淺談如何實現中小學檔案管理信息化-教育論文

如何實現中小學校檔案管理信息化？現根據中小學檔案管理的現狀，結合自身的學習和工作體會，就實現檔案管理信息化提出幾點粗淺看法。
一、中小學校檔案管理工作的基本現狀
就目前中小學校檔案管理工作的現狀來看，由于歷史和現實的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：一是大部分學校的領導對檔案管理工作認識不足，更認識不到做好檔案管理工作對學校各項工作的促進作用；二是檔案管理人員缺乏。據了解，多數學校沒有專職的檔案管理人員，現有的檔案管理人員一般都是兼職的，且業(yè)務水平偏低；三是檔案載體結構單一。
二、中小學校檔案管理信息化的優(yōu)勢
1、中小學檔案管理信息化系統(tǒng)是廣泛應用電子計算機處理圖文聲像等原始檔案資料，并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質貯存，具有處理迅速、存儲量大、查閱方便、保存期限長等紙質檔案所無可比擬的優(yōu)勢，這種檔案管理信息化系統(tǒng)真正實現了文檔一體化，文字紙質檔案和電子文件并存，可以為查閱者方便地提供查詢、閱讀、交流、使用等多項服務。
2、中小學檔案管理信息化系統(tǒng)的建立和不斷完善，為各學校培養(yǎng)和造就了高素質的專職工作人員。盡管中小學校檔案專職管理人員缺乏，且普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不盡合理等現象，但也有不少經過專業(yè)學習和業(yè)余自學在檔案管理信息化工作中獨當一面，各顯才能，為信息化建設做出了較大貢獻。
3、中小學檔案管理信息化系統(tǒng)，具有以地區(qū)或學校建立網站、網頁、局域網或電子文件數據管理中心的優(yōu)勢。如一個學?；虻貐^(qū)建立自己的檔案網站、網頁，就可以方便地為政府、教育主管部門、社會各界提供網上利用服務，這樣即方便了教職員工對所需檔案資料的查詢也為社會各界了解認識學校建立了“綠爭窗口”。
三、中小學校檔案管理信息化的意義
1、教育發(fā)展表明，中小學檔案管理信息化對于促進教育現代化、學校管理規(guī)范化、提高教育資源利用率、實現資源共享、優(yōu)勢互補越來越發(fā)揮著紙質檔案無可替代的重要作用。
2、中小學檔案管理信息化是學校其它各項工作的規(guī)范化、標準化是基礎。因此，中小學檔案管理信息化系統(tǒng)的建設和完善必將有力地促進中小學校各項工作的改進和提高，促進教育管理水平和辦學水平的提高。
3、中小學檔案管理信息化系統(tǒng)是重要的教育資源，它不僅能夠方便快捷地實現對學校所有師生員工檔案的日常管理，積累管理經驗，而且可以逐步實現與名校名師建立合作聯系，發(fā)現、改進、創(chuàng)新自身工作，不斷提高管理工作效率和學校管理水平。
四、中小學校檔案管理信息化的途徑
實現中小學校檔案管理信息化應主要做好以下幾方面工作：
1、提高認識，確定檔案管理信息化的標準。
按照本學校檔案管理信息化系統(tǒng)的所必須具備的基本條件和基本標準，當務之急是配置相應的信息設備，配齊必要的專職管理人員，創(chuàng)設良好的條件，同時嚴格要求學校各職能處室要以信息化建設的標準形成正在形成的檔案資料，檔案管理人員則要明確建檔標準，及時予以立卷歸檔，逐步形成領導重視，部門協(xié)作，互相促進，共同提高的中小學檔案管理信息化建設新局面。
2、規(guī)范建設，對檔案資料進行科學的管理。
不管學校規(guī)模大小，均應選派一名思想素質好、責任心強、熟悉學校工作、懂得辦學規(guī)律和較強業(yè)務能力的同志負責檔案管理工作，并制定相應的學習培訓制度，有計劃地培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，逐步中小學校檔案管理人員專業(yè)化、固定化。學校要抓住這一有利時機，加快中小學數據庫建設。只有數據庫建設好了，才能運用先進的信息技術對檔案資料進行科學的管理。
3、強化管理，不斷提高檔案管理工作水平。
隨著教育標準化建設的全面展開，檔案管理工作也應更新觀念，加快發(fā)展。如何實現檔案管理工作的規(guī)范化、現代化。首先，觀念要現代化，即要樹立中小學校檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時俱進，要確立加快發(fā)展中小學校檔案管理的理念，制訂一整套與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，要有計劃地逐步在檔案管理中實現管理科學化、技術現代化，即盡量采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。四是中小學校要在“農遠工程”的基礎上，加強計算機檔案管理軟件的開發(fā)應用，建立校園網或學校網站，與周邊學?；蛎＝㈤L期的網絡合作關系，逐步實現資源共享，將計算機作為檔案管理的重要工具，進一步發(fā)揮學校檔案的重要作用。
總之，中小學檔案管理信息化系統(tǒng)建設是一項長期復雜的系統(tǒng)工程，需要多方面的共同努力方可穩(wěn)步實現。我們相信，在建立檔案管理信息化系統(tǒng)的過程中，只要領導重視，上下合力，檔案管理信息化發(fā)展過程中一定會解決好管理人員數量不足、素質不高等發(fā)展中的問題。加強中小學校檔案管理工作，逐步建立健全學校檔案，有利于對學校各項工作的正確評估，有利于查找和使用歷史資料，而且有利于學校進行實施科學管理。事實證明，只要努力把學校檔案管理工作做好、管好、用好，就一定能夠發(fā)揮檔案不可替代有應有作用。