如何保障檔案的有效利用-檔案論文

檔案部門應(yīng)根據(jù)公眾對檔案信息查詢的不同需求，豐富收集內(nèi)容，擴(kuò)大收集途徑，以不斷增加滿足人民群眾日益增長的檔案利用需求的能力。在具體的做法上，一是要突破法規(guī)限制，提前接收檔案，提高館藏的“新鮮”度。一些百姓常用的檔案，如土地承包檔案、婚姻檔案等可以提前進(jìn)館。二是要突破部門界限，擴(kuò)大接收范圍，提高館藏的豐富度。檔案館要努力打破部門壁壘，將土地、房產(chǎn)、公證等檔案接收進(jìn)館。三是要突破實(shí)體限制，大力推進(jìn)檔案信作目標(biāo)，將責(zé)任落實(shí)到個人，培養(yǎng)教務(wù)管理人員的工作責(zé)任感，提高教務(wù)管理工作的量。
2、建立激勵機(jī)制，提倡教務(wù)創(chuàng)新。
目前，各大高校內(nèi)部正在如火如荼地開展管理體制和人事制度改革，為將教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)成為高水平、高素質(zhì)的組織團(tuán)隊(duì)提供了良好機(jī)遇。高校教務(wù)創(chuàng)新可以從以下兩個方面進(jìn)行努力。一是機(jī)制創(chuàng)新，教學(xué)行政部門要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷吸收技能知識，根據(jù)社會發(fā)展的客觀需要并結(jié)合所在學(xué)校的實(shí)際情況，以提高教學(xué)質(zhì)量為目標(biāo)，制定出一整套切實(shí)可行、便于操作的管理和工作章程，例如進(jìn)行高等學(xué)校教育改革、推出教學(xué)管理信息跟蹤機(jī)制等。二是管理創(chuàng)新，教學(xué)行政部門在推行目標(biāo)管理機(jī)制的同時，加強(qiáng)教學(xué)過程的管理?？梢酝ㄟ^建立教學(xué)督導(dǎo)制度、建立教學(xué)信息員制度和實(shí)施專項(xiàng)檢查制度等來搜集信息，將搜集的教學(xué)信息與學(xué)校對二級學(xué)院的教學(xué)目標(biāo)管理考核和教師個人業(yè)績相掛鉤，以此來大力提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量。
3、優(yōu)化工作手段，實(shí)現(xiàn)教務(wù)信息
息化，提高館藏的可用度。要加快實(shí)施@字檔案館工程，切實(shí)推進(jìn)檔案資源共享。
檔案有效利用必須重視對利用者需求的研究，以檔案利用者滿
意度和要求滿足程度作為衡量利用收益和效果的現(xiàn)實(shí)指標(biāo)。因此，提高檔案利用收益可以重點(diǎn)關(guān)注利用者需要什么內(nèi)容的檔案信息，以及如何進(jìn)一步正確引導(dǎo)和激發(fā)擴(kuò)大利用者的利用需求。
檔案利用者的利用行為本身是需要付出成本和“代價”的。利用者需要付出時間和精力、人力、物力和財力來真正實(shí)現(xiàn)與檔案信息的互動。在利用者所付出的成本中，除了較為獨(dú)特的“檔案原件”利用要耗費(fèi)較大的財力和資金，絕大部分利用活動主要花費(fèi)的都是時間成本，并以同樣時間內(nèi)不進(jìn)行檔案利用而進(jìn)行其他生產(chǎn)活動創(chuàng)造其他收益的“機(jī)會成本”形式存在。因此，檔案部門一定要在利用活動中重點(diǎn)考慮檔案利用的時間成本，通過各種利用方式優(yōu)化、檔案信息整合來盡力降低利用者的成本投入，從而提高檔案的有效利用度。
檔案利用者要求從層次區(qū)別上可以分成檔案利用需求的客觀狀態(tài)、認(rèn)識狀態(tài)和表達(dá)狀態(tài)?？陀^狀態(tài)的檔案利用需求不受主觀意識的支配，是一種客觀化。
教育要面向世界、面向來來、面向現(xiàn)代化。當(dāng)前，高等教育領(lǐng)域發(fā)生的深刻變革，促使教育體制和教務(wù)管理模式隨之產(chǎn)生新的變化，因此，高等學(xué)校教務(wù)管理必須實(shí)現(xiàn)信息化。要想滿足信息時代知識創(chuàng)新和人才培養(yǎng)創(chuàng)新的需求，高校的教務(wù)管理工作應(yīng)該主動適應(yīng)時代需求，即時改革，不斷創(chuàng)新，努力開創(chuàng)教務(wù)管理工作信息化的新局面。此外，高校教務(wù)管理可以統(tǒng)籌兼顧教學(xué)的進(jìn)度進(jìn)行統(tǒng)一的安排和調(diào)度，通過加強(qiáng)自動化、信息化管理，創(chuàng)新開發(fā)教務(wù)管理信息系統(tǒng)，進(jìn)而改善教學(xué)和管理?xiàng)l件，使得高校管理效率最大化得以實(shí)現(xiàn)。
五、結(jié)束語
目前，高等教育的教學(xué)、科研和服務(wù)工作都離不開教務(wù)管理，并且它的重要性也在日益加強(qiáng)。無論是著眼于目前以大眾化為特征的高等教育，還是展望未來以普及化為特征的高等教育，高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)加強(qiáng)對教務(wù)管理工作重視的力度，努力建設(shè)教務(wù)管理隊(duì)伍，進(jìn)一步優(yōu)化教務(wù)管理的制度和模式；教務(wù)管存在，由檔案利用者的工作性質(zhì)、任務(wù)、社會環(huán)境等綜合決定。對客觀需求的控制只能是一種預(yù)測和了解，無法完全主觀掌控，檔案部門對其的準(zhǔn)確把握還要依靠多方面的共同努力。因此，檔案部門要把對檔案利用需求的優(yōu)化控制重點(diǎn)放在可以進(jìn)行主觀控制的認(rèn)識需求和表達(dá)需求兩個層次之上。
從檔案利用質(zhì)量的角度思考檔案的有效利用是以利用效益為衡量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行指標(biāo)分解，并在進(jìn)一步分析利用成本和利用收益I效果的思路上層層展開和逐步細(xì)化的。對于檔案部門而言，檔案利用的成本和收益往往互相影響、互相促進(jìn)、控制成本和提高收益和效果常常融合在同一檔案工作舉措之中，難以絕對分離。例如館藏的質(zhì)量優(yōu)化和內(nèi)容匹配對于檔案利用成本的控制和節(jié)約、檔案利用需求的滿足都具有積極的意義。因此，探討檔案的有效利用應(yīng)該以全面效益的眼光綜合考慮成本投入的有效性和收益，優(yōu)化檔案利用過程和服務(wù)質(zhì)量。同時，必須結(jié)合檔案利用效益社會性、隱蔽性的特點(diǎn)重視外部環(huán)境對利用者的影響，發(fā)揮好檔案宣傳教育對利用者的激發(fā)和引導(dǎo)作用，并提高檔案利用效益的明朗度和社會認(rèn)同度。
理工作者應(yīng)不斷提高管理能力和管理水平，創(chuàng)新管理手段和方法。只有這樣，高校教務(wù)管理工作才能與時俱進(jìn)，順應(yīng)新時期高等教育的改革和發(fā)展。