醫(yī)院基建檔案管理工作的反思和探究

隨著社會的發(fā)展和醫(yī)療水平的不斷提高，我國各地各級醫(yī)療機構的規(guī)模也在不斷擴大，在醫(yī)院的新建、整修和擴建的施工過程中，形成了醫(yī)院基本建設檔案（以下簡稱醫(yī)院基建檔案）。醫(yī)院基建檔案是基本建設項目在立項、報批、設計、勘察、施工、使用、改造、修繕等過程中形成的檔案材料，可分為醫(yī)院建設總體規(guī)劃部分（主要包括說明醫(yī)院的土地使用情況、地形地質情況、整體規(guī)劃設計情況等的圖表和文字）、門診樓和住院樓建筑部分（主要包括有關主體建筑物的設計規(guī)劃、施工進度、改造修繕等的文字和圖紙類統(tǒng)計資料）、公共建筑部分（包括有關辦公樓、食堂、鍋爐房、停車場、液氧站等的建筑圖紙和文字材料）、公用設施部分（包括有關醫(yī)院的供電、供暖、供氣和給排水等構筑物、地上和地下的管道線路、整體綠化、人防工程等方面的材料）。由此可見，醫(yī)院基建檔案是一個數(shù)量龐大且較為復雜的系統(tǒng)，涉及到醫(yī)院主體的建設的方方面面，本文就將在闡述醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性的基礎上，反思現(xiàn)如今管理工作中出現(xiàn)的各種問題，并提出一定的改革對策。

一、醫(yī)院基建檔案管理的重要性

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，對醫(yī)院的現(xiàn)實管理、長遠發(fā)展和建設有著重要作用，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1、為醫(yī)院基本建筑物的管理和維修提供方便。

建筑物和構筑物在使用過程中難免會出現(xiàn)故障，如成都市第三人民醫(yī)院在上世紀八十年代時一次住院大樓外地下給水管道因年久失修而破裂滲漏，造成病房供水壓力不足，影響了樓內幾百位病人的用水，也造成了大量的水資源浪費。但是因為之前不重視基建材料的收集整理，缺少詳盡的給水管道分布圖，維修工人只好在較大范圍內破土動工，耗時兩天才找到控制閥門，既費時又費力，還影響了醫(yī)院的正常工作秩序。由此可見，如果醫(yī)院注意保存相關圖紙和文字材料，在維修和完善的過程中，就能及時、準確、有效的找出問題、解決問題，不影響醫(yī)院的正常運營。 

2、在醫(yī)院的擴建、改造過程中起到指導作用，醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供保證。

醫(yī)院的基建檔案是醫(yī)院建設的第一手材料，它記載了醫(yī)院基本建設的歷史痕跡和現(xiàn)狀。在之后的擴建和改造過程中，往往需要之前的規(guī)劃圖、線路圖等材料作為參考和指導，如醫(yī)院新建或者翻修建筑時，有時需要拆除一些老舊建筑物，還會涉及到一些隱蔽在地下的管道、線路，這些工程都需要根據以前的基建材料來進行，否則會造成諸如延長工期、管道破裂等不必要的麻煩。

3、在工程質量訴訟中起到證據作用。

在有關工程建設的質量問題的訴訟中，基建材料是一種重要的歷史憑證，在解決產權歸屬、經濟糾紛等問題方面起到關鍵性的作用，影響著案件的調查、取證、審理和判決。如江蘇省南通市某醫(yī)院的醫(yī)療大樓在1995年前后發(fā)生多次質量故障，醫(yī)院將承建單位告上法庭。在取證過程中，醫(yī)院的檔案管理人員和代理律師根據需要及時提供相關材料, 并主動參與幫助查閱有關的會議記錄及各級領導人對該工程講話記錄等，經過兩年的努力，最終以醫(yī)院勝訴告終，挽回了大部分經濟損失。

4、可以為同類建設項目提供借鑒經驗。

同一個地市的地形、地貌、水文條件等地質結構和氣侯一般差異較小，很多基建材料可以為同類建筑所采納借鑒和利用，達到事半功倍的效果。如昌邑市人民醫(yī)院在進行放療中心建設時，由于地表原建筑物的地質資料保存完好，直接參考和利用原建筑物的地質資料，得到了業(yè)務部門的認可，這樣不僅可以節(jié)省時間，而且又節(jié)約了地質勘察費，提高經濟效益和工作效益。

二、醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題

現(xiàn)如今很多醫(yī)院對基建檔案在醫(yī)院的管理建設中起到的重要作用認識不足，沒有利用和發(fā)揮好它的價值，在檔案管理工作方面還存在一定的問題，，具體有如下幾個方面。

1、醫(yī)院領導和相關管理者意識淡薄，對基建檔案不夠重視。

有些醫(yī)院在建設過程中就沒有形成和收集基建材料的意識，不重視基建檔案整理工作，檔案管理人員與負責基建人員工作不協(xié)調，有的醫(yī)院甚至沒有相關的機構或人員來進行基建檔案的管理工作，更沒有完整的規(guī)章制度來保護并搞好竣工檔案的整理和保存。

2、在收集檔案資料時存在各種缺陷和問題。

首先，醫(yī)院在施工過程中，忽視基建檔案的收集整理，沒有安排專職人員，有的是施工員或工程師兼職，他們既缺乏有關的專業(yè)知識，又缺乏足夠的精力，這就造成材料收集的不及時、不完整，各種圖表的內容空缺，無說明性文字，一些重要資料和數(shù)據的殘缺丟失，例如，有的工程項目缺少建筑材料的出廠憑證或者缺質檢認定書、有的項目缺少具體的施工負責單位等，這些材料的缺失都可能導致項目竣工后存在質量安全隱患或者日后在責任認定方面的模糊等問題，以后一旦出現(xiàn)事故，就沒有依據和原始憑證，查找資料，澄清責任，為將來利用資料留下隱患。其次，書寫材料不規(guī)范，表達不確切，含義模糊，還有些圖紙的質量較差，不易長期保存。重點工程檔案材料是反映該項目建設各個環(huán)節(jié)的真實的原始記錄，具有永久保存的價值。但存在著圓珠筆書寫，以復印件充數(shù)的現(xiàn)象，使基建檔案質量大打折扣。[1]最后，基建檔案的移交和后續(xù)補充工作不到位。醫(yī)院的基礎建設是一個動態(tài)過程，基建材料也應該形成一定的系統(tǒng)，有的醫(yī)院卻只重視了最原始的基礎材料，之后的改建、翻修、擴建等材料或沒有或放置混亂，在需要利用資料的時候找不到最新的材料，依然影響問題的解決。

3、檔案管理人員專業(yè)知識薄弱，學習和進修的意識也較弱。

我國的檔案學起步較晚，相關培養(yǎng)機構也較少，因此檔案學的專業(yè)人才較為欠缺，現(xiàn)有的醫(yī)院基建檔案工作人員一般是兩類人，一類是缺乏檔案專業(yè)知識的老員工，有的醫(yī)院甚至安排一些退休職工或者院領導家屬來管理檔案，他們的檔案學專業(yè)知識欠缺，知識結構老化，知識層次低，加之年齡等因素沒有動力和精力去學習和提升工作能力，熟練掌握網絡技術、軟件制作，用電腦操作并對檔案進行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺；還有一類是有相關檔案學知識的新進人才，又存在著經驗不足，對醫(yī)院發(fā)展歷史和現(xiàn)狀了解不夠等問題。

三、醫(yī)院基建檔案管理工作的改革對策

結合醫(yī)院檔案的特點和多年的實踐，針對以上分析的種種問題，我們可以從以下幾個方面入手推進基建檔案管理工作的改革。

1、醫(yī)院領導應強化檔案意識，引起醫(yī)院工作人員的集體重視。

搞好基建檔案工作，必須從思想上重視，領導應從宣傳、資金、人員引進和培訓等多方面給予關心和支持，用規(guī)范化、標準化來要求檔案的收集整理歸檔保管和開發(fā)利用工作。領導者基建檔案意識強，醫(yī)院基建檔案工作就能得到重視、關心和支持。同時，還應加大宣傳力度，努力營造良好的檔案工作外部環(huán)境和氛圍，增強全院職工的檔案意識，端正大家對基建檔案工作的態(tài)度，取得廣泛支持。

2、建立健全基建檔案管理制度。

完善的制度是工作順利完成的保障和指導方針，各級醫(yī)院應依據國家《檔案法》、國家檔案局和國家計委制定的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》等有關法律法規(guī)，結合自身實際情況，制定范圍全面、科學合理、分工明確、獎罰分明的基建檔案管理制度。首先要建立專門的機構和人員進行檔案的存放整理和監(jiān)管，如果條件不允許，也應該由一位院領導來兼職負責；其次是制定相關的條例或者工作實施規(guī)定，并將基建檔案的管理工作納入醫(yī)院工作的考核體系中，明確基建檔案管理的范圍，歸檔分類的基本要求，基建檔案的移交與整理保存的基本標準，借閱使用的要求，專業(yè)檔案管理人員的職責等內容，通過制度的形式將工作內容和范圍明確，責任到人，并嚴格執(zhí)行，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率完整率和準確率。[2]

3、加強與施工單位的交流合作，共同保障檔案的管理工作順利完成。

醫(yī)院在招標時，應該優(yōu)先選擇施工經驗豐富的正規(guī)公司承建項目，在簽約時就明確基建材料的重要性，要求施工單位在工程建設過程中重視基建檔案，醫(yī)院本身也應該安排具有專業(yè)知識的人員參與施工過程，專門進行資料的收集整理，施工中出現(xiàn)變動時要及時更新材料。另外也應采取一定的行政、經濟的手段來督促施工單位、建設單位共同做好基建檔案的收集、整理、歸檔工作。在基建工程竣工時，對竣工資料逐項核對檢查，如有缺頁、字跡模糊不清、簽章手續(xù)不完備、三筆現(xiàn)象(紅筆、鉛筆、圓珠筆)、竣工圖任意涂改拼湊、用復印件代替竣工藍圖等不符合要求的現(xiàn)象，一律退回。檔案收集不完整，工程不予驗收；竣工材料不全或質量不合格，工程驗收人員不予驗收；在竣工材料驗收完畢后，由驗收人員填報移交清單并簽名。[3]

4、提高檔案管理人員的地位，加強專業(yè)知識和業(yè)務素質。

首先，提高檔案管理人員的地位和工資待遇，在醫(yī)院綜合考評時，對優(yōu)秀的或者工作努力的檔案管理員給予獎勵和表揚；其次，應該引進一定數(shù)量的專業(yè)人才，并督促和鼓勵他們帶領老員工努力提升自己，幫助和指導老員工學習相關知識，樹立榜樣，發(fā)揮榜樣的作用。再次，醫(yī)院領導應為檔案管理員的學習和進修，提供多種機會和途徑，對現(xiàn)有檔案管理人員可通過委培、進修和培訓等繼續(xù)教育的方式,，在培訓的過程中，不僅要讓他們學到知識和技能，更要讓他們明確作為一名基建檔案管理人員需要具備的素質，不時反思自身不足，自覺地完善知識結構。

5、利用現(xiàn)代技術，推進基建檔案走向現(xiàn)代化、電子化、信息化。

隨著電腦的普及和互聯(lián)網技術的發(fā)展，現(xiàn)代辦公趨向電子化和信息化，電腦軟件繪圖代替了紙筆繪圖，書面文字也多采用電腦打印，這不僅有利用資料的整理和長期保存，也方便以后的查找工作，能有效提高資料利用率和工作效率。因此，對于新建項目的檔案管理，我們應該充分利用電腦技術，制成電子檔，對于一些年代久遠的基建資料，則可以通過電子掃描的方式將其形成電子文件保存下來。

參考文獻：

[1]吳馳兵.醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題與對策[J].城建檔案，2008年第8期：38；

[2]譚 偉，賈曉平.淺析醫(yī)院基建檔案管理[J].黑龍江科技信息，2009年第5期：334；

[3] 吳馳兵.醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題與對策[J].城建檔案，2008年第8期：39。