“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新業(yè)態(tài)的服務(wù)方式創(chuàng)新 ——以博物館數(shù)字檔案管理為例

博物館的數(shù)字化進(jìn)程已經(jīng)在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代有了快速進(jìn)展，尤其隨著影像科技的進(jìn)步、網(wǎng)絡(luò)傳輸效能的提高、大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速應(yīng)用，使得博物館得以為文物建立數(shù)字影像，通過(guò)網(wǎng)站和微信公眾號(hào)、微博等多種方式，為民眾提供立體化的線上體驗(yàn)，并擬建立虛擬博物館。在此趨勢(shì)下，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)+檔案新業(yè)態(tài)服務(wù)進(jìn)行研究，已經(jīng)成為檔案人一項(xiàng)重要的職責(zé)目標(biāo)。
在傳統(tǒng)意義上，博物館對(duì)于實(shí)體文物的維護(hù)非常重視，目前已經(jīng)以各種制度和最為高新的科技手段來(lái)確保珍貴且唯一的文物免于毀壞，以最大程度長(zhǎng)期積存并使之傳于后世。但是根據(jù)調(diào)研可知，當(dāng)前一般博物館工作人員較少意識(shí)到各種數(shù)字化資料的建設(shè)和儲(chǔ)存工作尚存在較多不足，各種數(shù)字資料也相當(dāng)脆弱，它們和實(shí)體文物一樣，不僅可以應(yīng)用在博物館的研究、管理、展覽以及教育等各種活動(dòng)上，更可以以此授權(quán)增加博物館的創(chuàng)收以更好地豐富藏品及做好維護(hù)工作。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)的博物館界對(duì)于數(shù)字資產(chǎn)的管理缺乏足夠的討論，尚未意識(shí)到數(shù)字資產(chǎn)的管理已然是博物館管理的重要工作模塊，并非只是單純的IT業(yè)務(wù)，其中更涉及到使用與政策的問(wèn)題。承前互聯(lián)網(wǎng)+及大數(shù)據(jù)在各個(gè)行業(yè)的應(yīng)用，本文從博物館的業(yè)務(wù)特性和環(huán)境脈 絡(luò)作為研究的主軸，結(jié)合對(duì)目前國(guó)內(nèi)博物館數(shù)字資產(chǎn)管理善的考察和經(jīng)驗(yàn)，梳理重要文獻(xiàn)并針對(duì)博物館的業(yè)務(wù)特性和需求進(jìn)行研討。
1  博物館檔案的資訊環(huán)境和資訊流動(dòng)
博物館的資訊環(huán)境有異于一般商業(yè)公司和政府部門(mén)，影響博物館館藏品檔案資訊傳播環(huán)境的原因很多，除了科技和所擁有的資源等外在因素，博物館的功能性和分工方式、人員工作崗位安排、觀眾的需求以及商業(yè)運(yùn)作的模式等，都共同形成了博物館資訊環(huán)境和資訊流動(dòng)狀態(tài)。就目前的考察可知，當(dāng)前博物館檔案資訊的應(yīng)用中，藏品仍然是博物館最重要的資訊，但是當(dāng)前觀眾多元化的需求，尤其已經(jīng)適應(yīng)了智能手機(jī)出行完成生活吃喝玩樂(lè)的年輕觀眾，他們更需要博物館其他類(lèi)型的資訊并能數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化來(lái)提供服務(wù)，也只有如此方可維持一個(gè)現(xiàn)代化博物館的運(yùn)作。如紐約現(xiàn)代藝術(shù)博物館，已經(jīng)向公眾開(kāi)放了一個(gè)數(shù)字檔案庫(kù)，公眾可以登錄數(shù)字檔案網(wǎng)站，免費(fèi)瀏覽Mo-MA自1929年開(kāi)館至今3500多個(gè)展覽的展覽目錄、超過(guò)33000張展覽現(xiàn)場(chǎng)照片以及藝術(shù)家名單和介紹等相關(guān)資料，這一創(chuàng)舉不但加深了公眾對(duì)現(xiàn)當(dāng)代藝術(shù)的深入了解，同時(shí)也培養(yǎng)相關(guān)領(lǐng)域的研究者能得到珍貴的數(shù)字檔案資料，促進(jìn)藝術(shù)文化的交流與發(fā)展。
2  互聯(lián)網(wǎng)+檔案環(huán)境下的博物館功能與數(shù)字資產(chǎn)類(lèi)型
博物館的藏品檔案資訊可被視為核心資訊，但隨著共享經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，為了讓藏品能夠最大程度的發(fā)揮其價(jià)值和功用，隨著藏品檔案的資訊被研究、再制和編輯，也會(huì)生產(chǎn)出各種不同的附加資訊，在博物館檔案資訊生產(chǎn)和使用的各個(gè)階段，使用者的角色也在不同階段有了不同的資訊需求。因此，博物館各部門(mén)的各個(gè)階段，其檔案內(nèi)容也因分工和活動(dòng)的不同而產(chǎn)生不同的數(shù)字形態(tài)，要制定完整詳細(xì)的數(shù)字檔案保存和維護(hù)，以確保這些資產(chǎn)可以被有效保存和再利用。博物館數(shù)字檔案的需求依部門(mén)分工不同，需制作及存儲(chǔ)的數(shù)字影像格式離不開(kāi)原始藏品的素材，由于很多藏品具有珍貴的文物收藏價(jià)值，因此在制作數(shù)字檔案時(shí)需要盡量減少對(duì)文物的盤(pán)點(diǎn)和影像素材的收集。
3  互聯(lián)網(wǎng)+檔案下的博物館數(shù)字檔案資產(chǎn)管理系統(tǒng)
3.1  博物館數(shù)字檔案資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應(yīng)用
近年來(lái)國(guó)內(nèi)外博物館均不遺余力地推動(dòng)數(shù)字化工程，加上資訊科技應(yīng)用在博物館各種業(yè)務(wù)的彈性大境，使得博物館所累積的數(shù)字資產(chǎn)不僅數(shù)量龐大，而且格式眾用，用途更是復(fù)雜。如果博物館仍以傳統(tǒng)個(gè)人檔案管理方式進(jìn)行數(shù)字檔案的管理，不能以系統(tǒng)化方式管理，勢(shì)必會(huì)造成未來(lái)工作的麻煩，如由于數(shù)字檔案資產(chǎn)無(wú)法與博物館工作流程和價(jià)值鏈相結(jié)合，導(dǎo)致影像資產(chǎn)負(fù)擔(dān)大，甚至?xí)枰粩嗟闹嘏暮透袷睫D(zhuǎn)換，造成資源浪費(fèi)并占用大量?jī)?chǔ)存空間。隨著數(shù)字檔案數(shù)據(jù)數(shù)量的倍境，博物館員也要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力尋找數(shù)字檔案，甚至要出現(xiàn)簡(jiǎn)單的文檔搜索已經(jīng)無(wú)法找到所需材料的情況。最重要的一點(diǎn)是也會(huì)增加數(shù)字檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)以及傳遞電子檔案所耗的人力成本。
根據(jù)對(duì)美國(guó)、日本和臺(tái)灣的博物館數(shù)字資產(chǎn)管理發(fā)展的研究，他們目前均以系統(tǒng)化方式引入了檔案資產(chǎn)管理系統(tǒng)（DAMS）,這也是在面對(duì)數(shù)字檔案資產(chǎn)管理工作日益龐雜的壓力之下，開(kāi)始仿效企業(yè)推動(dòng)創(chuàng)建屬于博物館的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，目前以大都會(huì)美術(shù)館、舊金山現(xiàn)代美術(shù)館、紐約現(xiàn)代美術(shù)館等重要的博物館都已經(jīng)使用這些系統(tǒng)。在具體的工作中可以節(jié)省14%的查詢檔案時(shí)間、36%的檔案格式轉(zhuǎn)換時(shí)間、13%用來(lái)確認(rèn)不同版本格式的時(shí)間、28%用來(lái)挑選和組織檔案的時(shí)間，此外尚可以擁有和博物館藏品管理系統(tǒng)互連，有效整理管理儲(chǔ)存的目錄及相關(guān)維護(hù)、挪移藏品等相關(guān)背景文件，擴(kuò)大數(shù)字檔案資產(chǎn)的用途、增加數(shù)字檔案被再利用的機(jī)會(huì)、使員工和研究人員取用資料更為方便、節(jié)省時(shí)間和管理成本等其它優(yōu)點(diǎn)。在具體的研究過(guò)程中可知，如果沒(méi)有數(shù)字管理系統(tǒng)，在一個(gè)展覽的工作過(guò)程中，策展的藏品部門(mén)研究人員會(huì)先挑出一批文物影像檔案，要求相關(guān)部門(mén)提供所有影像檔案供研究所用，但此時(shí)設(shè)計(jì)和公眾號(hào)經(jīng)營(yíng)等工作人員并不能及時(shí)得知信息，需要等通知才能開(kāi)展相應(yīng)工作，而展場(chǎng)設(shè)計(jì)和網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)及公眾號(hào)發(fā)布等工作則更為滯后。在DAMS協(xié)作平臺(tái)工作中，所有工作人員可以信息同步，快速高效地完成工作。
3.2  博物館數(shù)字檔案資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)用的要求
博物館的數(shù)字檔案資產(chǎn)系統(tǒng)中，藏品的影像資料、文物背景資料、研究資料、詮釋資料等，大多儲(chǔ)存于管理系統(tǒng)，在使用管理中要注意以下三點(diǎn)。首先，數(shù)字檔案的資產(chǎn)定理系統(tǒng)如果要保障文物背景資料能和數(shù)字檔案本身的有效連接，就需要使用后臺(tái)資料庫(kù)，將藏品的影像及信息進(jìn)行篩選，把一些涉及保密并不適合公開(kāi)的部門(mén)進(jìn)行特別標(biāo)注，以免在系統(tǒng)文物語(yǔ)義資料的傳遞中泄密。其次，系統(tǒng)創(chuàng)建時(shí)就要考慮到各部門(mén)的使用需求，在處理素材時(shí)跨部門(mén)協(xié)同作業(yè)、專案管理、流程管理的需求，要有即時(shí)性和穩(wěn)定懶得。如大都會(huì)美術(shù)館，他們的數(shù)字檔案資產(chǎn)管理系統(tǒng)的組織建構(gòu)，就整合了攝影室、影像管理和授權(quán)部門(mén)、典藏部門(mén)、IT部門(mén)等四種部門(mén)的需求，工程浩大，并耗時(shí)較久進(jìn)行分階段推動(dòng)。第三點(diǎn)，因?yàn)楣芾硐到y(tǒng)的目的是為了解決博物館數(shù)字檔案在管理、儲(chǔ)存、查詢和使用上的種種不便，所以在創(chuàng)建同時(shí)也要解決不同部門(mén)需求和團(tuán)隊(duì)合作的工作負(fù)擔(dān)，此項(xiàng)檔案管理工作不是技術(shù)性的而是策略性，要有完整的政策和管理機(jī)制配合，并不僅僅是科技的改革。
3.3  博物館數(shù)字檔案資產(chǎn)管理系統(tǒng)的安全管理
在博物館數(shù)字檔案資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，對(duì)于系統(tǒng)的權(quán)利和安全一直是被視為最重要的。在具體的工作中，數(shù)字檔案資產(chǎn)的各種安全措施和權(quán)利狀態(tài)及相關(guān)法律也是息息相關(guān)，當(dāng)使用者使用數(shù)字檔案的不同權(quán)限設(shè)置時(shí)，需要對(duì)文物和數(shù)字檔案資產(chǎn)的法律問(wèn)題有深入了解。藏品毫無(wú)保留的資訊公開(kāi)，會(huì)為不法分之的仿制等行徑提供便利。同時(shí)，還需要注意藏品原創(chuàng)者是否已身故50年或者仍受到著作權(quán)保護(hù)、是否授權(quán)博物館允許進(jìn)行數(shù)字復(fù)制、是否有權(quán)利將數(shù)字檔案用于文創(chuàng)商品的創(chuàng)意元素，在規(guī)劃存取安全和實(shí)物安全的政策時(shí)，也要將惡意破壞或不當(dāng)使用數(shù)字檔案等行為納入法律監(jiān)管體系，這樣方能在保障工作人員自身工作權(quán)限的使用福利，處理好科技與福利之間的關(guān)系。
4  數(shù)字化檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新
博物館藏品數(shù)字檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，借助了先進(jìn)的設(shè)備和儀器創(chuàng)建數(shù)據(jù)系統(tǒng)，在收集和保管、研究等方面都有著巨大的優(yōu)勢(shì)，有別于以人工調(diào)閱、入庫(kù)、整理等傳統(tǒng)方式，可以更便捷地查閱藏品文物的照片、尺寸、質(zhì)地、歷史、來(lái)源等信息。
合理利用資源，提高博物館經(jīng)濟(jì)效益。先進(jìn)和硬盤(pán)和云數(shù)據(jù)等媒介，不僅儲(chǔ)存空間小，節(jié)且查閱調(diào)取資料迅速，避免了因?yàn)橹貜?fù)復(fù)印而造成的各種浪費(fèi)。此外對(duì)于環(huán)境的要求改變，由原來(lái)實(shí)物檔案的保存受到光照、溫度、濕度的要求，而轉(zhuǎn)為云端等對(duì)信息安全技術(shù)的需求，達(dá)到無(wú)損安全的效果。在創(chuàng)新服務(wù)方面，做好藏品文物檔案的保密資料歸屬，對(duì)于資料的借閱者進(jìn)行個(gè)人信息甄別，根據(jù)個(gè)人的誠(chéng)信及工作范圍內(nèi)設(shè)置不同權(quán)限，既保證科研人員使用的便捷，又做好檔案資料的保密性。同時(shí)積極研發(fā)掌上博物館APP的功能，通過(guò)簽到、競(jìng)猜等內(nèi)容提高用戶的參與度，更好地宣傳傳統(tǒng)文化，提高民眾的藝術(shù)欣賞和鑒別素質(zhì)。
規(guī)范化的博物館數(shù)字檔案系統(tǒng)的創(chuàng)建與使用，是適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)時(shí)代需求的轉(zhuǎn)變，服務(wù)的創(chuàng)新和改變也將推動(dòng)數(shù)字檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值的更大程度發(fā)揮。

來(lái)源：《視聽(tīng)》：http://m.xwlcp.cn/w/xf/9501.html