煙草企業(yè)財務(wù)支出管控體系工作流程優(yōu)化研究

隨著煙草行業(yè)改革的不斷深入和企業(yè)內(nèi)控制度理論的不斷發(fā)展，如何將現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)控理論應(yīng)用到煙草行業(yè)經(jīng)營管理實(shí)踐，更好的提高煙草企業(yè)管理效率，是企業(yè)管理者不斷努力的方向。為進(jìn)一步發(fā)揮財務(wù)管理在企業(yè)管理的核心作用，助推企業(yè)提質(zhì)增效，加強(qiáng)費(fèi)用支出控制，按照統(tǒng)籌規(guī)劃、總體設(shè)計(jì)、分步推進(jìn)的原則，有效整合會計(jì)資源，積極開展財務(wù)支出管控體系設(shè)計(jì)，可以為下一步高速、高效、有序的推進(jìn)濟(jì)寧煙草財務(wù)信息化建設(shè)，加速財務(wù)業(yè)務(wù)一體化進(jìn)程，提升管理與應(yīng)用水平，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1  煙草企業(yè)財務(wù)支出管控體系現(xiàn)狀

目前，山東省煙草企業(yè)多數(shù)單位的會計(jì)核算仍是手工錄入記賬憑證，單位預(yù)算、結(jié)算與核算系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行，數(shù)據(jù)基本未實(shí)現(xiàn)共享共通，財務(wù)報銷、事項(xiàng)審批等會計(jì)控制仍是線下運(yùn)行，基本未實(shí)現(xiàn)無紙化管理，全省尚無解決財務(wù)支出管控一體化管理，進(jìn)程緩慢。

1.1  會計(jì)核算占用會計(jì)資源較大

隨著信息化水平的提升，會計(jì)人員逐步由核算型會計(jì)向管理型會計(jì)轉(zhuǎn)變。電算化的出現(xiàn)取代了繁瑣的總分類賬、明細(xì)賬等賬簿的手工登記。網(wǎng)銀出現(xiàn)后，出納的大部分工作移到了網(wǎng)絡(luò)，但是會計(jì)基礎(chǔ)核算工作仍占用了大量的人力精力。截止到2018年12月，全市處理記賬憑證核算崗位的人數(shù)占全市財務(wù)人員的43.75%，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其他崗位設(shè)置。為保證會計(jì)核算的準(zhǔn)確、規(guī)范，配備記賬憑證稽核人員占全市財務(wù)人員62.50%，會計(jì)核算工作效率進(jìn)一步提升的空間很大。

1.2  預(yù)算（計(jì)劃）控制作用不能有效發(fā)揮

雖然部分單位實(shí)現(xiàn)了報銷業(yè)務(wù)電子填寫、智能指引，一定程度上提高了報銷程序規(guī)范化水平，提升了財務(wù)報銷效率，但是預(yù)算和報銷不能無縫對接的現(xiàn)象時有發(fā)生，導(dǎo)致對年度采購計(jì)劃執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)困難，控制乏力，不利于企業(yè)決策和控制。根據(jù)2017年決算數(shù)據(jù)顯示，2017年資本性支出預(yù)算執(zhí)行率73.52%，預(yù)算執(zhí)行偏差較大，控制力較弱。

1.3  流程控制比較繁冗，融合度低

從事項(xiàng)審批、財務(wù)報銷和會計(jì)核算一體化流程看，事前審批和報銷流程控制節(jié)點(diǎn)存在重復(fù)，三項(xiàng)工作委員會審議通過后的審批項(xiàng)目，財務(wù)支付前仍需填制相應(yīng)事項(xiàng)審批、報銷審批后支付。財務(wù)報銷和會計(jì)核算流程融合度底，重復(fù)作業(yè)情況頻繁發(fā)生。數(shù)據(jù)重復(fù)使用、重復(fù)審批等問題仍然存在，財務(wù)管控效率有待提升。

2  煙草企業(yè)財務(wù)支出管控體系管理問題分析

深入分析掌握當(dāng)前財務(wù)管理工作現(xiàn)狀，找到原因所在，是對工作流程進(jìn)行優(yōu)化的基礎(chǔ)?；诰嫠枷氲呢攧?wù)管理在企業(yè)管控中的作用尚未得到充分發(fā)揮，流程控制的標(biāo)準(zhǔn)、方法和措施未能形成合力，限制了財務(wù)管理水平和工作效率的進(jìn)一步提升，具體從以下4方面進(jìn)行分析。

2.1  預(yù)算核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)方面

在實(shí)際工作當(dāng)中，公司對外提供預(yù)算執(zhí)行分析數(shù)據(jù)數(shù)量較大，頻率較為頻繁（至少每月一次），而預(yù)算數(shù)據(jù)上報完全靠人工判斷和手工錄入，會產(chǎn)生差錯率。由于業(yè)務(wù)報銷與財務(wù)核算數(shù)據(jù)未能有效同步，執(zhí)行數(shù)據(jù)滯后，隨著行業(yè)數(shù)據(jù)分析需求增強(qiáng)，預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)的上報質(zhì)量不能滿足測算工作及時性的需要，實(shí)現(xiàn)預(yù)算、核算數(shù)據(jù)同步提取，業(yè)務(wù)報銷和核算數(shù)據(jù)共享融合迫在眉睫。

2.2  年度采購計(jì)劃管理方面

年度采購計(jì)劃作為年度全面預(yù)算方案的重要部分，其執(zhí)行率的高低直接影響年度預(yù)算執(zhí)行能力，其中年度采購計(jì)劃中批復(fù)的資本性支出項(xiàng)目、房產(chǎn)、不動產(chǎn)維修改造及零星建設(shè)項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行偏低是影響年度采購計(jì)劃執(zhí)行率高低的要因。日常管理中，年度采購計(jì)劃項(xiàng)目開展過多側(cè)重項(xiàng)目的批復(fù)立項(xiàng)，后續(xù)跟蹤考核評價不夠。如何管理好、督導(dǎo)好、完成好采購計(jì)劃中項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度是提升年度費(fèi)用執(zhí)行率、年度資本性支出預(yù)算執(zhí)行率的關(guān)鍵。

2.3  會計(jì)核算基礎(chǔ)工作方面

由于公司財務(wù)報銷和會計(jì)核算系統(tǒng)相對獨(dú)立，財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享性較差，財務(wù)報銷經(jīng)辦人填報相關(guān)單據(jù)后，財務(wù)核算人員重復(fù)錄入相關(guān)信息，造成工作效率偏低。例如每月社會保險費(fèi)的繳納，財務(wù)人員根據(jù)人事勞資科提供的繳納明細(xì)，單張記賬憑證需手工錄入幾百行數(shù)據(jù)，給稽核人員在會計(jì)復(fù)核工作中造成較大時間上的浪費(fèi)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，正確完成單張社會保險費(fèi)憑證制作在30分鐘以上。時間精力的浪費(fèi)成為財務(wù)管理工作從會計(jì)管理到管理會計(jì)的攔路石。

2.4  財務(wù)報銷效率方面

由于報銷制度多、報銷程序繁瑣、報銷規(guī)范嚴(yán)格，經(jīng)辦人辦理報銷業(yè)務(wù)時要面對填制哪種單據(jù)、如何填制、是否需要事前審批、需要哪些部門簽字等眾多問題，導(dǎo)致報銷業(yè)務(wù)占用工作時間長、部門負(fù)責(zé)人無法及時簽批、財務(wù)支付效率低等問題。例如，經(jīng)辦人員在報銷時填制報銷憑證封面錄入的單位全稱、開戶銀行、銀行賬號等信息，由于經(jīng)辦人賬戶填制錯誤導(dǎo)致支付退款，付款人需重新發(fā)起支付流程，將延遲支付業(yè)務(wù)3-4天。

3  財務(wù)支出管控體系工作流程優(yōu)化

3.1  提高預(yù)算管理管控能力

依托財務(wù)支出管控平臺，設(shè)置預(yù)算管控規(guī)則，將預(yù)算管理前置到業(yè)務(wù)報銷業(yè)務(wù)中，實(shí)現(xiàn)用預(yù)算控制報銷，用流程彌補(bǔ)制度短板，重點(diǎn)控制項(xiàng)目無預(yù)算不能生成報銷業(yè)務(wù)，提高預(yù)算編制的嚴(yán)肅性，預(yù)算執(zhí)行的剛性，真正讓預(yù)算管理在資源配置中發(fā)揮作用。將預(yù)算管理、報銷支出、流程標(biāo)準(zhǔn)與會計(jì)核算緊密結(jié)合，形成業(yè)務(wù)融合、控制有力、規(guī)范流暢、平臺穩(wěn)定和持續(xù)改進(jìn)于一體的財務(wù)支出管控體系，打通事前、事中、事后費(fèi)用開支全過程管理，對企業(yè)費(fèi)用支出管控實(shí)施閉環(huán)式管理，如圖1所示。

3.2  財務(wù)工作流程優(yōu)化

按照5W1H制定對策實(shí)施表如表2所示，可以采用ECRS精益工具對現(xiàn)有財務(wù)工作流程進(jìn)行優(yōu)化。通過建立預(yù)算管理、業(yè)務(wù)報銷和會計(jì)核算一體化的信息系統(tǒng)，促進(jìn)財務(wù)管理工作信息化、規(guī)范化、流程化建設(shè)，提升工作效率。

表1  對策實(shí)施表

3.3  制定報銷規(guī)范明白紙

在財務(wù)支出管控體系中，建立各支出項(xiàng)目財務(wù)報銷附件明白紙，及時向報銷經(jīng)辦人推送相關(guān)支出會計(jì)憑證附件要求。降低財務(wù)復(fù)核時由于附件缺失產(chǎn)生的差錯率，減少人為職業(yè)判斷，提升稽核人員效率及準(zhǔn)確率。

表2  財務(wù)報銷附件規(guī)范表

3.4  新建計(jì)劃項(xiàng)目管理庫

依托財務(wù)支出管控平臺，新建計(jì)劃項(xiàng)目管理庫，細(xì)化年度采購計(jì)劃單元，以修理費(fèi)為例，根據(jù)年度批復(fù)的采購計(jì)劃，逐項(xiàng)建立大額修理費(fèi)項(xiàng)目檔案，并根據(jù)項(xiàng)目檔案安排支出。及時分析相關(guān)部門項(xiàng)目開展情況，針對項(xiàng)目開展緩慢的異常項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)警，提升項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行效率。

表3  財務(wù)報銷附件規(guī)范表

4  結(jié)語

山東省內(nèi)不少煙草企業(yè)近年來均對財務(wù)管理系統(tǒng)的融合應(yīng)用開展了探索和實(shí)踐，但大部分單位在加強(qiáng)實(shí)用性和提高效率等方面仍有欠缺。本文提出構(gòu)建的預(yù)算管理、會計(jì)核算、財務(wù)報銷三位一體的財務(wù)支出管控模式，是一項(xiàng)財務(wù)與業(yè)務(wù)深入融合的管理方式創(chuàng)新，同時也是市局（公司）積極創(chuàng)新思路，從財務(wù)會計(jì)主動向管理會計(jì)轉(zhuǎn)型所邁出的探索性步伐。

預(yù)算管理理念進(jìn)一步深入，降本增效和標(biāo)準(zhǔn)化意識明顯增強(qiáng)，日常管理更加注重規(guī)范和效率，企業(yè)基礎(chǔ)管理水平得到加強(qiáng)。根據(jù)測算，事項(xiàng)審批實(shí)行網(wǎng)上簽批，直接在系統(tǒng)首頁推送，減少了經(jīng)辦人因?yàn)榈却嚓P(guān)環(huán)節(jié)簽字人臨時不在而產(chǎn)生的時間浪費(fèi)，由原來單次平均2天時間可以縮減到0.5天，事項(xiàng)審批業(yè)務(wù)簽批時間縮短一半以上。由于業(yè)務(wù)報銷和會計(jì)核算系統(tǒng)的有效結(jié)合，通過業(yè)務(wù)報銷人員在財務(wù)支出管控系統(tǒng)錄入憑證，財務(wù)人員在系統(tǒng)自動生成憑證，減少了財務(wù)人員和稽核人員重復(fù)錄入校對次數(shù)，節(jié)約了憑證錄入時間，工作效率大幅提升。本文在財務(wù)管理體系創(chuàng)新方面的新舉措，推進(jìn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的深入應(yīng)用方面做出有益探索，對提高全系統(tǒng)財務(wù)管理水平具有較好的借鑒意義。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://m.xwlcp.cn/w/qk/21223.html