(jié)約的檔案庫(kù)房的使用面積，極大地降低了檔案的管理成本。

（三）利于保護(hù)檔案原件和對(duì)檔案的充分利用

數(shù)字化檔案取代紙質(zhì)的檔案后，人們查閱檔案主要是在計(jì)算機(jī)上調(diào)閱并直接輸出，減少了對(duì)原始檔案的翻閱次數(shù)，尤其是保存時(shí)間比較長(zhǎng)的檔案材料，它們本身就容易破損，而進(jìn)行數(shù)字化處理后，對(duì)其起到了更好的保護(hù)作用。另外，數(shù)字化電子檔案在提供原件閱覽的同時(shí)，還能夠根據(jù)利用者個(gè)人的需要對(duì)其中的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、打印等。檔案工作人員還可以根據(jù)需要對(duì)電子檔案進(jìn)行編輯，從而節(jié)省時(shí)間。

二、中學(xué)檔案管理的意義

（一）基礎(chǔ)性

中學(xué)檔案管理是學(xué)校各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，是保證學(xué)校教學(xué)工作、教學(xué)改革、教學(xué)研究和教學(xué)發(fā)展順利進(jìn)行的基礎(chǔ), 是教書育人的真實(shí)記錄, 是評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。中學(xué)檔案是學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的直接依據(jù)及載體。中學(xué)檔案一直貫穿著學(xué)校的開辦、發(fā)展、變化的全過程, 涉及中學(xué)教育教學(xué)工作及其組織、管理的各個(gè)方面,真實(shí)地反映了學(xué)校的教學(xué)、管理、運(yùn)行的發(fā)展軌跡, 是學(xué)校重要的信息資源庫(kù)。

（二）重要性

中學(xué)檔案室，是為了對(duì)本學(xué)校的檔案進(jìn)行管理、收集、保管并提供利用。學(xué)校的檔案管理工作既是記錄學(xué)校教學(xué)工作的重要憑證,又是提高學(xué)校教學(xué)水平的主要途徑。中學(xué)檔案室雖小，但內(nèi)容卻極為豐富，正所謂“小小的世界，卻包羅萬(wàn)象”。里面不僅包括科技檔案，教學(xué)檔案，設(shè)備儀器檔案、基建類檔案；還收集了財(cái)務(wù)報(bào)表、帳簿、憑證等的會(huì)計(jì)檔案；以及聲像、相片類的聲像檔案。中學(xué)檔案室的建設(shè)，一是為了把真實(shí)地記載了每個(gè)學(xué)校的發(fā)展與興衰、學(xué)生的成功與失敗、教師的汗水與功勛的校史資料很好的保存和保護(hù)起來(lái)。二是為了能讓自己的學(xué)生們以后對(duì)自己的中學(xué)回憶有所依靠，在教學(xué)檔案中，客觀地記錄了教師每學(xué)期對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)情況的記錄，學(xué)生成績(jī)的評(píng)定和老師對(duì)學(xué)生表現(xiàn)的評(píng)定記錄等，當(dāng)他們長(zhǎng)大成人之后，就能很好的利用學(xué)校的檔案室來(lái)找尋他們?cè)谶@里留下的五彩繽紛的少年足跡。

三、山東中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

就山東各中學(xué)的檔案管理現(xiàn)狀，作出如下幾個(gè)概況：

1.有些中學(xué)聘請(qǐng)的檔案管理人員都不是專業(yè)化的，他們幾乎都是學(xué)校的一些退休老師，并沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練。他們管理檔案也只是混口飯吃，抱著應(yīng)付上級(jí)的檢查的態(tài)度，使得檔案管理工作處于被動(dòng)地位，不能充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。這對(duì)學(xué)校檔案的有效管理帶來(lái)了困難，直接影響著檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化程度。

2.有些中學(xué)的校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案室并不重視。他們對(duì)檔案意識(shí)的薄弱，使得檔案室變成一個(gè)常常被學(xué)校遺忘的一角。校領(lǐng)導(dǎo)只會(huì)在有上級(jí)部門來(lái)校指導(dǎo)時(shí)，象征性的開設(shè)檔案室。這在一定程度上造成檔案收集的困難，有效的檔案得不到及時(shí)的整理，致使檔案的散失、泄密，有些人甚至惡意銷毀等。

3.而檔案現(xiàn)代化程度幾乎為零是山東各個(gè)中學(xué)都存在的現(xiàn)狀。我國(guó)很多的檔案館，都已經(jīng)采用先進(jìn)的數(shù)字化電子來(lái)管理檔案，而在這些中學(xué)還完全是傳統(tǒng)的檔案管理模式，形成了相當(dāng)大的差距。這也正是體現(xiàn)的了上級(jí)檔案部門工作的不到位，沒有及時(shí)的對(duì)中學(xué)檔案管理進(jìn)行好的檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)和幫助。

由上可見，對(duì)山東各個(gè)中學(xué)加強(qiáng)檔案管理顯得尤為重要，并要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理模式。

四、實(shí)施檔案數(shù)字化的建議

（一）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

所謂檔案管理工作人員的素質(zhì)，是指檔案人員的專業(yè)水平，以及適應(yīng)環(huán)境、做好本職工作能力的總稱，包括政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)。檔案數(shù)字化管理的技術(shù)要求工作人員必須具備專業(yè)的素質(zhì)，精通檔案理論知識(shí)及日常管理技能的同時(shí)，要掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的利用方式。現(xiàn)代的檔案工作者一定要有豐富的、廣博的知識(shí)，而且在政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化方面的知識(shí)也要掌握一點(diǎn)，自然懂的外語(yǔ)最好，因此，在平時(shí)的工作中學(xué)校還應(yīng)創(chuàng)造條件，讓學(xué)校檔案管理人員要定期的參加進(jìn)修培訓(xùn)，這種培訓(xùn)既要包括職業(yè)道德上的教育還要包括專業(yè)技術(shù)水平方面的提升，使檔案管理人員鞏固檔案管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能外，不斷掌握新知識(shí)和新技能，這樣才能不斷適應(yīng)新時(shí)期新形勢(shì)對(duì)檔案工作者的要求。

（二）加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的認(rèn)識(shí)

為加強(qiáng)多種形式的檔案管理工作，我們要從紙質(zhì)檔案管理中蛻變出來(lái)，逐步向檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。雖然當(dāng)前的數(shù)字化檔案尚未普及，但從目前的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，今后數(shù)字化檔案必然會(huì)在檔案管理中占據(jù)重要的一部分。對(duì)于剛剛到來(lái)的新事物，檔案工作者應(yīng)有這種先見之明，搞好準(zhǔn)備工作，結(jié)合各時(shí)各地的實(shí)際情況，做好數(shù)字檔案室的建設(shè)工作，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)已有的數(shù)字化檔案的管理，積極積累相關(guān)方面的工作經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理工作也絲毫不能馬虎，檔案是由收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)組成的，各個(gè)環(huán)節(jié)聯(lián)系密切，哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)影響其他環(huán)節(jié)的質(zhì)量及工作成果。紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，因此真實(shí)性和原始性容易鑒別，電子檔案的信息必須通過計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備的轉(zhuǎn)換才能實(shí)現(xiàn)閱讀，操作上容易造成信息的丟失或刪改，所以我們?cè)跈n案管理過程中要保護(hù)好原始資料，既要保存好電子檔案也要保存好紙質(zhì)檔案。因?yàn)榧词箶?shù)字化檔案全面普及了，對(duì)于一些需要長(zhǎng)期保存的重要史實(shí)材料、文獻(xiàn)記錄，仍需要以紙質(zhì)文件的形式來(lái)存儲(chǔ)和管理。

五、結(jié)論

變革檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)已經(jīng)迫在眉睫，為了適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，要求檔案管理人員必須時(shí)刻讓自己在跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，始終立足于與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新,不斷提高自身整體素質(zhì), 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)、法制意識(shí),終生學(xué)習(xí),豐富自身的知識(shí)結(jié)構(gòu),才能成為新世紀(jì)檔案工作的復(fù)合型管理人才,才能為促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展出一份力。

傳統(tǒng)的手工管理檔案方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要,檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用，正是順應(yīng)了潮流、適應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。